行政工作处理流程标准手册.docVIP

行政日常事务处理流程标准手册

一、办公用品管理流程

（一）适用情境

适用于部门日常办公物资（如纸张、笔、文件夹等）申领、新员工入职物资配备、库存盘点等场景。

（二）操作流程详解

1.需求提出

需求发起：部门员工因工作需要申领办公用品时，填写《办公用品申领表》（见配套表单1），注明申领物品名称、规格、数量、用途等信息，经部门负责人确认后提交至行政部。

新员工配备：人力资源部提前1个工作日将新员工入职信息同步至行政部，行政部根据岗位标准（如行政岗配备订书机、便利贴等；技术岗配备U盘、计算器等）准备物资，入职当日发放并签字确认。

2.审核与发放

行政审核：行政部收到申领表后，核对库存台账：

若库存充足，直接发放物资，并在《办公用品申领表》上标注“已发放”及发放日期、经手人；

若库存不足，启动采购流程（采购流程参照“二、物资采购管理”）。

特殊物资申领：如需申领单价500元以上的特殊物资（如打印机、扫描仪），需额外填写《特殊物资审批单》，经分管领导审批后方可发放。

3.库存管理

定期盘点：行政部每月末对办公用品进行盘点，核对台账与实际库存，编制《月度库存盘点表》，保证账实相符。

库存预警：对于日常消耗快、使用频率高的物资（如A4纸、签字笔），当库存数量低于最低储备量（如A4纸储备量≤5包）时，行政部需在2个工作日内启动采购补充。

（三）配套表单1：办公用品申领表

申领日期

部门

申领人

物品名称

规格

数量

用途

审批人

发放状态

发放日期

经手人

2023-10-08

市场部

*小明

A4纸

80g

10包

活动物料印刷

*张经理

已发放

2023-10-08

*小红

2023-10-09

技术部

*李华

U盘

32G

2个

新员工配备

*王经理

已发放

2023-10-09

*小红

（四）执行要点提示

申领办公用品需遵循“按需申领、杜绝浪费”原则，禁止为私人用途申领；

大额采购（单次金额≥2000元）需签订采购合同，明确物资质量、交货周期及付款方式；

涉及保密物资（如专用印章、涉密文件袋），需经行政部负责人及分管领导双重审批，并建立专项领用台账。

二、会议室预订管理流程

（一）适用情境

适用于部门例会、项目研讨会、客户洽谈、培训讲座等各类内部及外部会议的场地预订。

（二）操作流程详解

1.预订申请

线上预订：通过公司OA系统“会议室预订”模块提交申请，填写《会议室预订信息》（见配套表单2），包含会议名称、时间、人数、所需设备（投影仪、麦克风、白板等）、联系人及备注说明。

紧急预订：如遇临时会议需在2小时内预订，可直接联系行政部前台电话（内线：8888），由前台人员协助登记并确认可用性。

2.审核与确认

行政审核：行政部收到预订申请后，1个工作小时内反馈结果：

若会议室可用，通过OA系统发送“预订成功”通知，并同步会议室使用权限（如门禁密码、设备操作指南）；

若会议室冲突，主动联系申请人协商调整时间或更换同类型会议室。

特殊会议需求：如需使用公司主会议室（容纳50人以上）或布置特殊场景（如摆放绿植、背景板），需提前3个工作日提交《特殊会议需求申请表》，经行政部负责人审批。

3.会前准备与会后清理

会前准备：会议开始前30分钟，行政部人员根据预订需求调试设备、检查桌椅摆放、准备茶水（如需），并在会议室门口放置“会议中”提示牌。

会后清理：会议结束后，使用部门需负责整理桌椅、清理垃圾，关闭设备及灯光；如需续会，需重新提交预订申请。

（三）配套表单2：会议室预订信息

预订日期

预订部门

会议名称

会议时间

人数

所需设备

联系人

联系方式

审核状态

备注

2023-10-09

人力资源部

新员工培训

2023-10-1014:00-16:00

30

投影仪、麦克风、白板

*刘芳

已通过

需准备签到表

2023-10-10

市场部

客户洽谈

2023-10-1110:00-11:30

5

投影仪、茶水

*陈磊

1395678

已通过

客户来自上海

（四）执行要点提示

会议室预订遵循“先到先得”原则，已预订的会议如需取消，需提前1个工作日通过OA系统撤销申请；

禁止私自占用会议室或更改预订时间，如需调整需提前4小时联系行政部；

使用会议室期间需保持安静，避免影响其他部门工作，设备故障需立即联系行政部处理。

三、文件流转管理流程

（一）适用情境

适用于公司内部通知、请示报告、规章制度、合同协议等各类文件的起草、审核、审批、印发及归档。

（二）操作流程详解

1.文件起草

拟稿要求：文件需使用公司统一模板，标题简洁明确，内容条理清晰，涉及数据、日期等信息需准确无误；如需引用附件，需注明附件名称及数量。

密级标注：根据文件内容敏感程度，标注“普通”“内部秘密”“机密”三个密级（如“内部秘密文件”），并限制知悉范围。

2.审核与审批