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营销材料仓库管理制度手册

一、总则

（一）制定目的

为规范企业营销材料（包括宣传册、海报、礼品、样品、展架、电子素材等）的仓储管理流程，保证材料存储有序、流转高效、账实相符，降低资源浪费风险，保障营销活动顺利开展，特制定本制度。

（二）制定依据

依据《企业仓储管理规范》《营销活动物资管理办法》等相关要求，结合公司营销材料管理实际制定。

二、适用范围与应用情境

（一）适用范围

本制度适用于公司市场部、销售部及各分支机构所有营销材料的仓储管理活动，涵盖材料入库、存储、保管、出库、盘点等全流程。

（二）应用情境

营销活动筹备期：如新产品发布会、展会、促销活动等，需批量采购或领用宣传物料时；

日常营销支持：销售团队日常拜访客户、区域推广需领用宣传册、礼品等材料时；

材料库存管理：定期对现有营销材料进行清点、维护及库存优化时；

跨部门协作：市场部与销售部、采购部之间进行材料调拨、交接时。

三、标准化操作流程

（一）营销材料入库管理

入库前准备

采购部或需求部门提前向仓库提交《营销材料采购/入库通知单》，注明材料名称、规格、数量、预计到货时间、供应商（如适用）及用途。

仓库管理员*根据通知单提前规划存放区域，检查仓库环境（温湿度、通风等）是否符合材料存储要求（如纸质材料需防潮，电子素材需防磁）。

材料验收

材料送达后，仓库管理员与送货人（或采购经办人）共同核对实物与《采购/入库通知单》信息是否一致，包括：

数点：核对总数量、包装规格是否与单据匹配；

质检：检查材料外观是否完好（如宣传册无污损、无缺页，礼品无破损），功能是否正常（如电子素材可正常打开）；

核对：确认名称、型号、批次等信息与单据一致。

若验收合格，双方在《入库登记表》上签字确认；若数量不符或质量有问题，当场记录差异并反馈至采购部/需求部门，处理完成后方可入库。

入库登记与上架

仓库管理员*根据验收结果，及时填写《入库登记表》（表1），登记内容包括：入库日期、材料名称、规格型号、单位、数量、供应商/申请人、验收人、存放位置（如“A区-货架3-层2”）。

为材料粘贴统一标签（标注名称、规格、入库日期、批次号），按“分类分区、标识清晰”原则上架，同类材料集中存放，不同材料避免混放。

（二）营销材料存储与保管

分区分类管理

按材料类型划分存储区域，例如：

纸质材料区：存放宣传册、海报、手册等，需配备防潮架，远离水源和阳光直射；

礼品样品区：存放促销礼品、产品样品，需使用专用陈列柜，易碎品单独标注并轻拿轻放；

电子素材区：存放U盘、硬盘等存储介质，存放在防磁柜中，标注“电子文件-定期备份”；

大型物料区：存放展架、易拉宝等，竖直存放并固定，避免倾倒。

环境与安全管理

每日记录仓库温湿度（纸质材料区温度18-25℃，湿度45%-65%），超标时及时启动除湿/通风设备；

严禁在仓库内吸烟、使用明火，配备灭火器、消防栓等消防设施，每月检查一次；

落实“人走落锁”制度，非仓库人员进入需登记《外来人员出入登记表》，由仓库管理员*陪同。

日常维护

每周对存储材料进行一次巡查，检查是否有受潮、虫蛀、变形、损坏等情况，发觉问题及时处理并记录；

对临近有效期或易过季材料（如节日主题海报），提前一个月通知市场部，优先安排出库或报废处理。

（三）营销材料出库管理

出库申请与审批

需用部门填写《营销材料出库申请表》（表2），注明材料名称、规格、数量、用途（如“展会客户接待”）、领用人及预计使用时间；

部门负责人审批后，提交至仓库管理员；领用数量超过50份（或金额超500元）的，需经市场部负责人额外审批。

材料发放与核验

仓库管理员*根据审批通过的《出库申请表》备货，核对材料名称、规格、数量与申请单一致；

领用人到仓库现场核验材料，确认无误后在《出库申请表》及《材料领用记录表》（表4）上签字，领取材料时需出示有效工牌。

出库登记与更新

仓库管理员*在出库当日更新《库存台账》（可结合Excel或仓储管理系统），保证“账实一致”，并将《出库申请表》存档备查。

（四）库存盘点与优化

定期盘点

每月25日由仓库管理员*牵头，联合财务部、市场部人员进行月度盘点，每季度末开展全面盘点；

盘点时采用“实点法”，逐一清点各区域材料数量，与《库存台账》核对，填写《库存盘点表》（表3），记录账面数量、实盘数量、差异及原因（如“发放漏登记”“自然损耗”）。

差异处理

若账实差异率在±2%以内，由仓库管理员说明原因后报市场部负责人审批，调整台账；

若差异率超过±2%，需复盘查找原因（如丢失、错发），追究责任人并填写《差异处理报告》，同时采取措施避免再次发生。

库存优化

每季度分析材料库存周转率，对滞销材料（如连续3个月未领用的宣传册）提出处理建议（如折价促销、跨部门调拨、报废），报公司管理层审批后执行；

建立“安全库存”机制，常用材料