行政工作管理标准作业流程清单.docVIP

行政事务管理标准作业流程清单

一、适用范围与场景说明

本流程清单适用于企业、事业单位及社会组织行政部门的日常管理工作，覆盖会议组织、办公用品管理、固定资产维护、印章使用规范、访客接待等高频行政事务场景。可作为新员工培训教材、现有工作流程优化参考，或作为行政工作质量检查的依据，保证行政事务处理标准化、规范化，提升工作效率与风险防控能力。

二、核心事务操作流程详解

（一）会议组织管理流程

会议申请与审批

申请人*根据工作需要填写《会议申请表》，明确会议主题、时间、地点、预计参会人数、议程、所需设备（投影仪、麦克风等）及预算。

提交至部门负责人审核，确认会议必要性及资源匹配度；涉及跨部门会议需额外抄送相关业务部门负责人会签。

行政部门收到申请后2个工作日内完成场地与设备协调，若场地冲突需与申请人协商调整时间，反馈结果。

会议筹备与通知

行政专员*根据审批结果预订会议室（通过OA系统或线下登记），提前1天检查设备运行情况，保证投影、音响、空调等正常使用。

会议召开前1个工作日，通过OA系统、邮件或工作群发送会议通知，明确会议时间、地点、议程、参会人员及需准备的资料（如需）。

会议召开与支持

会议开始前30分钟，行政专员*到场开启会议室，调试设备，摆放会议材料（如有）、饮用水及会议签到表。

参会人员签到后，行政专员*引导入座，协助主持人处理临时需求（如增减座位、调整设备音量）。

会议期间，行政专员*全程在场，保障设备正常运行，记录会议开始时间、重要决议及待办事项（若未安排专人记录）。

会后跟进与归档

会议结束后1个工作日内，行政专员*整理会议室，关闭设备、复位桌椅，检查有无遗漏物品。

会务记录人（或行政专员）整理会议纪要，经会议主持人*审核确认后，2个工作日内分发至参会人员及相关部门，并同步至OA系统“会议档案”模块。

行政专员*将会议申请表、签到表、纪要等资料整理归档，保存期限不少于3年。

（二）办公用品管理流程

需求统计与采购申请

每月25日前，各部门专员统计下月办公用品需求（含名称、规格、数量、用途），填写《办公用品采购申请表》，提交至部门负责人审核。

行政部门汇总各部门需求，结合库存情况（通过库存台账核对），编制《办公用品采购计划》，报行政经理审批。

采购执行与入库验收

行政专员*根据审批后的采购计划，通过合格供应商名录（至少3家比价）进行采购，保证价格透明、质量合格。

货物送达后，行政专员与采购员共同验收，核对品名、规格、数量、质量，无误后填写《办公用品入库单》，双方签字确认；若存在质量问题，当场拒收并联系供应商退换。

入库后，行政专员*及时更新库存台账（电子表格或管理系统），标注入库日期、数量、存放位置（如A区-01货架）。

领用登记与发放

员工*领用办公用品时，填写《办公用品领用表》，注明领用人、部门、物品名称、数量、领用日期及用途。

行政专员核对领用表与库存台账，确认库存充足后发放物品，领用人签字确认；贵重物品（如U盘、计算器）需经部门负责人审批。

行政专员*在领用后更新库存台账，保证账实一致，每月底进行一次库存盘点，编制《月度库存盘点表》。

库存管理与报废

对易损耗物品（如笔、笔记本）设置安全库存量（如最低10件），库存不足时及时触发采购流程。

损坏或无法使用的办公用品，由领用人填写《办公用品报废申请表》，说明报废原因，经行政部门鉴定后报行政经理*审批，审批通过后统一销毁，并在台账中标注“已报废”。

（三）固定资产管理流程

资产购置与登记

各部门因工作需要购置固定资产（如电脑、打印机、办公家具），需填写《固定资产购置申请表》，明确资产名称、规格型号、数量、预估单价、用途及预算，报部门负责人及行政经理审批。

审批通过后，行政部门*负责采购（参照办公用品采购流程），资产送达后组织验收，核对设备信息与采购一致后，填写《固定资产验收单》，粘贴资产标签（含编号、名称、购置日期、使用部门）。

行政专员*建立《固定资产台账》（电子表格），录入资产编号、名称、规格型号、购置日期、金额、使用部门、保管人等信息，同步录入固定资产管理系统（如有）。

资产领用与调拨

员工领用固定资产时，签订《固定资产领用责任书》，明保证管责任；使用部门变更时，需填写《固定资产调拨申请表》，经原使用部门、新使用部门负责人及行政经理审批后，行政部门更新台账信息，调拨双方签字确认。

日常维护与盘点

行政部门*每季度组织一次固定资产全面检查，核对台账与实物状态（正常、维修、闲置），对故障设备及时联系维修并记录《固定资产维修记录表》。

每年12月底进行年度盘点，编制《年度固定资产盘点报告》，对盘盈、盘亏资产查明原因，报行政经理*审批后处理（盘盈需补登台账，盘亏需说明原因并追究责任）。

资产报废与处置

固定资产达到使用年限（如电脑5年、打印机8年）或无法修复时，由使用部