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供应链管理标准化流程模板：物流与信息流同步优化

一、适用业务场景

二、标准化操作流程

（一）需求触发与信息确认

需求发起

销售部门根据客户订单或采购部门根据生产计划，在供应链管理系统中录入需求信息，包括物料/商品编码、需求数量、期望交付日期、收货地址等关键字段。

责任人：销售专员（或采购专员），系统操作权限需提前配置。

信息流与物流需求匹配

系统自动触发库存校验，仓储部门在2个工作小时内反馈当前库存状态（可用库存、在途库存、预留库存）。

若库存不足，采购/生产部门同步启动补货/生产流程，并将预计入库时间、数量更新至系统，物流部门根据需求类型（紧急/常规）确认运输方式（公路/铁路/航空）及初步时效。

责任人：仓储主管、物流调度，需在系统中留存沟通记录。

（二）计划制定与资源匹配

信息流整合与计划输出

系统汇总需求信息、库存数据、物流资源（承运商运力、车辆/舱位可用性），《物流与信息流同步计划表》，明确各环节时间节点（如订单确认截止时间、拣货完成时间、发车时间、预计送达时间）及责任人。

计划需经供应链经理*审核，保证信息流（订单、库存、物流状态）与物流流（实物移动）路径一致。

资源预留与信息同步

物流部门根据计划向承运商下达运输指令，并在系统中锁定对应运力资源（如车辆编号、司机信息）；仓储部门同步安排拣货、复核、包装作业，并将作业进度实时更新至系统（如“拣货完成”“已打包”）。

责任人：物流专员、仓储组长，系统操作需保证时间戳准确。

（三）执行过程动态同步

物流状态实时跟踪

物流部门通过GPS、承运商系统或人工对接，获取物流节点动态（如“已揽收”“运输中”“到达中转仓”“派送中”“已签收”），并在系统中更新状态，同时同步时间、地点、经手人等信息。

仓储部门在出库完成后，系统自动触发“出库确认”信息流，并同步至销售/采购部门。

信息流异常预警

系统设置超时预警规则（如“超过预计发车时间2小时未更新状态”“运输中超过预计中转时间24小时”），触发预警后，物流部门需在1小时内核查原因（如交通延误、货物异常），并在系统中录入处理措施，同时通知相关方（如客户、销售部门）。

责任人：物流跟踪员、系统管理员，预警记录需留存备查。

（四）异常情况协同处理

异常信息上报与分类

当物流与信息流出现差异（如实际库存与系统库存不符、货物破损、延迟送达），发觉人需立即在系统中创建异常记录，注明异常类型（库存差异/物流延误/货损）、触发时间、影响范围（如可能导致订单延迟）。

跨部门协同处理

系统自动推送异常通知至责任部门（如库存差异通知仓储部门，物流延迟通知物流部门），责任部门需在4小时内反馈初步处理方案（如紧急调货、更换承运商），并在24小时内完成问题解决并更新系统结果。

供应链经理*负责协调复杂异常（如跨区域货损、重大客户延迟），保证信息流（异常进展、解决方案）与物流流（货物处置）同步更新。

（五）周期复盘与流程优化

数据汇总与分析

每月/每季度，供应链部门从系统中导出物流与信息流同步数据，包括各环节时效达成率、异常发生率、信息准确率等指标，分析瓶颈环节（如信息更新滞后率最高的物流节点）。

流程迭代与标准更新

基于分析结果，组织跨部门复盘会（仓储、物流、销售、IT），提出优化措施（如缩短信息更新频次、新增异常预警规则），更新《物流与信息流同步管理规范》，并在系统中同步优化配置（如新增字段、调整预警阈值）。

责任人：供应链经理、IT支持，更新后的规范需全员培训并记录。

三、核心工具表格

（一）物流与信息流同步跟踪表（示例）

订单号

物料/商品编码

需求数量

期望交付日期

信息流状态（更新时间）

物流状态（更新时间）

责任人

异常记录

PO20240501001

A001

100

2024-05-05

订单创建（2024-05-0109:00）库存确认（2024-05-0111:00，可用80）出库完成（2024-05-0314:00）

已揽收（2024-05-0315:30，承运商：物流）运输中（2024-05-0408:00）

销售专员仓储主管物流调度*

2024-05-0112:00：库存不足20，采购部已启动紧急补货，预计5月3日入库

（二）异常处理与改进记录表（示例）

异常编号

异常类型

触发时间

信息流问题描述

物流实际影响

处理措施

责任部门

解决时间

改进措施

YL20240501001

物流延迟

2024-05-0410:00

系统显示“预计5月4日12:00到达中转仓”，但实际5月5日08:00到达

订单PO20240501001延迟1天交付

1.联系承运商核实原因（暴雨导致高速封闭）2.协调客户延迟交付，同步更新系统预计时间

物流部销售部

2024-05-0510:00

1.为暴雨高发区域承运商增加“天气延迟”预警