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行政单位档案数字化管理方案

档案作为行政单位履职过程中形成的原始记录，是其历史面貌的真实写照，也是决策参考、工作查考、权益维护的重要依据。随着信息技术的飞速发展和电子政务的深度推进，传统以纸质为主的档案管理模式已难以满足新时代对档案信息高效利用、安全保管和共享协同的要求。档案数字化管理，作为提升行政效能、优化服务水平、保障数据安全的基础性工程，其重要性日益凸显。本方案旨在结合行政单位的实际特点，探讨档案数字化管理的路径、方法与保障，以期为相关单位提供有益的参考。

一、背景与意义：档案管理的时代呼唤

行政单位档案工作是其行政管理活动的有机组成部分，具有不可替代的凭证和查考价值。然而，长期以来，部分行政单位在档案管理方面仍存在诸多痛点：纸质档案存储占用空间大，查找利用效率低下，易受自然因素和人为因素损坏；档案信息孤岛现象普遍，跨部门、跨层级共享困难，难以支撑协同办公和科学决策；传统管理模式下，档案的开发利用深度和广度有限，其信息价值未能充分挖掘。

档案数字化管理，简言之，就是运用计算机技术、扫描技术、数据库技术、网络技术等对传统纸质档案、声像档案等进行数字化采集、加工、存储、管理，并通过网络实现档案信息的高效检索、共享利用和安全保管。推行档案数字化管理，不仅是响应国家关于推进数字政府建设、提升治理能力现代化的必然要求，更是行政单位自身提升工作效率、降低管理成本、优化公共服务、保障档案安全的内在需求。它能够将档案管理人员从繁重的手工劳动中解放出来，实现档案信息的快速流转和深度开发，为行政单位各项工作的开展提供有力的信息支撑。

二、总体目标与基本原则：锚定方向，规范前行

（一）总体目标

行政单位档案数字化管理的总体目标是：通过3-5年的系统建设与持续改进，逐步建立起一套符合国家相关标准规范、适应本单位工作实际、技术先进、管理科学、安全可靠、服务高效的档案数字化管理体系。具体而言，要实现档案资源的全面数字化，档案管理流程的规范化与智能化，档案信息服务的便捷化与精准化，以及档案数据安全的长效化与可控化，最终建成“资源全面、管理规范、利用便捷、安全保密”的数字档案资源管理与服务中心。

（二）基本原则

为确保档案数字化管理工作的顺利推进并取得实效，在实施过程中应遵循以下基本原则：

1.统一规划，分步实施：档案数字化是一项系统工程，必须进行整体规划，明确阶段目标和任务。根据单位实际情况和轻重缓急，分批次、分阶段有序推进，避免盲目投入和重复建设。

2.规范引领，依法管理：严格遵循国家及行业关于档案管理、电子文件管理、信息安全等方面的法律法规和标准规范，确保数字化档案的真实性、完整性、可用性和安全性，使其具有法律效力。

3.需求导向，应用为先：紧密结合行政单位履职需求和档案利用特点，以提升档案服务能力和水平为出发点和落脚点，注重数字化成果的实际应用和效益发挥。

4.安全可控，万无一失：将信息安全置于首位，从技术、管理、制度等多个层面构建全方位的安全保障体系，确保档案数据在采集、传输、存储、利用等各个环节的安全，严防失泄密事件发生。

5.统筹兼顾，适度超前：在考虑当前实际需求和财力状况的同时，也要着眼未来发展趋势，选择技术成熟、具有良好扩展性的解决方案，为后续功能升级和业务拓展预留空间。

三、主要任务与实施路径：从蓝图到落地

（一）夯实数字化基础：组织、制度与规范

档案数字化管理的顺利推行，离不开坚实的基础保障。首要任务是健全组织领导机制，建议成立由单位主要领导牵头的档案数字化工作领导小组，明确办公室（通常设在单位办公室或档案室）及相关业务部门的职责分工，形成“主要领导亲自抓，分管领导具体抓，相关部门协同配合，档案部门组织实施”的工作格局。

其次，要完善制度标准体系。在国家现有法律法规和标准规范的基础上，结合本单位档案种类、业务特点和数字化工作的实际需求，制定或修订涵盖档案数字化加工、著录标引、数据验收、存储管理、检索利用、安全保密、长期保管、系统运维等各个环节的管理制度和操作规范。特别要关注电子档案的元数据规范、格式标准、归档流程以及与纸质档案的“双套制”或“单套制”管理模式衔接问题。

（二）档案数字化加工：从物理到数字的转化

档案数字化加工是档案数字化管理的核心环节，其质量直接关系到后续的管理和利用。这一环节主要包括对现有库存纸质档案、声像档案等的数字化处理，以及对新增电子文件的规范化采集与归档。

1.档案整理与著录：在数字化前，需对拟数字化的档案进行系统整理，包括区分保管期限、鉴定价值、去除装订物、修补破损文件等，确保档案实体的有序性。同时，按照既定的著录规则和元数据标准，对档案的主题、责任者、形成时间、文号、摘要等核心信息进行准确著录，为后续的检索利用奠定基础。

2.数字化采集：根据档案的不同类型和载体特性，选择合