会议召开与通知发布制度.docxVIP

会议召开与通知发布制度

会议召开与通知发布制度

会议是企业管理活动的重要载体，科学规范的会议召开与通知发布制度有助于提升决策效率、强化内部沟通、保障工作有序开展。为适应公司治理现代化要求，防控管理风险，特制定本制度。

---

第一章总则

第一条制度制定依据

本制度依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》等国家法律法规，结合《[集团母公司名称]关于规范会议管理的指导意见》及公司内部风险防控需求，旨在明确会议召开与通知发布的程序、职责及要求，防范管理风险，提高运营效率。

第二条适用范围

本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工。公司董事会、监事会、经营管理会议及专项工作协调会议均须遵守本制度。涉及子公司管理、外部合作方参与会议的，应参照本制度执行，并确保符合相关法律法规及合作协议约定。

第三条核心术语定义

1.会议专项管理：指公司对会议类型、流程、风险、资源等要素的系统性管控，包括会议分类、审批权限、通知规范、效果评估等，旨在实现会议管理的标准化、规范化、高效化。

2.会议风险：指因会议组织不力、决策失误、信息泄露等原因导致的管理风险、合规风险或运营风险，如会议通知延迟、议程失控、决议执行偏差等。

3.合规要求：指会议召开与通知发布必须符合国家法律法规、行业准则及公司内部制度，确保程序合法、内容合规、责任明确。

4.分级管控：指根据会议层级、重要性、参与范围等要素，区分管理权限与责任主体，实施差异化管控措施。

第四条专项管理核心原则

1.全面覆盖：会议管理覆盖公司所有层级、类型及场景，确保无遗漏、无空白。

2.责任到人：明确会议发起、组织、执行、监督等环节的责任主体，避免职责交叉或真空。

3.风险导向：以风险防控为核心，强化过程管理，防范会议风险转化为实际损失。

4.持续改进：定期评估会议管理效果，优化流程与机制，提升管理效能。

---

第二章管理组织机构与职责

第五条决策层职责

公司主要负责人对会议管理负总责，统筹制度制定、风险防控及考核监督；分管领导为直接责任人，负责分管领域会议的审批、资源配置及异常事件处置。

第六条专项管理领导小组

设立“会议管理专项领导小组”（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，各部门负责人为成员。领导小组职责包括：

1.统筹协调：制定会议管理制度，协调跨部门会议资源。

2.决策审批：审议重大会议的召开方案、预算及议题。

3.监督评价：定期检查会议管理落实情况，提出优化建议。

第七条部门职责划分

1.牵头部门（综合管理部）：

-负责会议管理制度建设、流程优化、培训宣贯；

-审核会议通知的合规性、及时性；

-统计分析会议效率，提出改进措施。

2.专责部门（法务部、内审部）：

-负责会议决策的合规审核，监督会议决议执行；

-识别会议风险，提出防控建议；

-参与重大会议的监督，出具评估报告。

3.业务部门/下属单位：

-负责本领域会议的日常组织，落实会议通知要求；

-开展会议风险自查，及时上报异常情况；

-落实会议决议，跟踪执行效果。

第八条基层执行岗责任

1.岗位合规承诺：所有参与会议的岗位人员须签署《会议合规承诺书》，明确保密义务、决策责任等。

2.风险上报义务：发现会议通知延迟、议程偏离、决策不当等问题，须立即向部门负责人及牵头部门报告。

---

第三章专项管理重点内容与要求

第九条会议分类与审批权限

会议分为以下类型，按权限分级审批：

1.战略决策会议（如董事会、年度经营会）：需公司主要负责人审批，法务部、内审部全程监督。

2.专项工作协调会（如项目启动会）：需分管领导审批，部门负责人复核。

3.部门内部会议：由部门负责人审批，报牵头部门备案。

第十条会议通知规范

1.通知内容：会议时间、地点、议题、参会人员、资料准备、请假要求等，须明确具体。

2.通知时限：

-重大会议提前7个工作日发布通知；

-一般会议提前3个工作日发布通知；

-紧急会议即时通知，并补充说明理由。

3.通知方式：通过公司内部邮件、即时通讯工具或公告栏发布，确保全员知晓。

第十一条会议议程管控

1.议题前置审核：会议议程须提前提交牵头部门，法务部审核合规性。

2.会议时长控制：战略会议不超过4小时，专项会议不超过2小时，部门会议不超过1小时。

3.决议跟踪：会议决议须明确责任部门及完