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美容店进货查验记录制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国产品质量法》《中华人民共和国消费者权益保护法》《化妆品监督管理条例》等国家法律法规，结合《企业内部控制基本规范》及公司母公司关于供应链管理的相关规定，并基于公司加强进货查验管理、防控产品质量风险、规范业务流程的内部需求制定。本制度旨在明确美容店进货查验的责任主体、操作标准、风险防控及保障措施，确保进货产品符合国家及行业标准，保障消费者安全权益，维护公司品牌形象。

第二条本制度适用于公司总部各部门、下属各美容店及全体员工，覆盖美容店所有进货产品的查验、入库、存储、销售全过程。具体适用场景包括但不限于：化妆品、护肤品、工具设备、消毒用品等产品的采购与验收。

第三条本制度下列术语定义如下：

（一）“进货查验专项管理”指公司为确保进货产品符合法律法规及质量标准，对采购全流程实施的查验、记录、审核及风险防控活动。

（二）“进货查验风险”指因产品不合格、来源不明、储存不当等原因可能引发的产品质量事故、消费者健康损害或合规处罚的风险。

（三）“合规管理”指公司按照法律法规、行业标准及内部制度要求，规范进货查验行为，防范违规操作的活动。

第四条进货查验专项管理遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则。

（一）“全面覆盖”要求所有进货产品均须实施查验，无例外情形。

（二）“责任到人”明确各层级、各部门的查验职责，确保全程可追溯。

（三）“风险导向”优先管控高风险产品（如进口化妆品、特殊用途化妆品），实施差异化查验标准。

（四）“持续改进”通过定期评估优化查验流程，提升管理效能。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对进货查验专项管理负总责，承担本制度的决策审批、资源保障及最终监督责任；分管领导作为直接责任人，负责牵头落实制度执行、风险管控及考核监督。

第六条设立进货查验专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括供应链管理部、质量管理部、财务部及各下属店店长。领导小组职能包括：统筹制度建设、协调跨部门风险处置、审批重大查验异常、监督考核执行情况。

第七条公司供应链管理部为进货查验专项管理的牵头部门，负责：

（一）组织制定并修订进货查验制度；

（二）开展供应商风险评估与准入管理；

（三）监督查验记录的完整性与规范性；

（四）定期汇总分析查验数据，提出优化建议。

第八条质量管理部为专责部门，负责：

（一）审核进货产品的质量证明文件；

（二）制定高风险产品的查验标准；

（三）组织查验异常产品的技术鉴定；

（四）参与查验流程的优化设计。

第九条各下属美容店为业务执行主体，店长对本店进货查验负直接责任，具体职责包括：

（一）落实公司查验制度，执行首件查验、批量抽检；

（二）建立本店产品台账，确保可追溯；

（三）及时上报查验异常及库存风险；

（四）配合相关部门的现场核查。

第十条基层执行岗（如采购员、库管员）需履行以下合规操作责任：

（一）严格按照查验标准核对产品信息、批号、效期；

（二）对不符合要求的坚决拒收并上报；

（三）规范填写查验记录，确保字迹工整、信息完整；

（四）签订岗位合规承诺书，明确违规后果。

第三章专项管理重点内容与要求

第十一条供应商尽职调查管理。采购部门应建立合格供应商名录，对新增供应商实施“一户一档”评估，重点核查其资质（如营业执照、生产许可证）、生产环境、近三年质量记录。禁止向无资质或存在重大合规风险的供应商采购，必要时委托第三方机构开展背景核查。

第十二条采购流程规范管理。所有进货采购必须通过公司采购系统执行，流程包括：需求提报→供应商选择→合同签订→发票核对→到货查验。禁止口头采购或私下交易，采购合同需明确产品规格、数量、价格、交付时限及违约责任。

第十三条产品到货查验管理。实施“三查三验”：查外包装是否完好、验随附文件（批号、生产日期、检验报告）是否齐全、验产品实物与订单是否一致。特殊产品（如冷链类）需核对运输温度记录。查验合格后签署《进货查验记录表》，不合格产品立即隔离并启动追溯程序。

第十四条储存条件管控管理。根据产品特性设定储存要求（如避光、阴凉、干燥），实施分区分类管理（如处方药与非处方药分开）。定期检查温湿度记录，发现异常立即调整或报废。禁止超效期储存，先进先出原则必须严格执行。

第十五条过期产品处置管理。建立过期产品台账，通过采购系统预警。处置方式限于：经技术鉴定可降级使用（需报专责部门审批）、合规销毁（记录影像资料）、退回供应商（需合同约定）。禁止降价销售或改头换面重新上架。

第十六条进口产品