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客房物资盘点制度

第一章总则

第一条政策依据

为规范公司客房物资管理，加强成本控制与风险防控，依据《中华人民共和国会计法》《企业内部控制基本规范》及《酒店行业物资管理标准》等行业准则，结合集团母公司关于物资资产精细化管理的要求，以及公司内部加强财务管理、防控专项风险的决策部署，特制定本制度。制度旨在通过系统化、标准化的物资盘点机制，确保客房物资的账实相符、资产安全，降低运营成本，提升管理效能。

第二条适用范围

本制度适用于公司总部各部门、下属各酒店及分支机构，涵盖客房物资采购、入库、领用、盘点、报废等全生命周期管理。具体适用场景包括但不限于：客房易耗品（如洗漱用品、布草）、固定资产（如家具、灯具）、低值易耗品（如客用电器、装饰品）的盘点与管控。全体员工均需严格遵守本制度，确保客房物资管理的规范性与合规性。

第三条核心术语定义

1.XX专项管理：指公司针对客房物资管理建立的全流程、系统化管控体系，包括采购、存储、使用、盘点等环节的风险识别、标准执行与动态优化。其外延涵盖物资的物理管理、财务核算、绩效评估及合规监督。

2.XX风险：指在客房物资管理过程中可能出现的资产流失、账实不符、采购违规、浪费浪费等问题，可能引发运营成本上升、管理效率低下或法律合规风险。

3.XX合规：指客房物资管理活动符合国家法律法规、行业规范及公司内部制度要求，确保采购、使用、处置等环节的合法性与透明度。

第四条专项管理核心原则

1.全面覆盖：客房物资盘点须覆盖所有品类、所有区域，确保无遗漏、无死角。

2.责任到人：明确各级管理人员、业务部门及执行岗位的盘点职责，建立责任追溯机制。

3.风险导向：聚焦高价值、高频使用物资的盘点，优先防控物资流失、浪费等重大风险。

4.持续改进：通过定期复盘、技术赋能等方式，优化盘点流程，提升管理效率。

第二章管理组织机构与职责

第五条决策层职责

公司主要负责人为公司客房物资盘点的第一责任人，对专项管理工作的总体方向、资源投入及重大风险决策负总责；分管领导为直接责任人，负责统筹落实制度执行、监督考核及跨部门协调。决策层需每年审议一次盘点结果，审批重大物资处置方案。

第六条专项管理领导小组

设立客房物资盘点管理领导小组，由分管领导担任组长，成员包括财务部、运营部、采购部及各酒店负责人。领导小组职能包括：

1.统筹协调：制定年度盘点计划，协调跨部门资源。

2.决策审批：对盘点中发现的重大问题（如金额超阈值差异）进行决策审批。

3.监督评价：定期通报盘点结果，评估各环节管理有效性。

第七条牵头部门职责（财务部）

1.制度建设：牵头制定、修订盘点制度，明确操作细则。

2.风险识别：定期分析盘点数据，识别物资流失、浪费等风险点。

3.监督考核：参与盘点过程抽查，将盘点结果纳入部门绩效考核。

第八条专责部门职责（运营部）

1.流程优化：负责盘点流程的落地执行，推动标准化作业。

2.业务合规：审核盘点中发现的问题，提出整改建议。

3.培训宣贯：组织一线员工培训，确保操作规范。

第九条业务部门/下属单位职责

1.执行落实：各酒店及部门按计划开展日常盘点，确保数据准确性。

2.风险防控：建立物资领用台账，防止过度消耗或盗用。

3.异常上报：发现重大差异或违规行为，及时向领导小组报告。

第十条基层执行岗责任

1.岗位合规承诺：各岗位人员需签署《客房物资盘点合规承诺书》，明确个人责任。

2.风险上报义务：对盘点中发现的异常情况（如物资损坏、缺失）须立即上报，不得瞒报。

第三章专项管理重点内容与要求

第十一条采购环节管控

业务操作合规标准：供应商选择需通过公开招标或比选，建立合格供应商名录；采购合同须明确物资规格、数量、价格及交付标准。禁止性行为：严禁未经审批向特定供应商采购、规避招标流程。重点防控点：警惕低价中标后的以次充好、虚报数量等风险。

第十二条入库管理要求

合规标准：物资入库需核对送货单与采购合同，实施“双人验收”制度；贵重物资（如电器、家具）需影像留存。禁止性行为：严禁在入库环节“先入库后报账”，规避审计。重点防控点：防止虚假入库套取资金。

第十三条存储管理规范

合规标准：物资存放需分区分类，高价值物资设专人保管；建立库存台账，定期核对数量与状态。禁止性行为：严禁将客房物资挪作他用或外借。重点防控点：防潮、防火、防盗措施需落实到位。

第十四条领用与调拨要求

合规标准：领用需填写审批单，经部门主管签字后方可发放；跨酒店调拨需通过系统备案。禁止性行为：严禁超权限