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前台登记制度

第一章总则

第一条为规范公司前台登记工作，提升服务效率与管理水平，防范操作风险与合规风险，根据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国档案法》及相关行业规范，结合公司实际运营需求，特制定本制度。本制度旨在明确前台登记的职责分工、操作标准、风险管控及保障措施，确保公司信息登记的准确性、完整性、安全性与时效性，为公司整体运营提供基础支撑。

第二条本制度适用于公司总部各部门、下属单位及全体员工，涵盖公司门禁管理、访客接待、文件收发、信息登记等所有涉及前台登记的业务场景。具体适用范围包括但不限于：

1.公司日常访客的登记、接待与引导；

2.外部文件的接收、核对、传递与归档；

3.员工出入管理、考勤记录的初步核对；

4.各类临时性活动的登记与协调；

5.其他需要前台登记与管理的业务事项。

第三条本制度中下列术语的定义：

1.前台登记专项管理：指公司为实现前台登记工作的规范化、标准化、流程化，通过制度设计、组织协调、风险防控、技术支撑等手段，对前台登记活动进行全流程管控的管理体系。

2.前台登记风险：指在门禁管理、访客接待、文件收发等过程中可能出现的操作失误、信息泄露、资源浪费、合规瑕疵等潜在问题。

3.前台登记合规：指前台登记活动必须严格遵守国家法律法规、行业准则及公司内部规章制度，确保登记行为的合法性、合理性、完整性。

4.责任到人：指前台登记的各环节职责明确，相关人员需对自身职责范围内的登记行为负责，形成“事事有人管、人人有责任”的管理闭环。

第四条前台登记专项管理的核心原则：

1.全面覆盖：前台登记工作必须覆盖所有适用场景，确保无死角、无遗漏；

2.责任到人：明确各部门、各岗位的职责分工，确保责任主体清晰可追溯；

3.风险导向：以防范与化解前台登记风险为核心，加强关键环节管控；

4.持续改进：定期评估前台登记管理效果，优化流程与机制；

5.高效协同：加强前台与其他部门的沟通协作，确保信息传递顺畅。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人为公司前台登记专项管理工作的第一责任人，负责统筹决策、资源调配与最终审批；分管领导为公司前台登记专项管理的直接责任人，负责日常监督、协调推进与问题处置。

第六条设立公司前台登记专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导主持，人力资源部、行政部、法务部等相关部门负责人组成。领导小组主要职能包括：

1.统筹协调公司前台登记专项管理工作，制定总体战略与规划；

2.审议前台登记管理制度、流程与标准，确保其科学性与可行性；

3.监督检查前台登记工作的执行情况，定期评估管理效果；

4.决策重大风险事件的处置方案，推动管理体系的持续优化。

第七条明确前台登记专项管理的三级职责分工：

1.牵头部门（行政部）：负责前台登记专项管理制度的建设与完善、风险识别与评估、监督考核与培训宣贯，定期组织专项检查，确保制度落地执行。

2.专责部门（人力资源部、法务部等）：分别负责前台登记涉及的人力资源管理（如员工考勤、入职登记）、合规管理（如访客接待合规审核）、信息安全（如文件保密）等专项领域的审核与优化，提供专业支持。

3.业务部门/下属单位：负责落实本领域前台登记管理要求，开展日常风险防控，及时上报异常情况，配合专项检查与整改工作。

第八条明确基层执行岗（前台工作人员）的合规操作责任：

1.严格遵守前台登记操作流程，确保登记信息的准确性、完整性；

2.履行风险识别义务，发现异常情况及时上报；

3.签署岗位合规承诺书，明确自身职责与违规后果；

4.参加相关培训，提升业务能力与合规意识。

第三章专项管理重点内容与要求

第九条门禁管理：严格执行员工身份验证，确保出入记录可追溯；对外访人员实行预约登记，核验身份后发放临时证件，并做好登记与回收管理。禁止无证件人员进入办公区域。

第十条访客接待：访客登记需包含姓名、单位、联系方式、来访事由、接待人等信息，确保信息真实完整；对外部文件收发进行编号登记，明确传递路径与时限要求，禁止无关人员接触核心文件。

第十一条文件收发：所有收文、发文需填写登记台账，注明文件名称、密级、收发时间、经办人等信息；涉密文件必须双人核对、双人传递，并全程监控；定期对文件台账进行清理，及时归档或销毁。

第十二条员工考勤：前台作为员工考勤的初步核对点，需确保员工每日打卡记录与系统数据一致；发现异常情况（如漏打卡、替打卡）及时上报人力资源部，并做好记录备案。

第十三条临时活动登记：公司举办临时性活动（如会议、培训）需提前向行政部报备，前台负责活动人员