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企业资源规划通用表单及填写说明

一、适用业务场景与价值说明

在企业资源规划（ERP）系统中，通用表单作为跨部门业务协同的核心载体，适用于以下场景：

业务流程发起：如采购申请、库存调拨、销售订单创建、费用报销等流程的初始环节，通过表单统一规范信息采集，避免口头沟通误差。

资源调配申请：当部门需新增设备、调整人力资源、申请预算支持时，通过表单明确需求细节，便于管理层统筹评估。

跨部门协作：涉及多环节的业务（如新产品上市、项目立项），需通过表单同步各部门需求与进度，保证信息透明传递。

数据追溯与审计：表单填写记录可作为业务执行凭证，支持后续流程查询、问题追溯及合规审计。

通过标准化表单，企业可实现业务流程规范化、信息传递高效化、资源利用最优化，减少因信息不对称导致的流程延误或资源浪费。

二、表单填写全流程指引

步骤1：明确填写主体与权限

表单填写人需为业务发起部门的相关负责人（如采购专员、销售主管、项目经理等），需保证对所填业务内容有充分知晓。

涉及跨部门需求的表单，需提前与相关部门（如财务部、仓储部、人力资源部）沟通，确认需求可行性，避免后续流程反复。

步骤2：准备基础资料与数据

根据业务类型，提前收集必要信息，例如：

采购申请：需明确物料名称、规格型号、需求数量、预算金额、到货日期等；

库存调拨：需提供调出/调入仓库信息、物料编码、当前库存数量、调拨原因等；

费用报销：需附上合规票据（扫描件）、费用发生时间、用途说明、预算科目等。

保证数据准确无误（如物料编码、部门名称、预算代码等需与ERP系统基础数据一致）。

步骤3：逐项填写表单字段

按照表单模板从上至下依次填写，重点字段需完整规范：

基本信息：填写日期、申请人姓名*、所属部门、联系方式（企业内部短号）；

业务详情：根据需求类型选择对应模块（如“采购”“库存”“费用”等），详细描述业务背景、具体需求（如“因生产急需，申请采购A物料100件，规格，单价元”）；

资源需求：明确所需人力、物力、财力的具体配置（如“需仓储部配合安排出库，预算金额5000元”）；

审批流程：根据企业权限设置，依次提交至部门负责人、分管领导、财务审核人*等审批节点。

步骤4：提交表单并跟踪流程

填写完成后，通过ERP系统“表单提交”功能，系统将自动触发审批流程。

申请人可登录系统“我的待办”或“流程跟踪”模块，查看当前审批节点及处理进度。

若审批过程中被驳回，需根据驳回原因修改表单内容并重新提交，避免同一问题重复修改。

步骤5：归档与反馈

表单审批通过后，相关部门（如采购部、财务部）将根据表单内容执行业务操作，执行结果将通过系统反馈给申请人。

申请人需在业务完成后，将表单及附件（如合同、验收单）整理归档，保存期限按企业档案管理规定执行（通常不少于3年）。

三、通用表单模板及字段说明

企业资源规划（ERP）通用业务申请表

字段模块

字段名称

填写要求

示例

基本信息

申请日期

格式：YYYY-MM-DD

2024-03-15

申请人*

填写正确姓名（用号代替，如“张”）

张*

所属部门

选择部门全称（如“生产部”“销售部”）

生产部

联系方式

填写企业内部短号或分机号

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业务详情

需求类型

单选：采购申请/库存调拨/销售订单/费用报销/其他（需注明）

采购申请

业务主题

简明概括业务内容，不超过20字

A物料紧急采购

具体需求描述

详细说明业务背景、需求明细、预期目标（可另附页）

因生产线突发故障，需紧急采购A物料100件（规格：-123，单价：50元），要求3月18日前到货

关联项目/订单号

如涉及现有项目或订单，填写对应编号

P202403-001

资源需求

物资需求

填写物料名称、规格型号、单位、数量、预算单价（如无物资可不填）

A物料，规格-123，件，100，50元/件

人力需求

说明需配合的部门及人员（如“需仓储部安排2人协助装卸”）

需仓储部安排2人协助装卸

费用预算

填写总预算金额（单位：元），注明预算科目（如“办公费”“原材料采购”）

5000元，预算科目：原材料采购

审批流程

部门负责人意见

由申请人直接上级填写，审批通过后签字（系统内电子签章）

同意，按流程执行

分管领导意见

由业务分管领导填写，重点审核资源合理性及预算合规性

预算合理，同意采购

财务审核意见

由财务部填写，审核预算是否超标、票据是否合规（仅费用报销类需此项）

预算within月度计划，审核通过

附件清单

附件名称

与业务相关的证明文件（如合同、报价单、库存报表等）

A物料报价单（供应商：公司）

附件大小

单个附件不超过10MB，总大小不超过50MB

2.5MB

备注

其他说明

填写需补充说明的事项（无则填写“无”）

无

四、填写规范与常见问题提示

核心填写规范

信息真实准确：所有字段内容需与实际情况一致，禁