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员工离职手续办理清单及注意事项填写示例

一、离职手续的重要性与适用情境

员工离职是企业人员流动的正常环节，规范的离职手续办理既能保障员工合法权益，也能保证公司工作交接顺畅、资产安全及信息合规。本清单适用于以下情境：员工主动提出离职、劳动合同到期终止、双方协商解除劳动合同等场景。通过标准化流程，可避免因离职引发的工作断层、信息遗漏或法律风险，为员工与公司画上圆满句号。

二、离职手续办理流程详解

步骤一：离职申请与审批

员工提交申请：员工需提前30天（试用期提前3天）向直属负责人提交书面《离职申请表》，说明离职原因、预计离职日期，并抄送人力资源部。

示例填写：

离职原因：个人职业发展规划调整

预计离职日期：2023年10月31日

申请人：*小明

部门审批：直属负责人收到申请后，3个工作日内与员工沟通，确认工作交接可行性，签署审批意见并反馈至人力资源部。若涉及核心岗位，需部门负责人与上级主管共同审批。

步骤二：工作交接准备

交接清单制定：员工与直属负责人共同制定《工作交接清单》，明确交接内容、接收人、完成时限及标准，保证工作连续性。

交接内容示例：

正在进行的A项目：需求文档（V3.0版）、测试账号权限、客户对接人名单

日常事务：部门周报模板、办公用品领用登记表、未完成报销单（3笔）

数据文件：客户资料库（加密U盘，已交行政部）、项目进度表（共享盘路径：文件夹）

交接材料整理：员工需整理与工作相关的文件、数据、账号信息等，保证完整、清晰，便于接收人快速接手。

步骤三：多部门手续办理

人力资源部手续：

填写《员工离职信息登记表》，确认离职日期、社保公积金停缴月份、未休年假结算标准等。

签署《保密协议》（若涉及保密岗位），明确离职后竞业限制及保密义务。

领取《离职证明》（加盖公司公章，一式两份，员工留存一份）。

行政部手续：

归还公司物品：笔记本电脑（型号*）、工牌、门禁卡、办公钥匙（填写《物品归还登记表》）。

停用相关权限：OA系统、企业邮箱等账号，由行政部在离职当日完成冻结。

财务部手续：

结算薪资：确认离职当月考勤、绩效奖金、未报销费用等，填写《薪资结算确认单》。

处理借款：若有公司预借款项，需全额归还并填写《还款确认单》。

IT部手续（若涉及）：

移除公司软件安装权限，回收个人电脑中的公司敏感数据，签署《数据安全承诺书》。

步骤四：交接确认与离职生效

交接完成确认：接收人在《工作交接清单》上签字确认，部门负责人审核后交人力资源部存档。

离职面谈：人力资源部在员工离职前安排面谈，听取员工对公司管理的建议，记录并反馈至相关部门。

手续归档：人力资源部将离职申请、交接清单、离职证明等材料整理归档，离职手续正式完成。

三、离职手续清单模板（含示例填写）

序号

办理事项

负责人

完成状态（□未完成/□已完成）

备注（填写示例/要求）

1

提交《离职申请表》

*小明

□已完成

提前30天提交，说明离职原因及日期

2

部门审批《离职申请表》

张经理（部门负责人）

□已完成

确认工作交接可行性，签署审批意见

3

制定《工作交接清单》

*小明、张经理

□已完成

明确交接内容、接收人及时限，双方签字确认

4

归还公司物品

*小明、行政部

□已完成

归还笔记本电脑（序列号*）、工牌，填写登记表

5

停用系统权限

行政部

□已完成

OA系统、企业账号已于离职当日冻结

6

薪资结算确认

财务部、*小明

□已完成

确认10月份薪资（含绩效奖金）、未报销费用*元

7

领取《离职证明》

人力资源部、*小明

□已完成

加盖公章，员工留存一份

8

签署《保密协议》

人力资源部、*小明

□已完成

涉及客户信息保密，有效期2年

四、办理过程中的关键提示

时间节点把控：员工需提前提交离职申请，保证交接期充足；各部门应在收到通知后3个工作日内完成手续办理，避免拖延影响员工离职流程。

材料完整性：交接内容需包含所有与工作相关的文件、数据、账号权限等，避免因遗漏导致工作重启困难；归还物品需确认完好，如有损坏需按公司规定说明情况。

沟通协作：离职员工应主动与接收人对接，详细说明工作细节；部门负责人需全程跟进交接进度，保证关键信息传递到位。

权益保障：员工有权确认薪资结算明细（含加班费、年假折算等），如有疑问需及时与财务部沟通；《离职证明》是员工入职新公司的必备材料，公司需在离职当日出具。

信息安全：离职员工需严格遵守保密协议，不得泄露公司商业秘密；IT部应保证公司数据彻底清除，避免信息留存风险。