会议及活动策划准备清单模板.docVIP

会议及活动策划准备清单模板

一、适用场景与价值

二、策划筹备全流程操作指南

（一）前期策划阶段（活动前1-2个月）

明确目标与定位

确定会议/活动的核心目标（如“新产品发布”“客户满意度提升”“团队凝聚力建设”）。

明确活动类型（线下/线上/混合）、规模（预计人数50人/200人/500人+）、主题及基调（正式/轻松/专业）。

组建筹备团队

根据活动规模成立专项小组，明确总负责人（经理），下设策划组、执行组、物料组、宣传组、后勤组等，每组指定1名组长，保证责任到人。

制定初步方案与预算

策划组牵头拟定活动方案，包含：时间、地点、流程、议程、嘉宾邀请、物料需求、宣传计划、应急预案等。

财务组编制预算表，明确场地费、物料费、嘉宾费、宣传费、餐饮费等各项支出上限，预留10%-15%备用金。

关键资源确认

初步筛选并联系场地供应商（如酒店、会议中心、户外场地），确认档期、场地容量、配套设施（投影设备、音响、网络）。

若有嘉宾/讲师参与，提前发送邀请函（注明活动主题、时间、地点、需配合事项），确认意向。

（二）中期执行筹备（活动前2-4周）

细化方案与流程

确定最终议程，精确到每环节时长（如“开场致辞10:00-10:15”“主题演讲10:15-11:30”）。

设计活动流程细节：签到方式（电子签到/纸质签到）、座位安排（VIP区/普通区）、互动环节（抽奖/问答/小组讨论）、物料分发流程等。

物料与供应商准备

物料组根据清单采购/制作物料：背景板、横幅、指示牌、会议手册、礼品、签到用品、宣传物料（海报、易拉宝）、设备租赁（投影仪、麦克风、同声传译设备等），提前3天完成物料清点与测试。

确认供应商服务细节：餐饮菜单（含素食、过敏原标注）、摄影摄像团队（拍摄重点、成片交付时间）、搭建团队（进场/撤场时间、布展效果）。

人员分工与培训

召开筹备组会议，明确各组职责：

策划组：流程把控、突发情况协调；

执行组：现场环节推进、嘉宾对接；

后勤组：签到引导、物料分发、餐饮安排；

宣传组：现场拍照、实时报道（如企业公众号推文）。

对工作人员进行培训，重点讲解应急预案、设备操作规范、嘉宾接待礼仪。

宣传与报名管理

宣传组通过企业官网、公众号、邮件等渠道发布活动信息，附报名（收集参会者信息：姓名、单位、联系方式、特殊需求如轮椅通道）。

提前3天截止报名，统计最终人数，同步给场地、餐饮、物料供应商，确认最终安排。

（三）现场执行阶段（活动前1天至活动当天）

场地布置与设备调试

活动前1天：搭建团队进场布置场地（背景板、桌椅摆放、指示牌设置），执行组全程跟进，保证效果符合方案要求。

活动当天上午：完成设备联调（音响、投影、灯光、网络），测试麦克风、PPT播放、视频播放功能，备用设备（如备用麦克风、移动电源）就位。

物料与人员到位

物料组将所有物料分类存放至指定位置（签到台、物料区、嘉宾休息室），核对数量与质量。

工作人员提前2小时到场，签到并领取工作牌、流程表、应急联系方式，各小组组长再次确认职责分工。

现场流程把控

签到环节：引导参会者签到、领取资料袋（含会议手册、礼品、笔），设置签到处指示牌，安排专人解答疑问。

活动进行中：总负责人通过流程表实时监控各环节进度，执行组提前30分钟提醒下一环节负责人（如“主题演讲准备，请嘉宾就座”），避免拖延。

互动环节：保证抽奖礼品、话筒、道具等提前准备到位，维持现场秩序，引导参会者积极参与。

（四）后续收尾阶段（活动后1周内）

场地清理与物料回收

活动结束后，后勤组负责场地清理（桌椅归位、垃圾清理、设备归还），物料组回收可重复利用物料（如礼品、指示牌），登记并入库。

资料整理与反馈收集

宣传组整理活动照片、视频，撰写活动总结报道（3个工作日内完成发布）。

策划组通过问卷星/邮件收集参会者反馈（对活动流程、内容、服务的满意度及建议），统计结果并形成报告。

费用结算与复盘

财务组与供应商核对费用明细，完成付款（保留发票/收据凭证）。

筹备组召开复盘会议，总结经验（如“流程衔接顺畅”“嘉宾反馈积极”）与不足（如“签到排队时间过长”“设备突发故障处理不及时”），优化后续活动方案。

三、会议及活动策划准备清单模板

（一）核心信息表

项目

内容

活动名称

例：2024年XX企业客户答谢会

活动时间

例：2024年6月15日9:00-17:00（周六）

活动地点

例：XX酒店三楼宴会厅（地址：XX路XX号）

活动主题

例：“携手同行，共创未来”

目标人群

例：核心客户、合作伙伴、行业媒体（预计200人）

总负责人

*经理

联系方式

（内部办公电话）

（二）筹备任务分工表

组别

负责人

核心任务

完成时限

策划组

*主管

方案制定、流程设计、嘉宾邀请、预算编制、复盘总结

活动前1周

执行组

*专员

现场流程把控、嘉宾对接、环节推进、