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会议发言与讨论规范制度

会议发言与讨论规范制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》等国家法律法规，参照《中央企业合规管理指引》等行业准则，结合公司内部风险防控、业务流程规范化等实际需求，旨在明确会议发言与讨论的规范要求，提升会议决策效率与质量，防范管理风险，促进企业健康可持续发展。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖公司各类会议，包括但不限于董事会、监事会、总经理办公会、专题研讨会、部门例会、项目评审会等，以及通过视频会议、线上协作平台等形式开展的会议发言与讨论活动。

第三条本制度下列术语定义如下：

（一）会议专项管理：指公司对会议发言与讨论活动进行系统性规范和控制的过程，包括会议策划、议题设置、发言准备、讨论引导、决议形成、纪要管理及后续跟踪等环节的管理。

（二）会议发言风险：指在会议发言与讨论过程中，因发言内容不当、讨论方向偏离、决策程序不规范等可能引发的法律责任、经济损失、声誉损害或管理失效等潜在不利后果。

（三）会议合规：指会议发言与讨论活动符合国家法律法规、行业准则、公司章程及内部管理制度的要求，保障发言主体权利、讨论过程公平、决策结果科学。

（四）会议效率：指会议在预定时间内达成预定目标的能力，包括议题聚焦度、讨论深度、决策质量和执行效率等衡量指标。

第四条会议发言与讨论管理应遵循以下原则：

（一）全面覆盖原则：会议发言与讨论规范应覆盖公司所有层级、所有部门及各类会议活动，确保管理无死角、无盲区。

（二）责任到人原则：明确会议组织者、发言者、讨论参与者及记录者的责任，确保各环节有人负责、有人监督、有人落实。

（三）风险导向原则：重点关注会议发言与讨论中的潜在风险点，优先防范重大风险，合理控制一般风险，提升风险管理能力。

（四）持续改进原则：定期评估会议发言与讨论规范执行情况，根据内外部环境变化及时修订完善相关制度，不断提升管理水平。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对公司会议发言与讨论管理负总责，领导会议管理制度的制定、实施和改进工作；分管领导对会议发言与讨论管理负直接责任，组织协调相关部门落实制度要求，监督制度执行情况。

第六条设立公司会议专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，相关部门负责人为成员。领导小组负责统筹公司会议发言与讨论管理工作，研究决策重大事项，协调解决管理中的突出问题，监督指导各部门制度执行。

第七条公司会议专项管理领导小组主要履行以下职责：

（一）统筹协调职责：研究制定会议发言与讨论管理总体策略，协调各部门工作，确保制度有效实施。

（二）决策审批职责：审议重大会议议题、重要发言内容及争议性较大的讨论方向，作出最终决策。

（三）监督评价职责：定期检查会议发言与讨论规范执行情况，评估管理效果，提出改进建议。

第八条牵头部门为办公室（或公司指定专门部门），负责会议发言与讨论管理制度的制定、修订、解释和宣传，统筹推进制度实施，组织开展风险识别、监督考核、培训宣贯等工作。

第九条专责部门为合规管理部（或公司指定相关部门），负责会议发言与讨论业务的合规审核，组织流程优化，监督风险处置，提供专业咨询和支持。

第十条业务部门及下属单位负责落实公司会议发言与讨论管理要求，开展本领域会议管理，组织员工学习制度，开展日常风险防控，及时报告问题及建议。

第十一条基层执行岗员工应严格遵守会议发言与讨论规范，履行以下合规操作责任：

（一）岗位合规承诺：签署岗位合规承诺书，承诺遵守会议发言与讨论规范，依法合规履职。

（二）风险上报义务：发现会议发言与讨论中的不合规行为或潜在风险，及时向部门负责人或专责部门报告。

第三章专项管理重点内容与要求

第十二条会议策划与议题设置环节：

（一）业务操作的合规标准：会议应围绕公司战略目标、业务发展及风险防控等议题策划，确保议题设置合法合规、必要可行。议题应提前发布，明确会议目的、时间、地点、参会人员及主要讨论内容。

（二）禁止性行为内容：严禁设置与公司战略发展方向不符、违反法律法规或侵犯他人合法权益的议题；严禁未经批准擅自召开会议或变更会议议题。

（三）专项风险的重点防控点：重点关注议题设置是否全面、科学，是否存在遗漏重要事项或过于分散的风险；防控议题质量不高、讨论方向偏离的风险。

第十三条发言准备与材料审核环节：

（一）业务操作的合规标准：发言材料应依据事实，数据准确，逻辑清晰，表达规范，符合公司信息披露及保密要求。重要发言应提前准备，必要时进行内部审核。

（二）禁止性行为内容：严禁在发言材料中夸大事实、虚构数据、泄露商业秘密或侵犯他人知识产权；严禁使用不当言辞或情绪化表达。

（三）专项风险的重点防控点：重点关注发言材料是否真实可靠，是否存在虚假陈述、误导