[建筑]ISO9001-文件和资料的管理规范.pdfVIP

编号

.上诚文件和资料的管理规范版本1.0

修改状态

文件和资料的管理规范

1目的

保证与质量体系有关的文件和资料得到有效控制和管理，始终保持适用性。并保证各部门和各

场所使用有效的文件，防止误用失效和作废的文件。

2范围：

公司内所有的文件和资料，包括服务于各个工程项目的建设过程前、中、后的外来的文件与资

料。

3定义

3.1质量文件——质量体系文件。

3.2外来文件——包括外来的文书、技术文件、传真、数据文件等。

3.3图纸——公司与项目有关的所有工程图纸。

3.4技术文件——与工程相关的、各部门签发的技术性文件、国家标准、地方法

规、主管部门规定等。

3.5行政文件——公司或各部门签发的文书型文件。

3.6外发文件——以公司名义发放的正式文件。

3.7合同文件——经营合同、合作合同。

以上文件归档保存年限按有关规定执行。

4职责

4.1总经理——各类文件的审定、签发，对有关保密级文件的归档、调用的核准。

4.2各部门经理——审核部门文件、部门间流转文件，监督各类文件的归档工作。

4.3项目资料岗——负责对本项目的所有文件进行归档、整理。

4.4信息部——负责对各类文件的归档、整理工作，协助各部门人员对各类资料的

查阅。

4.5相关技术人员——确保经手文件的完整、整洁、保密。

5程序

5.1质量文件

文件格式：本公司质量手册的制订，修订依目的、范围、内容、参考资料等四段落的标准格式

拟定，程序文件则由制订，修订单位依业务需求，按文件控制的目的、范围、定义、职责、流

程、参考资料、附件等七段落的标准格式拟定。

5.2质量手册及程序文件外其余质量文件能显示：

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编号

.上诚文件和资料的管理规范版本1.0

修改状态

5.2.1文件名称

5.2.2制订,审查核准人员的签章及日期

5.2.3版次及其修订日期

5.3文件类别：

M：质量手册W：作业指导书

P：程序文件T：技术文件

5.4文件编号规则

信息部制定《文件编号规则》，规定质量手册、程序文件、作业文件和质量记录的编号方法。

所有经编码的质量文件，其号码不得重复。已编码的质量文件，虽经增订修订，其编码仍维持

不变。本公司订的质量文件均自第1.0版开始。

5.5编制文件：

5.5.1管理者代表确定质量体系的结构，列出质量手册和程序文件的清单，

并由管理者代表组织各部门进行编写。

5.5.2各部门指定熟悉业务并有ISO9001基础知识的人员作为文件的起草

者。

5.5.3各部门确定和编写本部门所需的作业文件、质量记录。

5.5.4管理者代表协调文件编写工作的标准化，包括统一文件编写格式和风

格、编号等。

5.6文件的审批：

5.6.1质量手册由管理者代表审核，总经理批准。程序文件由管理者代表组

织各职能部门会审，取得一致意见后交总经理批准。

5.6.2体系作业文件由编写部门主管审核，总经理批准。

5.6.3规章制度由编写部门主管审核，总经理批准。

5.6.4技术文件（含图纸）的编制由项目经理审核，部门总监批准执行。

5.6.5外来文件的审核由项目经理或总监审核批准，重要文件须经总经理审

阅后签发。

5.7分发：

5.7.1本公司的质量文件（除图纸、技术规范）由信息部在公司内部网上发

行，发放日期应早于文件生效日期。对发行的文件，文件制作人应填“文件资料发

行申请表”交管理者代表批准后，由信息部按规定编号并根据确定发放