采购订单处理流程模板收货与验收入库指南.docVIP

适用范围与应用场景

本指南适用于各类企业（制造业、零售业、服务业等）在采购订单执行过程中，对供应商送货物资的接收、质量检验及入库管理的标准化操作。当供应商按采购订单约定的时间、地点送货时，仓库、质检、采购等部门可依据本流程协同完成物资的验收与入库，保证实物与订单信息一致，保障库存数据准确，规避采购风险。适用于原材料、零部件、办公用品、设备等各类采购物资的收货验收场景。

标准化操作流程详解

一、收货准备阶段

订单信息确认

采购专员提前1个工作日将采购订单（含订单号、物资名称、规格型号、数量、交付时间、供应商信息、质量标准等）同步至仓库和质检部门。

仓库管理员根据订单内容，确认收货场地（如指定卸货区、暂存区）、验收工具（如扫码枪、卷尺、衡器、检测设备等）是否准备就绪，保证场地整洁、通道畅通。

供应商到货通知

供应商送货前，需提前通知采购专员或仓库管理员，告知预计到货时间、运输车辆信息、物资数量及大致情况。

仓库管理员根据到货通知，协调装卸人员（如需），保证货物到货后能及时卸货、暂存。

二、到货接收与初步核对

单证核对

供应商送货时，需提供送货单（需注明采购订单号、物资明细、数量、批次号等）及相关质量证明文件（如合格证、检测报告、出厂检验记录等）。

收货人员（仓库管理员明）核对送货单与采购订单信息是否一致：订单号、物资名称、规格型号、数量是否匹配，如有差异，立即联系采购专员华与供应商沟通确认。

实物清点与外观检查

按送货单清点物资数量，核对大件数量（如箱数、托盘数）与单证是否一致；对可拆包的物资，随机拆包核对最小包装单位数量。

检查物资包装是否完好，有无破损、变形、受潮、泄漏等情况；对易碎品、精密设备，需重点检查外包装防护措施是否到位。

如发觉包装严重破损或物资明显异常（如液体泄漏、部件缺失），立即拍照留存，暂停卸货，通知质检员*华到场处理。

三、质量检验环节

检验标准明确

质检员*华根据采购订单约定的质量标准（如国标、行标、技术协议、样品等）及公司《物资检验规范》，确定检验项目（如外观尺寸、功能参数、材质成分、安全标识等）和抽样方案（全检或按AQL标准抽检）。

实施检验

外观与尺寸检验：使用目视、卡尺、卷尺等工具，检查物资表面是否平整、无划痕，颜色、标识是否符合要求，尺寸参数是否在公差范围内。

功能与功能检验：对需通电、运行的设备（如电器、机械），进行通电测试，检查功能是否正常；对原材料（如钢材、塑料），按需送实验室检测成分、功能指标。

文件审核：核对供应商提供的质量证明文件是否齐全、有效，与实物批次信息是否一致（如合格证批次号与生产日期是否匹配）。

检验结果记录

检验过程中，质检员*华逐项记录检验数据，填写《物资检验记录表》，对合格项目打“√”，不合格项注明具体问题描述（如“尺寸偏差+0.5mm”“无法启动”）。

检验完成后，当场出具检验结论：合格、让步接收（经审批后）、不合格。

四、入库登记与上架

合格品入库

检验合格的物资，由仓库管理员*明根据采购订单号和物资类别，在库存管理系统中创建入库单，录入实收数量、批次号、生产日期（如需）、库位等信息。

系统入库单后，打印并交由质检员华、仓库管理员明签字确认，保证单据与实物信息一致。

安排搬运人员将物资运送至指定库位，遵循“重下轻上、大下小上、取用便捷”的原则摆放，粘贴库位标签（含物资名称、规格、入库日期）。

数据更新与通知

仓库管理员明在系统中确认入库单，更新库存台账，保证账实相符；同时将入库信息同步至采购专员华，作为后续付款流程的依据之一。

五、异常情况处理

数量不符

实收数量少于订单数量：收货人员立即联系采购专员*华，由采购专员与供应商沟通，确认是否补货或调整订单数量，补货需重新约定交付时间。

实收数量多于订单数量：超额部分暂不入库，通知采购专员*华核实是否为订单追加，如非订单物资，联系供应商退回或协商处理，做好退货记录。

质量问题

检验不合格物资：质检员华在《异常处理单》中详细记录不合格项，隔离存放（挂“不合格”标识），通知采购专员华和供应商。

供应商需在24小时内响应，提供处理方案（如退货、换货、返工），采购专员*华根据方案协调执行，返工物资需重新检验合格后方可入库。

对已入库后发觉的质量问题（如使用中发觉故障），由采购专员*华牵头，协同仓库、质检部门追溯批次，督促供应商承担退换货或赔偿责任。

常用记录模板示例

表1：采购收货记录表

订单号

供应商名称

送货单号

送货日期

PO202310001

科技有限公司

SD20231015001

2023-10-15

物资明细

序号

物资名称

规格型号

单位

1

服务器主机

X-4200

台

2

内存条

DDR416G

条

收货信息

收货人

送货人

装卸方式

运输车牌号

*明

叉车

京A5

表2：物资入库验收单

订单号

物资名称