采购成本控制流程模板降低成本提高效率.docVIP

采购成本控制流程通用工具模板说明

一、适用工作场景

日常生产性采购：如制造业原材料、零售业商品等常规物资的批量采购成本管控。

项目专项采购：如工程建设、技术研发等项目的设备、服务采购成本优化。

成本优化专项工作：企业年度降本目标下的采购流程梳理与供应商结构调整。

临时性紧急采购：对突发需求的高成本风险防控，保证紧急采购不偏离预算目标。

二、操作流程详解

步骤一：需求确认与预算核定

操作说明：需求部门提交《采购需求申请表》，明确物资名称、规格、数量、用途及技术参数；财务部审核预算合理性，保证需求在年度/季度预算范围内；采购部对需求的必要性进行复核，避免过度采购。

责任主体：需求部门、财务部、采购部

输出成果：《采购需求申请表》（含预算审核意见）

步骤二：供应商寻源与资质审核

操作说明：采购部通过招标平台、行业推荐、历史合作记录等渠道收集供应商信息；建立《供应商信息表》，记录供应商资质（如营业执照、行业认证、产能等）、合作历史及履约评价；优先选择纳入“合格供应商名录”的单位，新供应商需通过3家以上客户背调。

责任主体：采购部、质检部（参与资质审核）

输出成果：《供应商信息表》《合格供应商名录》

步骤三：询价比价与初步筛选

操作说明：采购部向不少于3家合格供应商发出《询价单》，明确物资需求、交货期及付款条件；收集报价后，填写《询价比价记录表》，从价格、质量保障、交货周期、售后服务等维度对比分析；剔除报价异常或资质不符供应商，形成候选供应商短名单。

责任主体：采购部*、需求部门（参与技术参数确认）

输出成果：《询价比价记录表》《候选供应商短名单》

步骤四：商务谈判与议价

操作说明：采购经理牵头与候选供应商进行谈判，聚焦价格折扣、批量优惠、付款账期等核心条款；对高价值采购（如单笔超10万元），可邀请财务部参与成本测算；谈判结果形成《谈判纪要》，明确最终报价、附加条件及双方责任。

责任主体：采购经理、财务部、法务部*（重大合同参与）

输出成果：《谈判纪要》

步骤五：合同签订与审批

操作说明：采购部根据《谈判纪要》拟定《采购合同》，明确质量标准、验收方式、违约责任等关键条款；合同经法务部审核合规性，需求部门确认技术条款，总经理审批后盖章生效；合同复印件分发至财务、仓储及需求部门存档。

责任主体：采购部、法务部、总经理*

输出成果：《采购合同》（正本+副本）

步骤六：订单执行与到货验收

操作说明：采购部向供应商下达《采购订单》，同步交货进度；供应商按期交付后，需求部门与质检部*共同核对物资数量、规格及质量，填写《到货验收单》；对不合格物资，要求供应商48小时内退换或整改，避免影响生产进度。

责任主体：采购部、需求部门、质检部

输出成果：《采购订单》《到货验收单》

步骤七：付款结算与成本归集

操作说明：财务部*根据《采购合同》《到货验收单》及发票，审核付款条件；无误后按约定账期办理转账，填写《付款审批单》；采购部在采购系统中归集实际成本，对比预算金额，记录差异原因。

责任主体：财务部、采购部

输出成果：《付款审批单》《采购成本明细表》

步骤八：成本分析与流程优化

操作说明：采购部每月汇总《采购成本明细表》，分析成本差异（如价格上涨、供应商选择不当等）；每季度召开成本分析会，联合财务、需求部门提出改进措施（如替换高价供应商、优化采购批量等）；更新《合格供应商名录》及采购流程手册，持续提升效率。

责任主体：采购部、财务部、各需求部门

输出成果：《采购成本分析报告》《流程优化方案》

三、核心工具表格

采购需求申请表

字段

内容说明

填写部门

需求部门

如生产部、行政部

需求部门

申请人*

需求提报人姓名

需求部门

物资名称/规格型号

详细描述物资及技术参数

需求部门

需求数量/单位

如“1000件”“5吨”

需求部门

预估单价/预算金额

参考历史价格或市场行情填写

需求部门

用途说明

物资使用场景及必要性

需求部门

需求部门负责人*审批

确认需求合理性

需求部门

财务部*审核意见

核对预算合规性

财务部*

采购部*意见

评估采购可行性

采购部*

供应商信息对比表

字段

内容说明

填写部门

供应商名称

全称

采购部*

联系人*

对接人姓名及职务

采购部*

资质等级

如ISO9001、行业特种设备资质等

采购部*

合作历史

近2年合作次数、履约率（如95%）

采购部*

本次报价（单价）

含税单价

采购部*

交货周期

如“7个工作日”

采购部*

付款条件

如“月结30天”

采购部*

综合评分

价格（30%）+质量（40%）+交期（20%）+服务（10%）

采购部*

采购成本分析报告表

字段

内容说明

填写部门

分析周期

如“2024年Q1”

采购部*

物资类别

如“原材料A”“办公用品B”

采购部*

预算总成本

该周期内计划采购成本

财务部*

实际总成本