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行政管理费用报销规定

一、总则

（一）目的

为加强公司行政管理费用的管理，规范费用报销流程，合理控制费用支出，特制定本规定。

（二）适用范围

本规定适用于公司内部所有部门及员工的行政管理费用报销。行政管理费用主要包括办公用品费、差旅费、业务招待费、会议费、车辆费用等。

（三）基本原则

1.真实性原则：报销的费用必须是实际发生的，且与公司的行政管理活动相关。

2.合理性原则：费用支出应符合公司的经营规模、业务需求和财务状况，避免不必要的浪费。

3.合规性原则：报销行为必须遵守国家法律法规和公司的各项规章制度。

二、费用报销流程

（一）费用申请

1.员工在发生行政管理费用前，需根据实际情况填写《费用申请表》。申请表应详细注明费用的用途、预计金额、发生时间等信息。

2.对于金额较大或有特殊要求的费用支出，如大型会议费、专项业务招待费等，还需附上详细的预算报告或方案，说明费用的具体构成和使用计划。

3.《费用申请表》需经部门负责人审核签字。部门负责人应根据业务实际情况，对费用的合理性和必要性进行严格审核。审核内容包括费用是否符合公司的业务需求、预算是否合理等。

（二）费用发生

1.员工在费用申请获得批准后，方可进行相关费用的支出。在费用发生过程中，应严格按照申请的用途和金额使用资金，不得擅自改变费用用途或超支。

2.员工应及时取得合法、有效的原始凭证。原始凭证应包括发票、收据等，且必须注明公司名称、费用项目、金额、日期等信息。对于不符合要求的原始凭证，财务部门有权拒绝报销。

3.对于差旅费、业务招待费等涉及多人参与的费用支出，应明确费用的分摊方式和责任人，并在报销时提供相关说明。

（三）费用报销

1.员工在费用发生后，应在规定的时间内（一般为费用发生之日起[X]个工作日内）完成报销手续。逾期未办理报销手续的，需说明合理理由，经部门负责人和财务部门负责人批准后方可报销。

2.员工需填写《费用报销单》，将原始凭证粘贴在报销单背面，并按照费用项目进行分类整理。报销单应填写清晰、准确，不得涂改。

3.在填写《费用报销单》时，应详细注明费用的用途、金额、发生时间、原始凭证张数等信息。对于差旅费报销，还需附上出差审批单、行程安排表等相关证明材料；对于业务招待费报销，需注明招待对象、招待事由等信息。

4.《费用报销单》需经部门负责人、财务部门负责人和公司领导依次审批。部门负责人主要审核费用的真实性和合理性；财务部门负责人主要审核原始凭证的合法性、有效性以及报销金额的准确性；公司领导根据公司的财务状况和业务需求，对费用报销进行最终审批。

5.审批流程如下：

员工将填写完整的《费用报销单》和相关原始凭证提交给部门负责人。

部门负责人审核通过后，在报销单上签字确认，并将报销单和原始凭证转交财务部门。

财务部门负责人对报销单和原始凭证进行审核，如发现问题，及时与员工沟通并要求其补充或更正相关材料。审核无误后，在报销单上签字确认。

最后，报销单需提交给公司领导进行最终审批。公司领导审批通过后，报销单方可生效。

（四）报销支付

1.财务部门在报销单审批通过后，应及时办理报销支付手续。对于符合报销条件的费用，将按照公司的财务支付流程，将报销款项支付到员工指定的银行账户。

2.支付时间一般为报销单审批通过后的[X]个工作日内。如遇特殊情况，财务部门应及时与员工沟通并说明原因。

三、各类行政管理费用报销规定

（一）办公用品费

1.采购规定

办公用品的采购实行集中管理原则。各部门需定期（一般为每月[X]日）向行政部门提交办公用品采购需求计划，行政部门根据各部门的需求，统一进行采购。

行政部门在采购办公用品时，应选择信誉良好、价格合理的供应商，并签订采购合同。采购合同应明确采购物品的名称、规格、数量、价格、交货时间等条款。

对于常用办公用品，行政部门应建立库存管理制度，定期盘点库存，确保办公用品的合理储备，避免积压浪费。

2.报销规定

办公用品采购完成后，行政部门应及时办理报销手续。报销时需提供采购发票、采购合同、入库单等原始凭证。

发票应注明办公用品的具体名称、规格、数量、单价等信息。如发票无法详细注明，需提供销售清单作为附件。

财务部门应根据采购合同和入库单，对报销金额进行审核，确保报销金额与实际采购情况相符。

（二）差旅费

1.出差审批

员工出差前需填写《出差审批单》，注明出差地点、出差时间、出差事由、交通工具等信息。《出差审批单》需经部门负责人和公司领导审批。

对于因紧急情况需要临时出差的员工，应及时通过电话或其他方式向部门负责人和公司领导报告，并在出差结束后及时补办出差审批手续。

2.差旅费标准

交通费：员工应根据出差的距离和紧急程度选择合适的交通工具。一般情况下，短途出差可选择汽车、火车等交通工具；长途出差可选择飞机、