销售合同管理模板系统.docVIP

销售合同管理模板系统使用指南

一、系统应用场景说明

本系统适用于企业销售业务中全流程合同管理需求，覆盖多种实际业务场景：

新客户合作开发：当企业首次与客户签订销售合同时可通过系统快速标准化合同文本，明确双方权利义务，降低沟通成本。

老客户续签与订单扩展：针对长期合作客户的合同续签或新增订单，系统可调取历史合同模板，修改关键条款（如数量、价格、交付时间），提升效率。

跨部门协作审批：涉及销售、法务、财务等多部门审核的合同，系统可在线流转审批流程，避免纸质文件传递延误。

合同履约过程跟踪：对已签署合同的交付、验收、回款等履约节点进行实时记录，保证合同执行到位。

历史合同查询与分析：支持按客户名称、合同日期、合同类型等条件检索历史合同，辅助销售业绩分析与客户管理。

二、从合同创建到归档的标准化操作流程

步骤1：合同基础信息录入

登录系统后，选择“新建合同”，进入合同信息填写界面。

必填字段包括：合同编号（系统自动，支持自定义前缀）、合同名称（如“XX产品销售合同”）、甲方（客户全称）、乙方（本公司法定全称）、签订日期、合同金额（大小写一致）、标的物名称/服务内容、履行期限（起始至截止日期）、交货/服务地点、付款方式（如“预付30%到发货，尾款70%验收后30天内付清”）。

选填字段：客户开户行、账号、特殊约定条款（如质量标准、违约责任补充说明）。

系统自动校验必填项完整性，信息提交后合同草稿。

步骤2：合同条款配置与法务审核

根据产品/服务类型，系统自动匹配对应的标准合同模板（如产品销售合同、技术服务合同），条款包含通用法律条款（如不可抗力、争议解决方式）。

如需修改标准条款，“编辑条款”功能，补充或调整内容（如增加定制化技术参数、交付验收标准）。

合同附件（如技术规格书、双方资质文件、订单确认函），附件名称需规范（如“XX产品技术参数_V1.0.pdf”）。

提交法务专员*进行条款合规性审核，法务审核意见（如“第5条付款方式需明确逾期违约金计算标准”）将同步反馈至界面，审核通过后方可进入下一流程。

步骤3：内部多部门审批流程

系统预设审批流：销售主管*→财务经理*→法务专员（如涉及大额合同需增加总经理审批）。

销售主管审核：重点核对客户信息、合同金额、销售目标一致性，审批意见需明确“同意”或“需修改XX条款”。

财务经理审核：确认付款方式、回款周期、发票类型（如增值税专用发票）是否符合财务制度，大额合同需评估客户信用风险。

各审批节点需在2个工作日内完成，超时系统自动提醒审批人。审批驳回时，系统注明驳回原因，发起人修改后重新提交。

步骤4：客户确认与合同签署

审批通过后，系统自动正式合同PDF（含电子签章位置），通过系统内置“客户确认”功能发送至客户指定联系人*（支持邮件、短信发送）。

客户在线确认合同内容无误后，可选择以下签署方式：

电子签署：通过第三方电子签章平台（如e签宝、法大大）完成双方电子签章，签署结果实时回传系统；

纸质签署：打印纸质合同（需含系统的唯一合同编号），客户签字盖章后寄回，由销售助理*扫描至系统，完成签署流程。

系统记录签署时间、签署人信息，更新合同状态为“已签署”。

步骤5：合同归档与编号管理

已签署合同自动归档至“合同档案库”，系统按“年份-客户类型-合同编号”规则分类存储（如“2024-制造-SHT2024001”）。

关联客户信息、订单信息、审批记录、签署文件，形成完整合同档案链。

支持合同编号自定义查询（如按客户名称模糊搜索、按日期区间筛选），导出合同摘要或PDF文件。

步骤6：履约跟踪与变更管理

设置履约提醒节点：如“预付款到账提醒”“发货前3天提醒”“验收截止日提醒”，系统通过消息中心推送提醒至相关负责人。

记录履约过程：在“履约跟踪”模块填写交付时间、物流单号、验收结果（客户验收单）、回款时间等信息，支持附件。

合同变更：如需修改履行期限、数量等条款，通过“发起变更”功能提交变更申请，参照原审批流程审核通过后，《合同补充协议》，与原合同关联存储。

三、常用合同模板表格示例

表1：销售合同基础信息表

字段名称

填写要求

示例值

合同编号

系统自动，可自定义前缀

SHT2024001

合同名称

明确产品/服务类型及客户名称

XX科技有限公司产品销售合同

甲方（客户）

客户法定全称

XX科技有限公司

乙方（本公司）

本公司法定全称

XX贸易有限公司

签订日期

年-月-日格式

2024-03-15

合同金额（大写）

中文大写，与阿拉伯数字一致

人民币壹佰万元整

合同金额（小写）

阿拉伯数字，保留两位小数

￥1,000,000.00

标的物名称

具体产品/服务内容

XX型号智能办公设备（100台）

履行期限

起始至截止日期

2024-04-01至2024-06-30

交货地点

详细交付地址

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