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办公室实物登记制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国会计法》《企业内部控制基本规范》及集团母公司关于强化实物资产管理的相关要求制定，旨在规范公司实物登记工作，防控实物资产流失、使用不当等专项风险，提升实物资产使用效益与管理效能，确保实物管理全流程合规、高效。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖办公设备、固定资产、低值易耗品等实物资产的采购、领用、调拨、报废等全生命周期管理场景，以及涉及实物登记的业务流程及操作环节。

第三条本制度下列术语含义：

（一）“XX专项管理”指公司针对实物资产全生命周期所建立的一体化登记、监控、分析及处置管理体系，以实现资产保值增值与风险防控目标；

（二）“XX风险”指因实物资产登记不完整、管理缺位、责任不清等导致资产流失、使用效率低下、财务核算错误或合规问题发生的潜在可能性；

（三）“XX合规”指实物资产管理活动严格遵循国家法律法规、集团制度及本制度要求，确保业务操作合法、流程规范、记录真实。

第四条实物登记管理应遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则，做到：管理范围无死角、责任主体明确化、重点风险动态管控、管理机制动态优化。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对公司实物登记管理工作负总责，承担统筹规划、资源保障及最终决策责任；分管领导承担直接管理责任，负责制度制定、组织协调及监督考核。

第六条设立实物登记管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括财务部、办公室、各业务部门负责人及下属单位主要负责人。领导小组负责统筹协调实物登记管理工作，研究决策重大事项，监督评价管理成效。

第七条办公室作为实物登记管理的牵头部门，负责：

（一）统筹制定和完善实物登记管理制度，明确业务流程与操作标准；

（二）组织开展实物资产全面盘点，建立动态管理台账；

（三）监督各部门实物登记合规性，定期通报管理情况；

（四）推动实物登记系统应用与数据标准化建设。

第八条财务部作为专责部门，负责：

（一）审核实物资产价值评估、折旧计提等财务处理是否符合制度要求；

（二）参与重大实物资产处置的合规性评估，监督报废流程；

（三）建立实物资产财务与实物登记勾稽机制，确保账实相符。

第九条各部门及下属单位作为业务部门，负责：

（一）落实本领域实物登记管理要求，确保领用、调拨等操作符合制度；

（二）指定专人负责实物登记工作，及时更新台账信息；

（三）开展部门内部实物资产清查，排查闲置或报废资产。

第十条基层执行岗位员工应履行以下合规操作责任：

（一）签署岗位合规承诺书，明确自身在实物登记中的操作规范；

（二）发现实物登记异常或风险时，及时向部门负责人及办公室报告；

（三）严格执行领用、归还等操作流程，确保记录完整准确。

第三章专项管理重点内容与要求

第十一条办公设备采购管理：采购流程须经过需求申请、预算审批、供应商选择、合同签订及验收登记，严禁未经审批擅自采购。供应商选择应进行尽职调查，防范利益输送风险。

第十二条办公设备领用与调配：领用需填写《实物资产领用申请单》，经部门负责人审批后登记入账；跨部门调配需经办公室备案，并更新台账信息。严禁将公司设备用于私人用途。

第十三条固定资产登记与折旧：新增固定资产需在验收后30日内完成登记，建立资产卡片，并按财务部要求计提折旧。报废资产需经过评估、审批及残值处置，确保流程合规。

第十四条低值易耗品管理：低值易耗品领用须遵循“按需领用、定期盘点”原则，设置最低库存标准，避免过度采购导致的浪费。

第十五条实物资产盘点与核对：每年开展全面盘点，重点清查高价值或高频调用的实物资产，盘点结果需经财务部复核确认。

第十六条闲置资产处置：闲置实物资产需经评估、内部公示、拍卖或捐赠，处置收益上缴公司统一管理。严禁私自处置或变相侵占。

第十七条数据安全与保密：涉及敏感信息的实物（如服务器、存储设备）需加强物理隔离与访问控制，操作人员须经过授权认证。

第十八条责任追究：对存在以下行为的员工，视情节轻重给予警告、降级、解除劳动合同等处理：

（一）伪造实物登记记录；

（二）违规调拨或处置实物资产；

（三）导致实物资产重大损失。

第四章专项管理运行机制

第十九条制度动态更新机制：办公室每年结合法规变化、业务调整及管理问题，修订完善实物登记制度，并于每年X月X日前发布新版制度。

第二十条风险识别预警机制：办公室每季度开展实物登记风险排查，对发现的问题进行分级（一般/重大），发布预警通知并要求整改。

第二十一条合规审查机制：重大