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人事员工档案管理制度与表册

一、适用范围与工作场景

本制度适用于企业内部人力资源部门对全体员工（含试用期员工、正式员工、退休返聘人员等）档案的建立、维护、保管及使用管理，覆盖员工从入职到离职（或退休）的全生命周期档案管理场景。具体包括：新员工入职档案建立、在职期间信息变更档案更新、岗位调动档案转递、离职档案封存及退休档案移交等工作环节。

二、员工档案管理全流程操作指南

（一）档案建立：新员工入职阶段

操作目标：为员工建立完整、规范的电子及纸质档案，保证基础信息准确无误。

步骤说明：

材料收集：员工入职时，需提交以下材料（原件核对后留存复印件，复印件需员工签字确认与原件一致）：

证件号码复印件；

学历/学位证书、职业资格证书复印件；

与前单位的解除或终止劳动合同证明；

近期体检报告；

一寸免冠照片2张；

银行账户信息（用于薪资发放）；

其他约定材料（如保密协议、竞业限制协议等）。

信息录入：HR专员收集材料后，1个工作日内将员工基本信息录入人事管理系统，字段包括：姓名（*）、性别、出生日期、证件号码号、入职日期、岗位、部门、合同期限、联系方式、紧急联系人等，保证系统数据与纸质材料一致。

档案归档：

电子档案：将员工提交的复印件及入职登记表扫描存入人事管理系统，按“年份-部门-员工姓名”规则命名文件；

纸质档案：使用统一档案袋封装，封面标注“员工档案-姓名（*）-部门-入职日期”，内页材料按“基础信息类-资质证书类-合同协议类-其他类”顺序排列，经HR主管审核后存入档案柜。

（二）档案更新：在职信息变更阶段

操作目标：及时同步员工在职期间的信息变更，保证档案与实际情况一致。

步骤说明：

变更发起：员工发生岗位调动、薪酬调整、联系方式变更、学历提升、家庭住址变动等信息时，需填写《员工信息变更申请表》，经部门负责人审批后提交HR部门。

材料审核：HR专员核对变更事项的佐证材料（如岗位调动通知函、学历证书复印件、新联系方式确认书等），保证变更依据充分。

档案维护：

更新电子档案：在人事系统中修改对应字段，并新的佐证材料扫描件，标注变更日期及原因；

更新纸质档案：将新材料插入档案对应类别，并在档案袋“变更记录”页登记变更时间、内容及经办人。

（三）档案转递：岗位变动或离职阶段

操作目标：保证员工档案在内部调动或离职时完整、安全转递，避免档案遗失或信息泄露。

步骤说明：

内部调动：员工跨部门或分公司调动时，原部门HR需在3个工作日内将纸质档案密封（加盖部门骑缝章），通过内部快递转至新部门HR，同时同步更新电子档案的归属部门信息，并记录转递日期、经手人。

离职处理：

正常离职：员工办理离职手续后，HR专员将档案转入“离职人员档案”专柜，封存档案袋并在封面标注“离职日期-离职原因”，电子档案标记为“已离职”状态；

主动离职：若涉及竞业限制或未结清事项，需在档案中留存《离职协议》《竞业限制承诺书》等材料，保证法律效力完整。

（四）档案保管与销毁：长期维护阶段

操作目标：保障档案安全，规范超期档案处置流程。

步骤说明：

保管要求：

纸质档案存放在带锁档案柜中，由HR部门指定专人负责管理，档案柜钥匙及密码由双人分别保管；

电子档案定期备份（每月1次），备份介质（如移动硬盘）存放于保险柜中，防止数据丢失。

保管期限：

在职员工档案：保存至员工离职后10年；

退休员工档案：永久保存；

超期档案：保管期满后，由HR部门提出销毁申请，经法务部门及分管领导审批后，方可按规定销毁（销毁时需双人监销，并记录销毁清单）。

三、常用档案管理表单模板

表1：员工基本信息登记表

序号

项目

内容（示例）

填写说明

1

姓名

*

与证件号码一致

2

性别

男/女

3

出生日期

年月日

公历日期

4

证件号码号

18位

5入职日期

年月日

劳动合同起始日期

6

岗位

行政专员

当前岗位名称

7

部门

综合管理部

所属部门

8

合同期限

年月日-年月日

劳动合同约定期限

9

联系方式

常用手机号

10

紧急联系人

*（父亲）

关系+姓名+联系方式

11

学历

大学本科

最高学历

12

备注

无

其他需说明事项

表2：档案材料登记表

序号

材料名称

提交日期

来源（员工/HR）

存放位置（档案页码/电子路径）

经办人

1

证件号码复印件

–

员工

纸质P3/电子-基础信息类-01

2

学历证书复印件

–

员工

纸质P5/电子-资质证书类-02

3

劳动合同

–

HR

纸质P8/电子-合同协议类-01

4

岗位调动通知函

–

HR

纸质P10/电子-变更记录类-01

表3：员工信息变更申请表

员工姓名

*

所属部门

市场部

变更事项

□联系方式□岗位□学历□其他：家庭住址

原内容

联系方式：135

新内容

联系方式：139

变更原因

手机号注销，更换新号码

附件材料

新号码