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2026年教育科技公司档案归集与借阅管理制度

第一章总则

为规范教育科技公司档案归集与借阅管理，保障档案资料的完整性、安全性和可追溯性，提升档案管理效率，依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》及相关行业规范，结合公司实际业务需求，制定本制度。本制度适用于公司各部门产生的所有档案资料的归集、存储、借阅、销毁及数字化管理，明确各部门及人员在档案管理中的职责，确保档案全生命周期管理合规有序。

第二章档案归集管理

第一条档案定义与分类

档案指公司在教学研发、市场运营、行政管理、财务管理等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等材料。按内容分为教学类（课程设计、教材教案、教学评估）、行政类（会议纪要、合同协议、人事档案）、财务类（凭证账簿、审计报告）、技术类（研发文档、专利证书、系统代码）四大类，每类档案需标注唯一编号及归档日期。

第二条归集责任主体

1.部门责任：各部门指定1名兼职档案员，负责本部门档案的日常收集、初步整理及移交工作。教学部门需在每学期结束后15个工作日内完成教学档案的初步分类；行政部门需在每月5日前汇总上月行政档案；财务部门按年度归档财务凭证，技术部门按项目节点归档研发资料。

2.档案部门责任：公司档案管理部（或指定岗位）负责档案的最终审核、分类编码、电子化录入及存储管理，定期检查档案完整性，对缺失或损坏档案追溯责任