审批流程在线标准化表单.docVIP

适用场景与业务范围

本标准化表单适用于企业内部各类需跨部门协作或层级审批的业务场景，包括但不限于：日常费用报销（如办公耗材采购差旅费等）、非生产性物资申领（如固定资产领用、低值易耗品补充）、项目立项审批（如新项目启动、预算调整）、行政事务申请（如会议室使用、印章加盖）等。通过统一表单格式，可规范审批流程、提升审批效率，保证业务处理有据可依、责任可追溯。

标准化操作流程指引

一、申请发起与表单填写

发起申请：申请人登录内部办公系统，进入“审批中心”模块，选择“内部审批流程”表单，根据实际业务类型（如“费用报销”“物资申领”）“新建申请”。

填写基础信息：依次录入申请人所属部门、工号、联系方式、申请日期，并明确申请事项名称（如“202年X月办公费用报销”）。

详细内容填报：

若为费用报销，需填写报销事由、费用发生时间、金额明细（可附报销清单）、费用归属项目（如适用）；

若为物资申领，需填写物资名称、规格型号、申领数量、用途说明；

必要附件：如费用报销需附发票扫描件、消费明细，物资申领需附需求说明或审批单（如适用）。

检查信息完整性：确认所有必填项（标*字段）已填写，附件清晰完整后，“保存草稿”或“提交审批”。

二、审批流程流转

第一级审批（部门负责人）：

申请提交后，系统自动流转至申请人所在部门负责人（*部门经理）审批。

部门负责人需在2个工作日内登录系统，核对申请内容与部门预算、业务需求的匹配性，“同意”“驳回”或“补充说明”。

若驳回，需注明驳回理由（如“超预算”“附件不完整”），申请人修改后重新提交；若需补充说明，可直接在审批意见中备注，申请人补充信息后继续流转。

第二级审批（跨部门协同）：

涉及跨部门业务的（如采购申请需经采购部审核），系统根据预设规则自动流转至协同部门负责人（*采购经理）审批。

协同部门需重点审核业务合规性（如采购是否符合公司采购政策、价格是否合理）、流程完整性，审批时限为3个工作日。

第三级审批（分管领导）：

金额较大（如单笔费用超过X元）或重要性较高的申请（如项目立项），需流转至分管领导（*副总）审批。

分管领导从公司整体战略、资源调配角度审核，审批时限为3-5个工作日，必要时可发起线下会议讨论。

终审与生效：

所有审批环节通过后，系统自动审批编号，表单状态更新为“已批准”，申请人可审批结果及电子印章版表单。

若任一环节驳回，流程终止，申请人根据驳回意见修改后重新发起。

三、结果归档与查询

自动归档：审批完成的表单及附件由系统自动归档至“审批档案库”，按申请日期、类型、审批编号分类存储，保存期限不少于3年。

进度查询：申请人可通过“审批中心”实时查看申请审批进度（如“待部门负责人审批”“已终审”），审批人可查看历史审批记录。

数据统计：管理部门可通过系统导出审批数据，用于分析审批效率、费用分布等，为流程优化提供依据。

通用审批表单模板

基础信息

申请人姓名

*某某

所属部门

*某某部门

工号

*

联系方式

*（仅限内部办公电话，不涉及隐私）

申请日期

*年月日

申请事项名称

*（如“项目差旅费报销”“办公电脑申领”）

申请详情

申请事由

*（详细说明业务背景、必要性，如“因项目赴地开展客户调研，产生差旅费”）

金额明细/物资清单

*（费用报销：分项填写交通费、住宿费、餐费等金额及依据；物资申领：填写名称、规格、数量、单价）

费用归属项目/用途

（如适用，填写对应项目编号或具体用途说明）

附件清单

*（如“发票扫描件3张、会议通知1份”）

审批流程

审批人

审批意见

签字

日期

部门负责人审批

*部门经理

□同意□驳回□补充说明

年月日

协同部门审批

*（如采购经理）

□同意□驳回□补充说明

年月日

分管领导审批

*副总

□同意□驳回□补充说明

年月日

终审

*总经理

□同意□驳回

年月日

备注信息|（可填写其他需说明事项，如“紧急申请，请优先处理”）|

使用规范与风险提示

信息真实性：申请人须保证所填内容及附件真实、准确、完整，严禁虚报、瞒报信息，否则将按公司相关规定处理。

审批时效：各审批人应在规定时限内完成审批，无正当理由逾期未审批的，系统将自动记录并提醒上一级审批人，超时3次以上纳入绩效考核。

附件要求：发票、合同等附件需清晰扫描（PDF或JPG格式），关键信息（如金额、公章）完整可辨，附件总大小不超过10MB。

流程变更：审批过程中如需修改申请内容，需主动联系当前审批环节审批人驳回，修改后重新提交，避免自行在已提交表单中涂改。

保密要求：审批表单涉及公司敏感信息（如预算数据、项目细节），申请人及审批人需严格遵守保密规定，不得泄露给无关人员。

特殊情况：紧急事项（如突发维修）可先通过电话向分管领导报备，再在24小时内补填线上表单，保证流程可追溯。