标准化供应商信息登记表资质审核模板.docVIP

适用场景与背景

在企业供应链管理中，为保证合作供应商具备合法经营资质、履约能力及风险可控性，需通过标准化流程对供应商信息进行登记与资质审核。本模板适用于企业采购部门、法务部门、合规部门及业务部门协同开展供应商准入审核工作，尤其在以下场景中发挥关键作用：新供应商合作前的资质筛查、现有供应商资质年度复核、合作项目特定资质专项核查等，通过规范化的信息登记与审核流程，降低合作风险，保障供应链稳定性。

资质审核全流程操作指引

一、供应商资料收集与初步接收

资料清单明确：向供应商发送《供应商需提交资料清单》，包括但不限于：

基础资料：营业执照（副本复印件）、法定代表人证件号码明（复印件）、委托代理人授权委托书（如由代理人办理）；

资质文件：行业经营许可证（如食品行业需《食品生产许可证》、建筑工程需《施工资质证书》）、质量体系认证证书（如ISO9001）、环境/职业健康安全认证（如适用）、产品检测报告（如涉及强制性产品认证）；

其他补充资料：企业简介、主要业绩证明（合同关键页复印件）、财务状况说明（近一年资产负债表、利润表）。

资料接收与登记：指定专人负责接收供应商提交的纸质或电子版资料，填写《供应商资料接收登记表》，记录提交日期、资料名称、份数、提交人及联系方式，并出具《资料接收回执》。

二、资料完整性核对

清单匹配核查：对照《供应商需提交资料清单》，逐项检查资料是否齐全，重点核对营业执照、行业许可证等核心资质文件是否存在缺失。

资料形式审查：检查资料是否清晰、完整（复印件需加盖公章，关键信息如名称、编号、有效期等需清晰可辨），对模糊、不完整的资料，要求供应商在3个工作日内补充，逾期未补充则视为资料不合格。

三、资质有效性及真实性验证

资质有效期核查：

营业执照：核查注册号、统一社会信用代码是否有效，经营期限是否在合作期内；

行业许可证：确认许可证类型与经营范围匹配，有效期截止日期需晚于合作启动日期至少6个月（特殊行业可按监管要求调整）；

认证证书：核查认证范围是否涵盖合作内容，证书状态（如是否在有效期内、是否被暂停或撤销）。

真实性验证：

通过“国家企业信用信息公示系统”核验营业执照信息；

通过行业主管部门官网（如国家药品监督管理局、住房和城乡建设部）验证许可证真伪；

对认证证书，可要求供应商提供认证机构出具的《证书有效性确认函》或通过认证机构官网查询。

特殊情况处理：若供应商资质正在办理延期或升级，需提供受理通知书及承诺函，明确资质获取时限（最长不超过30天），逾期未获取则终止审核。

四、合规性与匹配度审查

合规性审查：

核查供应商是否存在经营异常、严重违法失信等记录（通过信用中国网站查询）；

保证供应商资质符合行业监管要求（如医疗器械行业需具备《医疗器械经营许可证》，且经营范围与拟合作产品一致）。

业务匹配度评估：结合采购需求，评估供应商的生产能力、技术实力、供货稳定性（如通过业绩合同知晓其同类项目合作经验）、售后服务体系等，保证其具备履约能力。

五、审核结果反馈与存档

审核结论出具：根据审查结果，填写《供应商资质审核意见表》，明确审核结论（“通过”“不通过”“需补充资料”）：

通过：纳入《合格供应商名录》，明确合作范围及资质有效期；

不通过：书面说明不合格原因（如资质过期、虚假信息等），反馈给供应商；

需补充资料：列出补充清单，要求供应商在规定时限内提交，重新启动审核流程。

资料存档：审核通过的供应商资料，按“一供应商一档”原则分类归档，包括原始资料、审核记录、沟通函件等，保存期限不少于合作结束后3年。

标准化供应商信息登记表（模板）

一、供应商基本信息

项目

内容

供应商名称

（与营业执照一致）

统一社会信用代码

法定代表人

联系人

联系方式

注册地址

经营地址

成立日期

注册资本

经营范围

（以营业执照为准）

开户银行

银行账号

二、资质文件清单

资质类型

资质名称

证书编号

发证机关

发证日期

有效期至

审核状态（√）

备注

基础资质

营业执照

□通过□不通过

行业资质

□通过□不通过

如：食品生产许可证

质量认证

□通过□不通过

如：ISO9001

业绩证明

（近1-3年同类项目合同）

□通过□不通过

份数：

其他

□通过□不通过

如：检测报告

三、审核流程记录

环节

操作人

日期

审核意见

资料接收

*（采购专员）

完整性核对

*（采购主管）

资质有效性验证

*（法务专员）

合规性审查

*（合规经理）

最终审核结论

*（采购总监）

□通过□不通过□需补充资料，补充清单：

四、附件清单

附件名称

份数

页码范围

是否齐全（√）

营业执照复印件

□是□否

法定代表人证件号码明

□是□否

授权委托书

□是□否

行业许可证复印件

□是□否

（其他附件）

□是□否

审核关键注意事项

资料真实性优先：对供应商