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个人事项报备制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国反不正当竞争法》《企业内部控制基本规范》及相关行业准则制定，同时参照集团母公司关于专项风险防控的总体要求，结合企业内部管理实际需要，旨在规范个人事项报备行为，防范利益冲突、数据泄露、合规风险等专项问题，确保企业经营管理的健康有序。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖但不限于以下场景：

（一）员工个人及其近亲属涉及关联交易、利益输送等可能影响职务执行的经营活动；

（二）员工因履职需要处理敏感信息、接触商业秘密的保密管理事项；

（三）员工境外工作或个人行为可能引发合规争议的报备要求；

（四）公司重大决策、项目招标、采购等关键环节的回避管理。

第三条本制度下列术语含义如下：

（一）XX专项管理：指通过制度、流程、技术手段对员工个人事项进行动态监控与合规约束的管理活动，包括但不限于任职回避、亲属关系报备、利益冲突审查等。

（二）XX风险：指因员工个人事项未及时报备或违规处置，可能引发的管理漏洞、法律纠纷、资产损失、声誉损害等潜在危害。

（三）XX合规：指员工个人事项的报备行为符合法律法规、公司制度及行业规范，不存在或已妥善处置利益冲突、数据安全等风险的状态。

第四条XX专项管理遵循以下原则：

（一）全面覆盖：所有涉及员工个人事项的报备要求均纳入管理范围，不留盲区；

（二）责任到人：明确各级组织与员工的报备责任，确保责任可追溯；

（三）风险导向：重点关注可能引发重大风险的环节，优先防控高发性、隐蔽性问题；

（四）持续改进：根据内外部环境变化及时调整报备要求，完善管理机制。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对XX专项管理负总责，统筹决策重大事项；分管领导为直接责任人，负责组织落实、监督考核。

第六条设立XX专项管理领导小组，由公司主要领导牵头，分管领导、纪检监察部门、人力资源部、法务部、信息中心等部门负责人组成，主要履行以下职能：

（一）制定与修订XX专项管理制度；

（二）协调跨部门重大风险处置事项；

（三）审定年度管理计划与考核结果；

（四）监督检查制度执行情况。

第七条领导小组下设办公室，设在人力资源部，具体承担：

（一）牵头制定专项管理细则；

（二）汇总分析风险事件，提出改进建议；

（三）组织培训宣贯，提升全员合规意识。

第八条牵头部门职责：

（一）统筹XX专项管理制度建设，每年开展评估优化；

（二）定期组织风险识别，编制风险清单；

（三）监督各部门报备落实情况，开展专项检查；

（四）牵头开展培训，更新合规知识库。

第九条专责部门职责：

（一）法务部负责合规标准审核，提供法律支持；

（二）信息中心负责数据安全报备，监控敏感信息流转；

（三）审计部负责年度合规审计，出具评估报告。

第十条业务部门/下属单位职责：

（一）落实本领域XX专项管理要求，开展日常自查；

（二）及时上报员工个人事项变化，配合风险处置；

（三）对下属单位实施延伸管理，确保要求传导到位。

第十一条基层执行岗责任：

（一）签署岗位合规承诺书，明确报备义务；

（二）发现异常事项及时上报，不得隐瞒或拖延；

（三）配合开展合规审查，如实反映情况。

第三章专项管理重点内容与要求

第十二条任职回避管理。员工不得在以下情形中履职：

（一）担任亲属或特定关系人担任董事、监事、高管单位的职务；

（二）负责采购或评审与其亲属或特定关系人存在利益关系的项目；

（三）因履职可能影响公正执行职务的其他情形。

第十三条利益冲突报备。员工遇以下情形须主动报备：

（一）个人或近亲属与业务对手存在股权、借贷等利益关系；

（二）接受关联单位或第三方超出正常标准的馈赠；

（三）利用职务便利为特定关系人谋取利益。

第十四条数据安全报备。涉及敏感信息处理须遵守：

（一）明确数据访问权限，记录操作日志；

（二）离职或转岗时完成数据清退；

（三）境外工作需报备数据跨境存储方案。

第十五条招投标回避管理。员工遇以下情形须主动回避：

（一）与投标人存在直接亲属关系；

（二）近三年内曾为投标人提供咨询服务；

（三）参与评审可能影响公正性的其他情形。

第十六条关联交易管控。除法律规定的简易程序外，关联交易需经：

（一）第三方独立评估，公示交易细节；

（二）无利益冲突人员决策，并记录决策过程；

（三）异常交易触发多级复核机制。

第十七条境外合规报备。外派员工须提前报备：

（一）当地法律禁止的经营活动；

（二）可能引发文化冲突