销售合同签订及执行模板.docVIP

销售合同签订及执行操作指引与模板框架

一、适用业务场景与对象

二、全流程操作指引

1.合同签订前：需求明确与前置准备

需求梳理：甲方明确所需产品/服务的规格型号、数量、质量标准、交付时间、预算范围等核心要素，形成内部《采购需求单》或《服务需求说明书》。

主体资格审查：

乙方需提供营业执照复印件（加盖公章）、法定代表人证件号码明（如为个人，提供证件号码复印件）；涉及特殊行业（如食品、医疗器械）的，需提供行业许可证件。

核查乙方经营范围是否包含本次销售/服务内容，避免超越资质经营风险。

商务洽谈：双方就价格（含是否含税、运费承担方式）、付款周期、交付地点、验收标准、违约责任等核心条款进行沟通，达成初步共识。

资料收集：收集双方联系人信息（姓名、职务、电话、邮箱）、开户银行及账号、税务登记号（如需开具票据）、送达地址等关键信息，保证后续沟通与文件传递顺畅。

2.合同拟定与内部审核

文本起草：依据双方洽谈结果，使用本模板框架填写合同内容，保证条款完整、表述清晰，避免歧义。

内部审核：

业务部门：审核技术参数、交付时间、服务范围等是否与需求一致；

法务部门：审核条款合法性、违约责任争议解决方式等是否存在法律风险；

财务部门：审核价格、付款方式、税费承担等是否符合财务制度，资金安排是否合理。

修订确认：针对审核意见，与乙方沟通修订内容，双方确认无误后形成最终合同文本。

3.合同签订与生效

签署方式：

纸质合同：双方加盖公章（或合同专用章），法定代表人或授权代表签字（需提供《授权委托书》，注明授权范围和期限）；

电子合同：通过合法电子签约平台签署，保证签署主体身份真实及文件不可篡改。

生效条件：明确合同自双方签字盖章之日起生效，或约定特定条件（如甲方预付款到账后生效）作为生效前提。

文本分发：合同一式[]份（通常至少两份，双方各执一份），如需第三方（如监管机构、见证方）留存，增加相应份数，并做好签收记录。

4.合同执行与交付

交付准备：乙方按合同约定时间、地点组织交付（货物送达、服务人员到场、成果交付等），提前通知甲方联系人*确认接收安排。

接收与验收：

货物交付：甲方核对货物数量、外观、型号是否与合同一致，签署《收货确认单》；如有异常（如破损、数量不符），需在收货后[]小时内书面通知乙方，双方协商处理。

服务交付：甲方按合同约定标准（如服务成果、完成时限）进行验收，签署《服务验收合格单》；验收不合格的，乙方需在指定期限内整改，直至合格。

履约记录：双方指定专人（甲方：经理；乙方：主管）负责执行过程中的沟通记录，包括邮件、函件、会议纪要等，作为后续履约依据。

5.付款与结算

付款节点：按合同约定节点（如预付款、到货款、验收款、质保金）启动付款流程，甲方财务部门核对乙方提供的收款凭证（如收据、对账单）与合同条款一致后，安排付款。

票据开具：乙方需按税务规定向甲方开具合规收款凭证（如增值税专用发票/普通发票，具体以双方约定为准），票据信息（名称、税号、金额等）需与合同主体一致。

质保金处理：合同约定质保金的，质保期满无质量问题后，甲方在[]个工作日内向乙方支付剩余质保金，乙方需提供《质保金解除确认函》。

6.合同变更与终止

变更流程：因市场变化、需求调整等原因需变更合同的，由一方提出书面《变更申请》，双方协商一致后签订《补充协议》，明确变更内容（如数量、价格、交付时间等），补充协议与本合同具有同等法律效力。

终止情形：

协商终止：双方一致同意终止合同的，签订《终止协议》，明确已履行部分的结算、未履行责任及赔偿事宜；

单方终止：一方违约（如逾期交付、质量不合格）导致合同无法履行的，守约方可书面通知对方终止合同，并追究违约责任；

不可抗力：因自然灾害、政策变化等不可抗力导致合同无法履行的，双方互不承担违约责任，协商终止或延迟履行。

7.合同归档

归档内容：合同文本、附件（如技术参数、图纸）、审批记录、签署页、沟通函件、验收单、付款凭证等所有与合同相关的文件。

归档要求：

纸质档案：按合同编号分类整理，装入档案袋，标注“合同名称、编号、签订日期、双方主体”，由行政部门统一存档；

电子档案：扫描纸质文件形成PDF格式，存储于公司指定服务器或云端，设置查阅权限，保证信息安全。

保管期限：合同保管期限一般为[]年（建议不少于合同履行期后5年），期满后按规定销毁并记录。

三、合同模板框架及填写说明

销售合同

合同编号：[]第[]号

甲方（采购方/委托方）：

名称：________________________

地址：________________________

联系人：*（职务：______）

电话：________________________

开户银行：____________________

账号：__________