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落实发文会签制度

第一章总则

第一条为贯彻落实国家相关法律法规及行业监管要求，进一步规范公司内部管理流程，有效防控专项风险，提升合规经营水平，同时响应集团母公司关于强化风险防控与内控管理的相关精神，结合公司实际运营需求，特制定本制度。本制度旨在通过建立健全发文会签机制，确保公司各项决策、文件、方案等在实施前经过充分论证、跨部门协同及合规审查，防范决策失误与操作风险，保障公司稳健发展。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖公司经营管理、项目审批、合同签订、采购交易、财务资金、数据安全等各项业务场景，以及公司内部文件发布、重要事项决策等关键环节。所有涉及跨部门协同、涉及专项风险管控的业务活动，均须严格执行本制度要求。

第三条本制度涉及以下核心术语：

（一）“XX专项管理”是指公司针对特定领域（如采购、财务、数据安全等）的风险识别、防控、处置及持续改进的管理活动，旨在通过系统性管理手段确保业务合规与运营安全。其外延包括但不限于专项制度的制定、执行监督、风险预警、应急处置及效果评估等全流程管理。

（二）“XX风险”是指公司在经营活动中可能面临的各类潜在损失或不确定性因素，包括但不限于合规风险、市场风险、操作风险、财务风险、信息安全风险等。其内涵强调风险的可识别性、可评估性及可控制性，要求通过制度设计与管理措施予以防范或化解。

（三）“XX合规”是指公司所有业务活动及员工行为均符合国家法律法规、行业准则及公司内部规章制度的要求，强调合法合规经营，并作为公司治理的核心要素之一。其外延覆盖业务流程合规、数据保护合规、合同履约合规、反腐败合规等多个维度。

第四条专项管理应遵循以下核心原则：

（一）“全面覆盖”原则，即管理范围应覆盖公司所有业务领域及关键流程，不留管理空白；

（二）“责任到人”原则，即明确各级管理主体及执行岗位的专项管理责任，确保责任可追溯；

（三）“风险导向”原则，即聚焦高风险领域与环节，优先配置管理资源，强化重点防控；

（四）“持续改进”原则，即通过定期评估与动态调整，不断完善专项管理体系，适应内外部环境变化。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人为公司专项管理第一责任人，对专项管理工作的全面性、合规性负总责；分管领导为直接责任人，负责组织领导、统筹协调及关键事项的审批决策，确保专项管理要求有效落地。

第六条公司设立专项管理领导小组，作为专项管理的决策与统筹机构，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，相关职能部门负责人为成员。领导小组主要承担以下职责：

（一）审议公司专项管理制度、重大风险防控方案及应急处置预案；

（二）统筹协调跨部门专项管理事项，解决管理中的重大问题；

（三）监督评估专项管理工作的有效性，提出优化建议；

（四）对公司专项管理工作的重大决策进行集体审批。

第七条设立专项管理办公室（由XX部门牵头），负责领导小组的日常事务及专项管理工作的具体推进，主要职责包括：

（一）组织制定、修订专项管理制度及操作细则；

（二）统筹开展专项风险排查与评估，发布风险预警；

（三）监督专项管理要求的执行情况，开展合规审查；

（四）协调处理专项风险事件，支持相关部门开展应急处置；

（五）组织开展专项管理培训与宣传，提升全员合规意识。

第八条明确三类主体的专项管理职责：

（一）牵头部门职责：

1.负责专项管理制度体系的建设与维护，定期评估制度有效性；

2.组织开展专项风险识别与评估，更新风险清单；

3.监督各部门专项管理措施的落实情况，实施考核；

4.组织专项管理培训，提升员工操作能力与合规意识。

（二）专责部门职责：

1.负责本领域业务流程的合规审核，优化管理标准；

2.参与专项风险评估，提出风险防控建议；

3.协助处置专项风险事件，完善处置流程；

4.跟踪监管政策变化，推动制度同步更新。

（三）业务部门/下属单位职责：

1.落实本领域专项管理要求，开展日常风险防控；

2.及时上报风险事件，配合开展应急处置；

3.组织本部门员工进行专项管理培训，确保操作规范。

第九条基层执行岗位员工应履行以下合规操作责任：

（一）严格遵守专项管理制度及操作流程，确保业务合规；

（二）主动识别并上报业务中的潜在风险，履行风险报告义务；

（三）参与专项管理培训，提升自身合规能力；

（四）签署岗位合规承诺书，明确个人责任。

第三章专项管理重点内容与要求

第十条采购领域管控要求：

（一）业务操作合规标准：供应商选择须遵循公开、公平、公正原则，严格执行尽职调查、招标投标、合同评审等流程