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采购订单审核及流程管理模板详解

一、适用范围与典型应用场景

二、全流程操作步骤详解

（一）需求提出与申请

需求部门发起：需求部门根据业务需求（如部门办公补充、生产计划、项目实施），填写《采购申请单》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、用途、期望交付日期及预算来源。

示例：行政部因新增员工，需采购办公椅20把，规格要求为人体工学设计，单价不超过500元，预算来自行政年度预算，期望3日内交付。

部门负责人初审：需求部门负责人审核申请的合理性（如是否符合部门规划、预算是否充足），签字确认后提交至采购部。

（二）采购订单创建

采购部接收与审核：采购部收到《采购申请单》后，重点审核：

需求描述是否清晰、规格是否明确；

预算是否在部门年度预算范围内；

是否存在更优替代方案（如现有库存能否满足、是否有性价比更高的供应商）。

供应商选择与询价：

对于标准化物品，采购部从合格供应商库中选择至少3家比价；

对于非标或大额采购，需组织招标或竞争性谈判，形成《供应商报价对比表》。

订单草拟：根据确定的供应商及价格，采购专员创建《采购订单》（PO），包含以下核心信息：

订单编号（规则：年份+月份+部门简称+流水号，如202405-PROC-001）；

供应商信息（名称、地址、联系人、电话）；

物品/服务明细（名称、规格型号、单位、数量、单价、金额）；

交付条款（交货地点、时间、运输方式）；

付款条款（如“验收合格后30日内支付全款”）；

其他特殊要求（如包装、验收标准）。

（三）多级审核流程

采购订单需按金额及重要性分级审批，保证权责匹配：

需求部门复核：采购订单发送至需求部门负责人，确认订单内容与申请需求一致（如数量、规格、交付时间），重点核对“是否满足实际需求”。

示例：生产部申请采购A零件1000个，订单中误填为100个，需退回采购部修正。

采购部负责人审核：采购部负责人审核订单的合规性（如供应商是否为合格方、价格是否合理、条款是否符合公司采购政策），签字确认。

财务部审核：财务部重点审核：

预算是否超支（对比年度预算及已执行订单金额）；

付款条款是否符合财务制度（如预付款比例、发票要求）；

税费计算是否准确（如增值税率是否与供应商资质一致）。

管理层审批（根据金额）：

金额≤5万元：由分管副总审批；

5万元＜金额≤20万元：由总经理审批；

金额＞20万元：需提交总经理办公会集体审批。

审批通过后，订单状态更新为“已批准”；若驳回，需注明原因并退回采购部修正。

（四）订单确认与下达

供应商确认：采购部将已批准的采购订单发送至供应商，要求供应商在2个工作日内书面（或邮件）确认，确认内容需与订单一致（如价格、交付时间、规格）。

订单归档与分发：供应商确认后，采购部将订单原件（含扫描件）分发至：需求部门（作为收货依据）、财务部（作为付款依据）、仓库（作为入库准备），同时留存采购部台账。

（五）执行与跟踪

交付跟踪：采购专员在订单交付日前3天主动联系供应商，确认生产/备货进度及物流安排；若可能延迟，要求供应商提供新的交付时间，并同步通知需求部门调整计划。

异常处理：

若供应商无法按时交付，采购部需协调替代方案（如更换供应商、调整交付优先级），并报备采购部负责人；

若物品在运输途中损坏，采购部需联系供应商补发或退款，同时留存相关凭证（如物流破损照片、签收记录）。

（六）验收与入库

需求部门验收：物品送达后，需求部门对照采购订单及验收标准（如规格、数量、质量）进行现场验收，填写《物品验收单》，验收人签字确认。

示例：IT部门采购服务器，需开机测试硬件配置是否与订单一致，系统运行是否正常。

仓库入库（如适用）：对于需入库的物品，仓库根据《验收单》办理入库手续，更新库存台账，入库单需同时有需求部门验收人及仓管员签字。

（七）财务结算

发票核对：供应商根据订单开具合规发票（发票抬头、税号、项目需与订单一致），财务部核对发票信息与订单、验收单是否一致（“三单匹配”）。

付款申请：财务部核对无误后，《付款申请单》，附订单、验收单、发票等凭证，按审批流程支付款项。

（八）归档与复盘

单据归档：采购部将采购订单、审批记录、验收单、发票等纸质/电子单据按订单编号分类归档，保存期限不少于3年。

流程复盘：每季度采购部组织需求部门、财务部复盘订单执行情况，分析常见问题（如延迟交付、规格不符），优化供应商选择标准及流程节点。

三、核心模板表格设计

（一）采购申请单

字段名

填写说明

示例

申请部门

需求部门全称

行政部

申请人

需求部门对接人

张*

申请日期

提交申请的日期（YYYY-MM-DD）

2024-05-01

采购类型

物资采购/服务采购

物资采购

物品/服务名称

具体名称（避免模糊表述）

人体工学办公椅

规格型号

详细参数（如尺寸、材质、技术要求）