行政工作审批流程及申请表单.docVIP

适用范围与常见应用场景

本流程及表单适用于企业日常行政事务中需要规范审批的各项申请，包括但不限于：办公物资（如文具、设备）申领、会议室及公共场地使用预定、员工差旅安排、行政服务外包（如保洁、维修）委托、文件印刷与复印申请等。通过标准化审批流程，保证行政资源合理分配、申请事项合规高效处理，同时明确各环节责任，提升行政事务管理的透明度与规范性。

审批流程详解与操作步骤

一、申请发起：填写表单并提交材料

申请人发起申请：申请人根据实际需求，填写《行政事务申请表》（详见模板表格），清晰填写申请事项、用途、数量、时间、预算等关键信息，并附上必要的支撑材料（如会议室使用需注明参会人数、设备需求；差旅申请需附行程说明）。

提交至指定渠道：将填写完整的申请表及支撑材料通过企业内部OA系统、行政部邮箱或线下提交至行政部对接人（如行政专员），保证材料齐全、信息准确。

二、部门初审：审核必要性与合规性

部门负责人审核：申请人所在部门负责人（如部门经理）收到申请后，1个工作日内完成初审，重点审核：

申请事项是否符合部门工作需求；

预算是否在部门年度行政预算范围内；

材料是否完整、信息是否真实。

反馈审核结果：初审通过后，部门负责人在申请表“部门初审意见”栏签字确认；若不通过，需注明原因并退回申请人修改。

三、跨部门会签：协调资源与冲突处理

若申请事项涉及其他部门职责（如会议室预定需与行政部门确认场地availability，设备申领需与IT部门确认技术参数），则进入跨部门会签环节：

行政部分发会签：行政部对接人根据申请内容，将申请表分发至相关会签部门（如IT部、财务部）。

会签部门审核：会签部门收到申请后，1个工作日内完成审核，确认：

资源是否可满足（如会议室空闲时段、设备库存）；

是否存在冲突（如多个部门同时申请同一会议室）；

事项是否符合公司行政管理制度。

反馈会签意见：会签通过，在“会签意见”栏签字；若存在冲突或不可行，需与申请人及行政部门沟通协调，调整方案后重新提交。

四、领导终审：审批权限与决策

根据申请事项的重要性与金额，划分不同审批层级：

常规事项（如小额办公物资、部门内部会议室使用）：由行政部负责人（如行政主管）终审，1个工作日内完成审批。

重要事项（如大型设备申领、跨部门场地预定、预算超5000元）：由分管行政副总（如副总）终审，2个工作日内完成审批。

重大事项（如年度行政外包服务、预算超2万元）：需提交总经理审批，3个工作日内完成审批。

终审通过后，在“领导审批意见”栏签字；未通过则注明原因并终止流程。

五、审批结果反馈与执行

结果通知：行政部对接人根据终审结果，1个工作日内通过OA系统或电话通知申请人审批结果（通过/不通过）。

事项执行：审批通过后，申请人按申请内容执行（如领取物资、预定会议室），行政部负责协调资源并提供支持（如安排会议室设备、联系供应商）。

执行记录：事项完成后，申请人在申请表“执行情况”栏简要记录执行结果，并提交行政部备案。

六、归档管理：资料留存与复盘

行政部每月将已完成的申请表及相关支撑材料整理归档，按“申请日期+事项类型”分类存储，保存期限不少于2年，便于后续查阅、审计及流程优化复盘。

行政事务申请表（通用模板）

基本信息

申请人姓名

所在部门

联系方式

申请日期

年月日

申请事项

□办公物资申领□会议室预定□差旅申请□行政服务外包□其他_________

详细内容

（请具体说明：如物资名称、型号、数量；会议室使用时间、人数；差旅行程、目的地等）

申请理由

（简述申请目的与必要性）

预算明细

（如适用：列出费用构成、总金额，附报价单或合同）

审批流程

部门初审意见

负责人签字：_________日期：_________

会签部门意见

（如涉及，填写部门名称及意见）负责人签字：_________日期：_________

领导审批意见

□同意□不同意（请注明原因）审批人签字：_________日期：_________

执行情况

申请人签字：_________日期：_________

备注

（如特殊需求或其他说明）

流程执行中的关键提示

提前规划申请时间：常规事项需至少提前2个工作日提交，重要事项（如大型会议场地、差旅）需提前5个工作日提交，预留充足审批与协调时间。

保证材料完整准确：申请表信息需真实、完整，支撑材料（如行程单、报价单）需与申请内容一致，避免因材料缺失或错误导致审批延误。

关注审批时效：各环节审批人需在规定时限内完成审核，若遇特殊情况需延时，需提前告知申请人与行政部对接人。

特殊情况沟通：若申请事项紧急或存在特殊需求，申请人可在提交申请后同步电话联系行政部对接人（如行政专员），说明情况以便优先处理。

信息真实性责任：申请人需对申请信息及材料的真实性负责，若提供虚假信