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体系认证合同书

一、合同主体与背景概述

体系认证合同书，顾名思义，是由认证委托方（通常为寻求体系认证的企业或组织，以下简称“委托方”）与认证机构（经国家认可的、具备法定资质的专业认证服务提供方，以下简称“认证机构”）之间，为明确双方在体系认证活动中的权利、义务、责任及相关事项而达成的具有法律约束力的书面协议。

合同的核心作用在于：

1.规范行为：为认证活动的全过程设定清晰的行为准则与操作边界。

2.明确权责：界定委托方与认证机构各自的权利与义务，避免后续争议。

3.保障权益：确保双方在认证过程中的合法权益得到有效保护。

4.风险控制：通过明确的条款约定，防范和化解认证过程中可能出现的各类风险。

在签署合同前，委托方应对认证机构的资质、认可范围、专业能力、信誉及服务质量进行充分调研与核实；认证机构亦需对委托方的基本情况、体系建立与运行状况进行初步了解，以确保双方合作的基础与可行性。

二、合同的核心构成要素

一份专业严谨的体系认证合同书，应包含以下核心构成要素：

（一）合同主体信息

合同首部必须清晰列明双方当事人的法定全称、注册地址、统一社会信用代码、法定代表人或授权代表人姓名、联系方式等基本信息。若存在委托代理人，需同时提供有效的授权委托书。此部分是确认合同当事人身份及责任主体的基础。

（二）认证范围与依据

1.认证范围：这是合同的关键条款之一，需极其明确和具体。应清晰界定认证所覆盖的组织单元（如部门、分厂）、产品/服务类别、活动过程以及所涉及的地理区域。认证范围的描述应准确、无歧义，既不宜过宽导致认证风险，也不宜过窄而无法满足委托方的实际需求。例如，质量管理体系认证范围可表述为：“XX公司在XX地点生产的XX产品的设计、开发、生产和服务过程的质量管理体系”。

2.认证依据：明确指出本次认证所依据的标准、规范或其他规范性文件的完整名称及版本号。例如：“GB/T____-XXXX/ISO9001:XXXX质量管理体系要求”。确保双方对认证标准的理解一致，是保证认证活动规范性和认证结果有效性的前提。

（三）双方权利与义务

1.委托方的权利与义务：

*权利：

*有权获得认证机构提供的符合约定要求的认证服务。

*有权对认证机构的认证活动过程进行合理监督，并就疑问提出质询。

*在认证通过后，有权获得认证机构颁发的认证证书，并按规定使用。

*对认证决定有异议时，有权依据认证机构规定的申诉、投诉程序提出申诉或投诉。

*义务：

*如实提供认证所需的全部文件资料和信息，并对其真实性、准确性和完整性负责。

*建立、实施、保持并持续改进符合认证依据要求的管理体系。

*为认证机构开展现场审核等活动提供必要的工作条件、合理的时间安排及进入所有相关场所的便利。

*配合认证机构的审核活动，指派熟悉业务的人员参与沟通，并及时采取纠正和纠正措施以应对审核中发现的问题。

*按合同约定及时足额支付认证费用。

*遵守认证机构关于认证证书和认证标志使用的规定。

2.认证机构的权利与义务：

*权利：

*有权要求委托方提供真实、完整的文件资料和信息。

*有权依据认证依据和合同约定，独立、客观、公正地开展认证审核活动。

*对于不符合认证要求的情况，有权做出不予通过认证、暂停或撤销认证证书等决定。

*有权按合同约定收取认证费用。

*义务：

*承诺委派具备相应资质和能力的审核员及技术专家组成审核组。

*按照认证依据、认可规范及合同约定的程序和计划组织实施认证活动，确保认证过程的规范性和公正性。

*及时向委托方提交审核报告及其他相关文件。

*在规定时限内，根据认证结果做出认证决定，并向通过认证的委托方颁发认证证书。

*对在认证过程中知悉的委托方的商业秘密、技术信息等承担保密义务，法律法规另有规定的除外。

（四）认证流程与周期

合同中应明确约定认证的基本流程，通常包括：文件审核、现场审核（一阶段、二阶段，如适用）、不符合项的纠正与验证、认证决定、证书颁发等环节。同时，需对各阶段的预计时间节点、整体认证周期（自合同生效至证书颁发）做出合理预估，并约定因委托方原因（如未能及时提供文件、未能按时接受审核、未能及时关闭不符合项等）或不可抗力导致周期延误的处理方式。

（五）费用与支付

1.认证费用构成：应明确列出认证费用的具体构成，如申请费、审核费（含文件审核费、现场审核人员的差旅、食宿等费用，或明确此类费用的承担方式）、审定与注册费、证书费等。各项费用的计算依据（如人数、规模、复杂程度等）也应清晰。

2.费用金额：明确各项费用的具体金额及总费用。

3.支付方式与期限：约定支付方式（如银行转账）及各阶段费用的支付