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机关单位文件归档与管理流程规范

机关单位的文件材料是各项工作开展的原始记录，是决策部署、政策执行、历史沿革的重要载体。科学规范的文件归档与管理流程，不仅是维护机关工作秩序、提升行政效能的基础，更是保障信息安全、传承历史经验的关键。本文旨在结合机关工作实际，梳理文件从形成到归档利用的全流程管理要点，以期为机关单位档案工作的规范化、制度化提供参考。

一、文件材料的收集与初步整理

文件材料的收集是归档工作的起点，其完整性与及时性直接影响后续档案的质量。

（一）收集范围的界定

机关单位应明确界定归档文件的范围。通常包括：本单位在行政管理、业务开展、公务活动中形成的具有保存价值的各类文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录。具体而言，涵盖上级机关下发的需贯彻执行的重要文件；本单位制发的各类正式文件（含定稿、正本、附件）；本单位与其他单位往来的重要函件；会议记录、纪要；工作计划、总结、报告；各类合同、协议、统计报表；重要的会议材料、调研材料、考察报告等。临时性、事务性、无查考利用价值的材料则不予收集。

（二）收集时间与责任

文件材料的收集应坚持“随办随归”与“定期归档”相结合的原则。各项工作在完成后，承办人员应及时将相关文件材料整理齐全，交本部门档案员或指定人员。对于年度性、阶段性工作，应在工作结束后一个月内完成收集。各部门负责人应对本部门文件材料的收集完整性负责，档案管理部门（或专职档案员）负有指导和督促职责。

（三）初步整理要求

收集到的文件材料，承办人员或部门档案员应进行初步筛选和排序。剔除重复、冗余、无价值的材料；检查文件是否齐全（如正文、附件、签发稿、修改稿等是否完整）；按照文件形成的时间顺序或工作逻辑进行简单排列，为后续的系统整理奠定基础。

二、文件材料的分类与鉴定

分类与鉴定是文件归档的核心环节，旨在确定文件的归档价值、保管期限，并为系统化整理编目提供依据。

（一）科学分类

机关单位应根据自身职能和工作特点，参照国家或行业档案分类标准，制定适合本单位的档案分类方案。常见的分类方法有年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等，或结合使用。例如，可先按年度区分，再按组织机构（或部门）分类，同一组织机构内再按问题或文件类型细分。分类体系应保持相对稳定，以便于长期管理和检索。

（二）价值鉴定

价值鉴定主要是确定文件材料的保管期限。应依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等相关法规，结合文件内容的重要程度、现实作用和历史作用，准确划定永久、定期（如长期、短期，或具体年限）保管期限。对于重要的政策性文件、全局性工作文件、涉及重大权益的文件等，应定为永久保管；对于一般性业务工作文件，可定为定期保管。鉴定工作应由档案管理部门牵头，必要时组织相关业务部门人员共同参与。

三、文件材料的整理与编目

整理与编目是将零散文件系统化、条理化，使其成为有序档案的过程。

（一）件的构成

以“件”为单位进行整理是当前机关文书档案整理的主流方法。一般以每份文件为一件，正本与定稿为一件，正文与附件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件。

（二）排列与编号

在同一分类项下，文件应按事由结合时间、重要程度进行排列。通常，同一事由的文件按形成时间先后排序；不同事由的文件，按事由的重要程度或办结时间排序。排列完毕后，对每份文件进行编号，即赋予档号。档号应具有唯一性和可追溯性，其结构应能反映分类体系和排列顺序。

（三）编目著录

编目著录是将文件的特征信息记录下来，形成目录，便于检索利用。著录项目应规范、准确，主要包括：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、保管期限、备注等。应使用符合国家标准的档案著录规则，确保目录信息的规范性和通用性。可通过档案管理软件进行计算机辅助著录，提高效率。

四、文件材料的归档与移交

文件材料整理编目完毕后，应及时向单位档案管理部门归档移交。

（一）归档手续

各部门应在规定时间（通常为次年上半年）将整理合格的文件材料向档案管理部门移交。移交时，双方应共同清点核对，并填写《档案交接文据》，注明移交部门、接收部门、文件数量、保管期限、移交时间、交接双方签字等信息，确保责任明确，有据可查。

（二）归档要求

归档的文件材料应做到纸质优良、书写规范（不宜使用易褪色墨水）、字迹清晰、装订整齐。电子文件的归档应符合国家关于电子档案管理的要求，确保其真实性、完整性、可用性和安全性，并与相应的纸质文件建立关联。

五、档案的保管与维护

档案入库后，科学的保管与维护是确保档案长期安全留存的关键。

（一）库房管理

档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“九防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。库房内档案柜架应排列有序，便于存取和通风。

（二）日常维护

定期