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采购询价比价文件写作指南与实例参考

一、询价文件的核心构成

一份完整的询价文件应如同一份精心绘制的地图，清晰指引供应商完成报价过程，并全面呈现采购方的需求与期望。其核心构成通常包括：

（一）询价函（InvitationtoQuote）

此为询价文件的开篇，是采购方向潜在供应商发出的正式报价邀请。

主要内容：

*标题：明确标示“关于[项目名称/采购内容]的询价函”。

*编号：便于文件管理与追溯，如“XJ-YYYYMMDD-XXX”。

*致送单位：供应商全称。

*发函日期：询价文件发出的正式日期。

*事由：简述询价事宜，如“就[项目名称/采购内容]邀请贵公司报价”。

*正文：

*简要说明本次询价的目的和依据。

*邀请供应商参与报价，并说明报价截止时间、方式等关键信息。

*提示供应商详细阅读附件中的报价须知及相关文件。

*落款：采购人全称（并盖章）、联系人、联系电话、电子邮箱、地址。

示例片段：

“……为确保我司[某项目]的顺利实施，根据我司采购管理相关规定，现特向贵公司就[具体采购物品/服务名称]进行询价采购。请贵公司认真阅读本询价函及所附《报价须知》等文件，按要求于[YYYY年MM月DD日HH:MM]前提交正式报价文件。期待贵公司的积极响应与合理报价。”

（二）报价须知（InstructionstoQuoters）

此部分是询价文件的“游戏规则”，需详尽、明确，避免歧义。

主要内容：

1.项目概况：

*项目名称、项目编号（如有）。

*采购人名称、地址、联系方式。

*采购内容概述（可指引至详细需求部分）。

2.合格报价人资格要求：

*明确供应商应具备的基本资质（如营业执照、相关行业许可证、生产/代理授权等）。

*特定项目可能涉及的业绩要求、财务状况要求等。

3.报价要求：

*报价形式：明确是否为固定总价报价，是否包含税费（何种税率）、运输费、安装调试费等一切相关费用。

*货币单位：通常为本国法定货币。

*报价有效期：自报价截止之日起计算，如“报价有效期为XX天”。在此期限内，报价不得撤回或修改。

*报价单格式：如采购人有统一格式，应提供模板并要求供应商按此填写。

4.报价文件组成及份数：

*明确报价文件需包含的材料清单（如报价单、资格证明文件复印件、技术参数响应表、售后服务承诺等）。

*明确文件份数（正本、副本数量）及密封要求。

5.报价文件的递交：

*递交方式：邮寄、当面递交或指定电子投标/报价平台。

*截止时间：精确到年月日时分，逾期将被拒绝。

6.询价流程及评审原则：

*简要说明询价、报价、开启报价、评审、确定成交供应商等环节。

*评审原则：通常以价格为主要评审因素，但也可根据项目特点明确是否考虑质量、服务、交货期、付款条件等因素（如“在满足采购需求、质量和服务相等的前提下，以提出最低报价的供应商作为成交候选人”）。

7.合同的签订：明确成交后合同签订的依据、时间要求等。

8.保密要求：采购人对供应商的报价信息及商业秘密负有保密责任（法律法规另有规定的除外）。

9.联系方式：采购经办人及技术咨询联系人的详细方式。

（三）采购需求及技术规格（PurchaseRequirementsTechnicalSpecifications）

此部分是供应商理解采购方具体需求的核心，描述务必准确、详尽、无歧义。

主要内容：

1.采购清单：表格形式为佳，清晰列出：

*序号

*物品/服务名称

*规格型号/技术参数（核心！需具体、量化，避免使用“知名品牌”、“同等档次”等模糊表述，可采用“≥”、“≤”、“符合XX标准”等）

*单位

*数量

*质量标准/验收标准（依据国家、行业标准或企业内部标准）

*交货/服务提供时间

*交货/服务地点

2.技术参数响应表（若复杂）：提供表格，要求供应商逐条对技术参数进行响应（完全满足、部分满足、不满足，并说明）。

3.服务要求（如适用）：

*安装、调试、培训服务的具体内容和标准。

*售后服务条款（如质保期、响应时间、维修服务内容等）。

*技术支持要求。

撰写提示：技术参数描述应客观中立，避免指定品牌或带有倾向性描述，除非是专有技术或不可替代产品，并需提供充分理由。

（四）合同主要条款（DraftContractTerms-Reference）

为提高效率，避免后续谈判分歧，可将拟签订合同的主要条款（或简化版合同）作为附件。

主要内容（可节选关键部分）：

*货物交付/服务提供：时间、地点