采购需求标准化提交表格模板.docVIP

一、适用情境：规范采购需求提报的场景覆盖

二、操作流程：采购需求标准化提报的步骤指引

（一）需求发起前准备：明确必要信息

确认采购必要性：需求部门需结合业务目标，明确采购项目对部门工作的支撑作用，避免重复采购或非必要采购。

收集基础参数：提前确认采购物品/服务的具体规格、数量、技术参数（如设备功率、物料材质）、质量标准、期望交付时间等关键信息。

预算初审：根据公司财务制度，预估采购项目预算金额（含税/不含税需明确），保证预算在部门年度预算额度内，超预算需提前启动预算调整流程。

（二）填写标准化表格：完整录入需求信息

根据本模板“采购需求标准化提报表”（详见第三部分），逐项填写完整，重点字段包括：

基础信息：需求部门、申请人、联系方式（*经理/主管）、申请日期、需求编号（按部门-年份-序号规则，如“行-2024-001”）；

采购详情：项目名称（需简洁明确，避免“一批办公用品”等模糊表述）、采购类别（勾选“物资类/服务类/工程类”）、规格型号、数量、技术参数（可另附页说明）、预算金额（大写+小写）、资金来源（如“年度办公经费”“专项项目资金”）；

业务需求：用途说明（简述采购原因及使用场景，如“为满足新入职员工办公需求，采购办公椅20把”）、期望交付时间（精确到日期，如“2024年X月X日前”）、供应商要求（如“需为一般纳税人”“具备资质”）。

（三）提交与审批：按流程流转单据

内部审核：申请人填写表格后，需经部门负责人（*部长/主任）审核签字，确认需求的合理性与必要性；

采购对接：将签字后的表格及附件（如技术参数图纸、需求说明文档）提交至采购部，采购专员接收后1个工作日内反馈材料完整性；

后续跟进：采购部根据需求启动采购流程（如询价、招标），需求部门需配合提供补充信息（如参与供应商样品评审），并跟踪采购进度。

（四）需求变更与补充：及时调整信息

若已提交的需求需调整（如数量增减、交付时间延迟、规格变更），需求部门需填写“采购需求变更申请单”，说明变更原因及调整内容，经原审批人确认后重新提交采购部，避免因信息不一致导致采购执行错误。

三、表格模板：采购需求标准化提报表

基础信息

内容

需求部门

（如：行政部/生产部/市场部）

申请人

（*经理/主管）

联系方式

（*，仅限内部沟通）

申请日期

年月日

需求编号

（部门-年份-序号，例：行-2024-001）

采购详情

项目名称

（需具体明确，例：“A4复印纸（70g白色）”而非“一批办公用纸”）

采购类别

□物资类□服务类□工程类

规格型号

（例：复印纸尺寸A4，定量70g；服务类需说明服务范围，例“办公区域每月保洁2次”）

数量

技术参数

（可另附页，需明确核心指标，例：设备功率≥1500W，物料环保等级符合ROHS标准）

预算金额（元）

大写：小写：

资金来源

□年度预算□专项拨款□其他（请注明）

业务需求

用途说明

（简述采购原因及使用场景，例：用于新项目开发，需采购测试设备5台）

期望交付时间

年月日前

供应商要求

（例：供应商需提供3年质保；服务类需具备行业资质证书）

附件清单

□技术参数图纸□报价单□资质文件□其他（请注明）

审批意见

部门负责人审核

签字：日期：

采购部意见

签字：日期：

财务部预算审核

签字：日期：

分管领导审批

签字：日期：

四、重要提示：保证需求提报规范性的关键要点

信息真实完整：表格中所有字段（尤其是技术参数、预算金额、用途说明）需真实准确，不得虚构或遗漏；技术参数不明确时，需附详细说明文件，避免采购执行偏差。

预算合理合规：预算金额需结合市场价格合理预估，不得虚报、瞒报；超预算项目需提前完成预算审批流程，否则不予受理。

附件清晰齐全：涉及定制化产品或特殊服务的，需提供技术参数、图纸、资质文件等附件，保证供应商能准确理解需求。

审批流程完整：表格需经所有审批人签字确认（部门负责人→采购部→财务部→分管领导），缺一不可，避免因流程缺失导致采购延误。

需求变更及时：采购流程启动后，如需变更需求，须立即通知采购部并提交变更申请，未经同意不得擅自调整已确认的采购要素。

术语规范统一：采购项目名称、规格型号等需使用行业通用术语，避免口语化或自创表述（如“电脑”需明确为“台式电脑/笔记本电脑，型号”）。