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企业会议筹备与安排管理模板

适用情境与价值

全流程操作指引

第一步：会议需求初步确认（筹备启动阶段）

操作目标：明确会议核心需求，判断会议必要性与可行性，启动筹备流程。

1.1需求发起：由会议提议人（如部门负责人、项目负责人）填写《会议需求申请表》，明确以下信息：

会议主题（需简洁体现核心议题，如“2024年Q3产品迭代规划会”）；

会议目的（如“对齐目标、明确分工、解决问题”）；

建议召开时间（含日期、时段，需避开企业已知重要日程冲突）；

建议会议时长（根据议题复杂度预估，避免过长或过短）；

初步参会范围（部门、岗位层级，是否需外部人员参与）；

期望达成的成果（如“输出方案、明确责任人”）。

1.2需求审核：行政部或会议统筹部门收到申请后，1个工作日内审核会议必要性：

核查议题是否可通过邮件、即时通讯工具等低成本方式解决；

确认参会关键人员时间可行性，避免“为开会而开会”；

审核通过后，指定会议筹备负责人（以下简称“筹备人”），启动下一步筹备。

第二步：会议方案细化与资源协调（方案制定阶段）

操作目标：输出详细会议方案，落实场地、设备、人员等资源，保证会议可执行。

2.1确定会议基本信息：筹备人与提议人沟通后，明确以下核心要素：

时间：最终确认日期、具体开始/结束时间（如2024年X月X日14:00-16:30），预留10-15分钟签到缓冲时间；

地点：线下需明确会议室名称（如“总部3楼第一会议室”）、容纳人数、配套设施（投影仪、白板、麦克风等）；线上需明确会议平台（如腾讯会议、Zoom）、会议号、密码；

参会人员：细化名单（含姓名、部门、岗位、联系方式），提前与外部参会人（如客户、合作伙伴）确认出席意愿；

议程框架：按“议题重要性”排序，明确每个议题的负责人、预计时长（如“14:00-14:10开场致辞（总经理*，10分钟）”）。

2.2资源协调与分工：筹备人根据方案协调资源，并填写《会议筹备任务分工表》：

场地与设备：提前1-2天预订会议室，确认设备调试正常（如测试投影仪投屏、麦克风音量）；线上会议需提前发送平台操作指南；

物料准备：如需纸质材料（议程、资料、签到表），提前1天打印封装；如需茶歇，提前与行政部确认菜单、数量；

人员通知：提前3个工作日通过邮件+企业通讯工具发送《会议通知》，包含会议基本信息、议程、会前准备要求（如“请携带材料”“提前阅读背景文件”）。

第三步：会前最终检查（执行准备阶段）

操作目标：排查潜在风险，保证会议当天各环节无缝衔接。

3.1召筹备会（可选）：若会议复杂度高（如跨部门战略会），可提前1天召开10-15分钟筹备会，确认各环节负责人到位情况。

3.2现场检查：会议开始前1小时，筹备人到场检查：

会议室布置（桌签摆放是否正确、灯光温度是否适宜、饮用水是否充足）；

设备调试（投影、麦克风、网络、线上会议平台测试）；

物料核对（签到表、资料、笔、计时器是否齐全）。

3.3提醒参会人：会议开始前1小时，通过企业通讯工具再次提醒参会人会议时间、地点/及注意事项。

第四步：会中执行与记录（会议进行阶段）

操作目标：保证会议按议程推进，关键信息准确记录，控制会议节奏。

4.1签到与开场：

线下：参会人签到时核对身份，发放会议资料；

线上：筹备人提前10分钟开启会议室，引导参会人调试设备，确认参会人员到齐情况。

4.2议程推进：

筹备人全程计时，提醒发言人控制时长（如“还剩5分钟，请聚焦核心结论”）；

对争议性议题，引导参会人聚焦问题本质，避免偏离主题；

关键决策（如方案通过、责任人确定）需当场明确，避免模糊表述。

4.3会议记录：指定专人（非筹备人）记录《会议纪要》，包含：

会议基本信息（时间、地点、参会人、缺席人及原因）；

各议题讨论要点（不同观点需标注，但最终以“结论”为准）；

决策事项、行动项（含任务描述、负责人、完成时限）。

第五步：会后跟进与复盘（收尾阶段）

操作目标：固化会议成果，推动行动落地，总结经验优化后续会议。

5.1纪要与分发：会议结束后2个工作日内，完成《会议纪要》初稿，经会议主持人（提议人或指定负责人）审核无误后，1个工作日内分发至所有参会人及相关部门抄送人。

5.2行动项跟踪：筹备人建立《行动项跟踪表》，每周更新进度，对逾期未完成的任务及时提醒负责人，必要时向会议主持人反馈。

5.3会议复盘（可选）：对重要会议（如战略会、重大项目会），可在会后3个工作日内组织筹备团队复盘，总结“做得好的地方”“待改进点”（如“议程时间控制需更精准”“外部参会人资料提前不足”），形成《会议复盘报告》存档，作为后续会议优化依据。

核心工具模板清单

模板1：会议需求申请表

申请部门

提交人

联系方式

提交日期

会议基本信息

会议主题

建议召开时间

会议目的

建议会议时