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进出口企业形式发票格式模板

在国际贸易往来中，形式发票（ProformaInvoice,PI）作为一份非正式但至关重要的文件，扮演着沟通供需、预估成本、辅助清关以及作为预付款依据的多重角色。对于进出口企业而言，一套规范、清晰且符合国际惯例的形式发票不仅能提升专业形象，更能有效避免后续交易中的误解与纠纷，为顺畅合作奠定基础。本文将详细阐述形式发票的核心要素，并提供一个实用的格式模板，辅以关键注意事项，助力企业高效处理国际贸易单证事务。

一、形式发票的核心价值与重要性

形式发票虽不具备商业发票那样的最终法律效力，但其在贸易初期的作用无可替代。它通常由卖方应买方要求出具，详细列明拟交易货物的品名、规格、数量、单价、总值、贸易术语、付款条件等核心交易要素。这份文件主要用于：

1.买方申请进口许可与外汇额度：许多国家的进口商需要凭借形式发票向当地政府部门申请进口许可证，或向银行申请外汇以支付货款。

2.成本核算与预算规划：买方根据形式发票所列金额，进行进口成本核算、财务预算及内部审批流程。

3.作为预付款或开立信用证的参考：在一些交易中，买方会依据形式发票的金额和条款安排预付款；银行在处理信用证开证申请时，也常以形式发票作为审核依据之一。

4.卖方组织生产与备货的指引：形式发票上的详细规格要求，是卖方组织生产、采购原料或备货的重要参考。

二、进出口企业形式发票格式模板详解

一份标准的形式发票应包含以下关键要素，企业可根据自身业务特点及目标市场的特殊要求进行适当调整。

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[出口商公司抬头]

[公司Logo，可选]

[公司法定全称]

[公司注册地址]

[公司联系电话]

[公司电子邮箱]

[公司网站，可选]

[税务登记号/统一社会信用代码，可选]

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形式发票PROFORMAINVOICE

发票编号PINo.:[例如：PI-YYYYMMDD-XXX]

日期Date:[YYYY年MM月DD日]

有效期ValidUntil:[YYYY年MM月DD日](通常为发票日期后30-90天)

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买方信息BuyerInformation:

[买方公司法定全称]

[买方公司地址]

[买方联系人姓名及职务，可选]

[买方联系电话/电子邮箱，可选]

[买方税号/进口登记号，如需要]

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起运港PortofLoading:[例如：Shanghai,China]

目的港PortofDestination:[例如：Rotterdam,Netherlands]

最终目的地FinalDestination(ifdifferent):[如适用]

运输方式ModeofTransport:[例如：BySea/ByAir/ByExpress]

预计装运日期EstimatedDateofShipment:[YYYY年MM月DD日或XXXX年XX月]

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付款条件PaymentTerms:[例如：T/T30%Deposit,70%AgainstCopyofB/L;或L/CAtSight]

贸易术语Incoterm?2020:[例如：FOBShanghai/CIFRotterdam/EXWFactory]

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序号

商品编码

商品名称及规格型号

数量

单位

单价(USD)

金额(USD)

:---

:-------

:--------------------------------------------------

:-----

:---

:---------

:---------

1

[HSCode]

[例如：纯棉男士T恤/CottonMensT-Shirt,Size:M-L-XL,Color:Black/White]

[具体数量]

[PCS]

[单价]

[金额]

2

[HSCode]

[例如：塑料玩具/PlasticToy,ModelNo.:AB