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合同审核与管理标准流程模板

一、适用业务场景

二、标准化操作流程

1.合同发起与资料准备

责任主体：业务部门经办人（如采购专员、销售经理等）

操作说明：

业务部门根据合作需求，确定合同相对方（供应商/客户等），明确合作标的、数量、价格、履行期限等核心条款；

准备基础资料：对方主体资质文件（营业执照复印件、法定代表人证件号码明等，若涉及特殊行业需提供行业许可证）、过往合作记录（如有）、技术附件或补充协议（如有）；

使用企业合同管理系统（或指定模板）起草合同文本，保证条款清晰、无歧义，包含合同双方基本信息、标的描述、权利义务、违约责任、争议解决等必备条款；

提交合同及相关资料至部门负责人进行初步审核，确认业务需求合理性和条款完整性。

2.部门初审与合规性核对

责任主体：业务部门负责人

操作说明：

重点审核合同内容是否符合业务目标、价格条款是否与预算一致、履行期限是否合理、合作方资质是否有效（如营业执照是否在有效期内、经营范围是否涵盖合作内容）；

核对合同金额、数量、规格等关键信息与业务需求单、订单等原始资料是否一致；

对初审中发觉的问题（如条款遗漏、表述模糊），退回经办人修改完善，确认无误后签字审批，流转至法务部门。

3.法务审核与风险控制

责任主体：法务部门（或专职法务人员）

操作说明：

逐条审核合同法律条款的合规性，重点检查：

主体资格：合同相对方是否具备完全民事行为能力，是否存在法定代表人越权、无权代理等风险；

权利义务条款：双方权利义务是否对等，是否存在单方面加重企业责任的“霸王条款”；

违约责任：违约金约定是否合理（不超过实际损失的30%），争议解决方式（仲裁/诉讼）和管辖法院是否符合企业利益；

合规性：是否符合行业监管规定（如数据安全、反垄断等），是否存在法律禁止性条款；

对审核中发觉的法律风险，提出书面修改意见，与业务部门沟通调整；

审核通过后，出具《法律审核意见表》，确认合同文本合法合规，流转至管理层审批。

4.管理层审批与权限控制

责任主体：企业分管领导/总经理/董事会（根据合同金额及重要性确定审批权限）

操作说明：

审批人重点审核：合同是否符合企业战略规划、业务必要性、经济效益及风险承受能力；

对于重大合同（如金额超过万元、涉及核心业务或长期合作），需组织相关部门（财务、风控、业务）召开评审会，集体决策；

审批通过后，在合同审批单上签字确认，明确签署权限（如法定代表人签署或授权代表签署）；

审批不通过的，退回业务部门重新协商或终止合作流程。

5.合同签署与用印管理

责任主体：行政部（用印管理）、授权签署人

操作说明：

业务部门根据审批通过的合同文本，制作正式合同一式X份（通常为3-5份，双方各执X份，企业存档X份）；

授权签署人（法定代表人或授权委托人）核对合同文本与审批版本是否一致，确认无误后签字；

行政部凭《合同审批单》和签署完整的合同文本，加盖企业公章或合同专用章（严禁空白合同盖章或越权用印）；

签署完成后，业务部门在X个工作日内将合同正本送达对方，并获取对方签字盖章的合同回执，同步在合同管理系统中更新合同状态为“已签署”。

6.合同归档与信息登记

责任主体：档案管理部门、业务部门

操作说明：

业务部门将签署完成的合同正本、附件、《审批单》《法律审核意见表》等资料整理成册，移交档案管理部门；

档案管理部门按“一合同一档”原则分类归档，建立电子台账（包括合同编号、名称、签约主体、签署日期、金额、履行期限、归档日期等关键信息），保证档案完整、可追溯；

合同电子档案至企业共享平台，业务部门、法务部门、财务部门根据权限查阅，保证信息共享与安全。

7.履约跟踪与风险预警

责任主体：业务部门、财务部门

操作说明：

业务部门作为履约第一责任人，建立《合同履约跟踪表》，定期（如每月/每季度）记录合同履行进度（如交付时间、付款节点、质量验收情况），对延迟履约、违约等情况及时预警；

财务部门根据合同约定的付款条件，审核付款申请，保证资金支付与履约进度匹配，避免提前付款或逾期支付；

发觉对方违约或合同履行异常时，业务部门应第一时间收集证据（如往来函件、验收报告），与对方协商解决，必要时启动法律程序，并同步上报管理层。

8.合同变更、终止与复盘

责任主体：业务部门、法务部门

操作说明：

合同履行过程中如需变更（如修改标的、金额、期限等），由业务部门发起《合同变更申请》，参照原审批流程完成审核与签署；

合同到期或因不可抗力、违约等原因需终止时，业务部门书面通知对方，双方协商签订《合同终止协议》，明确终止后的权利义务（如已履行部分的结算、保密义务延续等）；

合同履行完毕或终止后，业务部门组织复盘，总结履约中的风险点与经验教训，更新企业合同标准条款库，持续优化管理流程。

三、配套工具表单

表1：合同基本信息表

合同编号