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公司内部信息共享平台建设与使用指南

一、前言

为规范公司内部信息流转，打破部门间信息壁垒，提升知识共享与协作效率，特建设公司内部信息共享平台（以下简称“平台”）。本指南旨在帮助员工快速知晓平台功能，掌握操作方法，保证平台高效、安全、规范运行，助力公司数字化转型与业务协同。

二、平台核心应用场景

（一）新员工入职培训与信息同步

新员工入职时，可通过平台快速获取公司规章制度、组织架构、业务流程、历史项目资料等标准化信息，减少人工对接成本；人力资源部门可在线发布培训课件、考核要求，实现入职培训全流程线上化管理。

（二）跨部门项目协作

项目团队通过平台创建专属项目空间，共享项目计划、进度文档、会议纪要、需求清单等资料，成员可实时在线编辑、评论，项目负责人可同步跟踪任务完成情况，提升跨部门沟通效率。

（三）部门知识库建设与资料归档

各部门可将日常工作中产生的制度文件、操作手册、案例分析、行业报告等资料分类至平台，形成部门专属知识库；支持关键词检索、版本追溯，保证历史资料可快速调用，避免知识流失。

（四）公司通知与动态传达

行政部门、管理层通过平台发布公司通知、会议安排、活动预告、政策解读等信息，保证全员及时获取准确信息；支持按部门、职级定向推送，避免信息过载。

（五）经验分享与技能交流

员工可分享工作心得、技术技巧、成功案例等，形成“人人参与、知识共享”的内部氛围；支持点赞、评论互动，促进跨岗位经验借鉴，助力员工能力提升。

三、平台操作全流程指南

（一）账号注册与权限配置

账号注册：新员工入职后，由人力资源部管理员在平台后台录入员工信息（姓名、工号、部门、职级等），系统自动分配初始账号（默认为工号，初始密码为证件号码后六位），员工首次登录需修改密码。

权限申请：若需访问非本部门资料或使用高级功能（如创建项目空间、管理文档），可通过“权限管理”模块提交申请，说明申请事由、需访问的资料范围，经部门负责人及平台管理员审批通过后生效。

（二）文档管理与共享

文档：登录平台后，“文档管理”→“文件”，支持Word、Excel、PPT、PDF等格式文件；时可填写文档标题、关键词、描述信息，选择所属分类（如“制度文件”“项目资料”“培训资料”），并设置文档密级（公开、内部、秘密）。

文档共享：成功后，文档右侧“共享”按钮，可选择共享范围（指定成员、部门、全员），并设置查看权限（仅查看、可编辑、可）；若需取消共享，进入“共享设置”修改即可。

版本管理：文档修改后重新，系统自动保存历史版本；用户可查看各版本修改记录（修改人、修改时间、修改摘要），支持恢复至历史版本。

（三）项目空间创建与协作

创建项目：项目负责人登录后，“项目协作”→“新建项目”，填写项目名称、起止时间、成员列表（选择平台内员工）、项目目标等信息，系统自动项目空间。

资料协同：在项目空间内，可项目相关文档、创建任务清单（分配任务人、截止时间）、召开线上会议（支持录制回放）；成员对文档的编辑、评论实时同步，项目负责人可查看任务进度甘特图。

项目归档：项目结束后，负责人“归档项目”，系统自动将项目资料转移至“历史项目库”，仍支持查阅但不可编辑。

（四）通知发布与查阅

发布通知：具有发布权限的员工（如行政部门、部门负责人），“通知公告”→“新建通知”，填写通知标题、内容、附件、发布范围（部门/全员）、生效时间，提交后经审批（若开启审批流程）即可发布。

查阅与反馈：员工登录后可在“通知公告”首页查看接收到的通知，支持按时间、类型筛选；重要通知可设置“确认阅读”功能，员工阅读后需确认，管理员可查看确认情况。

（五）知识库检索与学习

资料检索：在平台首页搜索框输入关键词（如“报销流程”“安全规范”），系统可按分类、发布时间、相关度排序展示结果；支持按文档格式、密级筛选。

学习路径：员工可加入“学习小组”，参与平台推荐的专题课程（如“新人必修课”“项目管理进阶”），完成学习任务后获得积分，积分可兑换学习资源或奖励。

四、常用表格模板示例

（一）部门资料共享申请表

申请部门

资料名称

资料类型（制度/项目/其他）

共享范围（部门/全员/指定人员）

申请事由

申请人

申请日期

审批人

审批状态

市场部

2024年营销策略方案

项目资料

全员

用于跨部门协作讨论

张*

2024-03-01

李*

已通过

（二）项目协作文档信息表

项目名称

文档名称

文档编号

版本号

最后修改人

修改时间

存放路径

密级

客户管理系统升级

需求规格说明书

PRD-2024-001

V2.1

王*

2024-03-05

项目A/需求文档/内部

（三）通知发布审批表

通知标题

发布部门

发布范围

生效时间

附件

内容摘要

拟稿人

审核人

批准人

关于2024年清明节放假安排的通知

行政部

全员

2024-04-01

放假安排表