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分公司印章管理制度

一、总则

为规范分公司印章管理，确保印章使用的安全、合规与高效，防范经营风险，维护分公司合法权益，依据国家相关法律法规及上级单位管理要求，结合分公司实际情况，特制定本制度。

本制度所称印章，是指分公司在经营管理活动中行使职权、对外承担法律责任和对内进行管理所使用的各类印章，包括但不限于分公司公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、负责人名章及其他业务专用章等。

分公司所有印章的刻制、启用、保管、使用、变更、废止及销毁等管理工作，均适用本制度。印章管理遵循“统一管理、分级负责、规范用印、安全保密”的原则。

二、印章的刻制、启用与废止

分公司各类印章的刻制，均须由相关业务部门根据工作需要提出申请，经分公司负责人批准后，由指定部门（通常为综合管理部门或行政部门，下同）统一负责办理。严禁任何部门或个人未经批准擅自刻制印章。

印章刻制应选择经公安机关备案的正规刻制单位。刻制完成后，指定部门须对印章的规格、样式、印文等进行认真核对，确认无误后进行登记备案，建立《分公司印章管理台账》，详细记录印章名称、印模、刻制日期、批准人、保管人等信息。

新印章启用前，应由指定部门发布启用通知，明确印章的启用日期、使用范围、保管部门及保管人等事项。启用通知应分发给分公司各相关部门，并可根据需要抄送上级单位或相关业务往来单位。

因机构变更、名称变更、印章磨损、印章遗失或其他原因不再使用的印章，应及时办理废止手续。废止印章由原保管部门交回指定部门，指定部门在《分公司印章管理台账》中注明废止日期及原因。废止印章应统一妥善保管，定期按规定程序进行销毁，并做好销毁记录。严禁个人私自留存、丢弃或销毁废止印章。

三、印章的保管

分公司各类印章应指定专人负责保管，保管人应具备高度的责任心和良好的职业素养。原则上，公章、合同专用章、财务专用章、负责人名章等重要印章应分别由不同的专人保管，形成相互监督制约机制。

印章保管人应严格履行保管职责，将印章存放在安全、保密的专用柜（箱）内，并妥善保管柜（箱）钥匙或密码。严禁将印章随意放置或交他人代管。非工作时间，印章必须入柜（箱）加锁存放。

印章保管人不得擅自将印章带出办公场所。确因工作需要携带印章外出的，须经分公司负责人批准，并由两人以上共同携带，确保印章安全。外出用印完毕后，应立即将印章带回并妥善保管。

印章保管人发生工作调动、离职或因其他原因不能继续履行保管职责时，须办理印章交接手续。交接时，应由指定部门负责人监交，交接双方在《分公司印章交接登记表》上签字确认，明确交接时间、印章名称、数量及状态等，确保交接清晰、责任明确。

印章保管人应定期检查印章状况，发现异常情况（如印章损坏、遗失等）应立即向指定部门负责人及分公司负责人报告，并采取相应的应急措施。

四、印章的使用

使用印章必须基于真实、合法、有效的业务需要，符合相关法律法规及公司内部管理制度的规定。严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信或与业务无关的文件上加盖印章。

使用印章前，用印部门或人员须填写《分公司用印申请单》，详细注明用印文件名称、份数、用印事由、用印日期、申请部门、申请人等信息，并附上需用印的文件原件或复印件。

用印申请应按照审批权限逐级报批。不同类型的印章、不同重要程度的文件，其审批权限和审批流程应有所区别。一般情况下，常规业务文件用印由部门负责人审批；重要合同、协议、对外承诺、大额资金支付等重大事项的用印，须经分公司负责人审批。具体审批权限由分公司根据实际情况另行明确。

审批人应对用印文件的内容、合法性、合规性及完整性进行严格审核。对不符合规定或存在疑问的用印申请，审批人有权拒绝审批或要求申请人补充说明。

经审批同意的用印申请，由申请人将《分公司用印申请单》及需用印文件交印章保管人。印章保管人应对照审批意见，核对用印文件与申请内容是否一致，确认无误后方可盖章。

盖章时应确保印文清晰、端正、完整，位置适当。同一文件需加盖多页时，应采取骑缝章等方式，确保文件各页内容的关联性和完整性。

用印完毕后，印章保管人应在《分公司用印登记台账》中详细记录用印日期、用印文件名称、份数、审批人、申请人、用印事由、印章名称及保管人等信息，并由申请人签字确认。《分公司用印申请单》及相关用印文件复印件（或扫描件）应作为用印登记的附件，由指定部门按档案管理规定妥善保存。

五、印章的遗失、被盗与损毁

印章保管人如发现印章遗失或被盗，应立即向分公司负责人及指定部门报告，并同时向公安机关报案。分公司应立即启动应急预案，采取发布声明、通知相关单位等措施，最大限度降低潜在风险。

印章发生损毁时，保管人应立即报告指定部门，由指定部门根据损毁情况决定是否需要重新刻制，并按本制度第二章的规定办理相关手续。

六、监督与责任追究

分公司负责人对分公司印章管理工作负总责。指定部门负责对分