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部门周例会管理制度

一、总则

（一）目的与依据

为规范部门周例会运作，提升会议效率与决策质量，确保信息传递畅通，促进部门各项工作有序推进与目标达成，特制定本制度。本制度依据部门日常管理需求及相关工作规范制定。

（二）适用范围

本制度适用于部门全体成员参与的每周例行工作会议。

（三）基本原则

1.效率优先原则：会议应目标明确，议程紧凑，避免无关议题，确保在规定时间内解决核心问题。

2.务实导向原则：聚焦实际工作，以解决问题、部署任务、总结经验为核心内容。

3.充分沟通原则：鼓励积极发言，确保各成员充分表达意见，促进信息共享与思想碰撞。

4.规范有序原则：会议组织、议题征集、议程安排、记录归档等环节应遵循本制度规定。

二、会议组织与职责

（一）会议召集与主持

1.部门周例会通常由部门负责人召集并主持。若负责人因故无法出席，可指定一名核心成员代为主持，并提前通知全体参会人员。

2.主持人负责把控会议整体方向、节奏与时间，引导讨论，确保议程逐项落实，并对会议结果进行总结。

（二）参会人员

1.部门全体成员为常规参会人员，因故不能参会者，须提前向主持人或指定联络人履行书面请假手续，并明确告知原因及是否有需委托传达事项。

2.根据会议议题需要，主持人可邀请部门外相关人员列席会议，列席人员需遵守本制度相关规定。

（三）会议记录人

1.每次会议应指定专人担任记录人，记录人可由部门成员轮流担任或固定专人负责。

2.记录人负责准确、完整地记录会议要点、讨论结果、形成的决议及待办事项，并在会后按要求整理分发。

三、会议内容与流程

（一）会议频次与时间

部门周例会原则上每周召开一次，具体召开日期与固定时段由部门统一规定，如需调整，主持人应提前通知全体参会人员。

（二）会议主要内容

1.上周工作总结：各成员简要汇报上周工作计划完成情况、取得的进展、遇到的问题及经验教训。

2.本周工作计划：各成员阐述本周主要工作目标、具体任务安排及所需支持。

3.重点议题研讨：针对部门当前重点工作、存在的难点问题、需协同推进事项或专项任务进行深入讨论与分析，形成解决方案或行动共识。

4.信息传达与共享：传达公司或上级部门的重要通知、政策精神；分享行业动态、专业知识或工作心得。

5.行动项回顾与确认：对上次会议形成的行动项进行跟踪回顾，检查完成情况，对未完成项分析原因并明确下一步措施。

6.主持人总结：对本次会议进行总结，重申关键决议，明确各项任务的责任人、完成时限，并对下周工作提出总体要求。

（三）会议基本流程

1.会前准备（主持人与记录人）：确认会议时间、地点；收集并梳理议题；提前将会议议程及相关材料（如有）分发至参会人员。

2.会议开始（主持人）：宣布会议开始，简要说明本次会议目的与议程。

3.议程逐项进行（主持人引导，参会人参与）：按预定议程依次进行汇报、讨论与决策。

4.会议总结（主持人）：总结会议成果，明确后续行动。

5.会议结束（主持人）：宣布会议结束。

四、会议准备与要求

（一）议题征集与确认

参会人员可于会前向主持人或指定联络人提出希望在例会上讨论的议题，主持人负责汇总、筛选与排序，形成最终会议议程。

（二）参会人员准备

1.参会人员应提前思考会议议题，准备好相关汇报材料或发言要点，确保发言简明扼要、重点突出。

2.对于需要讨论的问题，应预先进行必要的调研与分析，提出建设性意见或初步方案。

（三）会议纪律

1.准时参会，不迟到、不早退。确需迟到或早退者，应提前告知主持人。

2.会议期间将通讯工具调至静音或关闭状态，集中精力，不随意走动或私下交谈，保持良好会议秩序。

3.积极参与讨论，踊跃发言，观点明确，尊重他人意见，避免无关争论。

4.聚焦会议议题，不偏离主题，确保会议高效进行。

五、会议记录与纪要

（一）会议记录要求

记录人应客观、准确、完整地记录会议过程，包括但不限于：会议时间、地点、主持人、记录人、参会人员（含列席人员）、缺席人员及原因、各议题主要讨论内容、形成的决议、明确的行动项（任务描述、责任人、完成时限）等。

（二）会议纪要整理与分发

1.记录人应在会议结束后一个工作日内，将会议记录整理成规范的会议纪要。

2.会议纪要经主持人审阅确认后，分发至全体参会人员，并根据需要抄送相关领导或部门。

3.会议纪要应编号管理，便于查阅与追溯。

六、决议执行与跟踪

（一）决议执行

各责任人须严格按照会议纪要明确的行动项要求，积极组织落实，确保按时、按质完成任务。

（二）跟踪与反馈

1.主持人及部门负责人对会议决议的执行情况负有监督与检查责任。

2.各行动项责任人应主动向主持人或相关负责人汇报进展情况，遇到困难及时反馈。

3.下次