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档案转递通知单

一、档案转递通知单的核心作用与法律意义

档案转递通知单并非简单的邮寄标签，它承载着多重关键职能。首先，它是档案所有权与管理权转移的书面声明，明确标示了档案的来源与去向，是档案在不同机构间流转的合法依据。其次，它记录档案材料的核心信息与数量，为接收方核对档案完整性提供了原始参照，是防范档案材料遗失、错漏的第一道防线。再者，它明确了转递双方的责任，在档案出现问题时，通知单可作为追溯责任、厘清义务的重要凭证。在法律层面，规范的档案转递通知单及其回执，可被视为档案交接行为成立的有效证据，对于维护档案相关方的合法权益具有不可替代的作用。

二、档案转递通知单的构成要素

一份规范、完整的档案转递通知单应包含以下核心构成要素，这些要素共同确保了信息的全面性与操作的指导性：

（一）接收方信息

清晰、准确的接收方信息是档案能够顺利送达的前提。这包括接收单位的全称（需与公章一致）、具体部门（如人力资源部、档案管理中心等）、详细地址、邮政编码，以及接收联系人姓名和联系电话。若接收方有特定的档案接收编号或代码，亦应一并注明。

（二）转出方信息

转出方信息同样不可或缺，用于接收方确认档案来源的真实性与可靠性。内容应包括转出单位全称、档案管理部门名称、地址、邮政编码、联系人及联系电话。

（三）档案核心信息

此部分是通知单的灵魂，需详尽填写以准确描述档案主体。具体包括：

1.档案持有人姓名/名称：若是个人档案，则为个人姓名；若是机构档案，则为机构名称。

2.档案编号/案号：转出单位赋予该档案的唯一标识符，便于快速检索与核对。

3.档案材料清单：逐项列明所转递档案材料的名称、份数、页数或卷数。此栏应力求详尽，避免使用“其他材料”等模糊表述，确保接收方能够逐项清点核对。

4.档案性质/类别：如干部档案、职工档案、学籍档案、业务档案等，有助于接收方进行分类管理。

5.转递原因：简要说明转递事由，如“工作调动”、“升学”、“离职”、“归档”等。

（四）转递方式与日期

明确档案的转递途径，如“机要邮寄”、“专人送取”、“EMS标准快递”等，并准确填写档案实际转出的日期。

（五）责任声明与备注

通常包含类似“本单位对所转递档案材料的真实性、完整性负责”的声明。备注栏可用于填写其他需要说明的特殊情况，如档案材料的特殊处理要求、需接收方特别注意的事项等。

（六）签发与公章

通知单需经转出单位档案管理部门负责人或指定人员签字批准，并加盖转出单位档案管理专用章或单位行政公章，以赋予其正式效力。

（七）回执联（存根联）

规范的通知单通常设计有回执联。接收方在收到档案并核对无误后，需在回执联上签字、盖章，并注明接收日期，然后将回执联返回给转出方。回执联是转出方确认档案已安全送达的重要凭证，应妥善保管。

三、规范填写与签发流程

档案转递通知单的填写质量直接影响档案转递效率和安全性，必须严格遵循以下原则与流程：

（一）信息准确无误

所有栏目均应填写清晰、规范，信息真实可靠。特别是涉及单位名称、档案编号、材料清单等关键信息，务必反复核对，杜绝错别字、漏填、误填。手写填写时，应使用不易褪色的笔，字迹工整；机打填写时，确保排版规范，打印清晰。

（二）材料清单详实

档案材料清单的填写应逐项核对实物，做到账物相符。对于成册、成卷的材料，注明卷数及每卷大致内容；对于单份材料，逐一列明名称。若材料数量较多，可另附详细清单，并在通知单本栏注明“详见附件清单”。

（三）签发与用印规范

通知单填写完毕后，需经转出单位内部审批流程，由指定负责人签发，并加盖单位有效印章。印章应清晰、完整，覆盖在单位名称或签发人签名之上，以增强其权威性和防伪性。

四、流转与签收管理

档案转递通知单的流转过程是档案交接责任的传递过程，需严谨把控：

（一）专人负责，安全转递

档案转出时，应根据档案的密级和重要程度选择合适的转递方式。涉密档案或重要人事档案通常采用机要通信或专人专车押送。转递过程中，应确保档案及通知单的安全，防止遗失、损毁或信息泄露。

（二）接收核对，及时回执

接收单位在收到档案及通知单后，应立即组织专人，依据通知单上的档案材料清单，对实物进行仔细核对。核对内容包括材料种类、份数、页数是否相符，有无破损、涂改等情况。核对无误后，应在回执联上签署接收人姓名、职务，加盖接收单位档案部门或单位公章，并注明准确的接收日期，及时将回执联通过安全方式返回给转出单位。若发现问题，应立即与转出单位联系，并在回执联上注明不符之处，暂不接收，待问题解决后再行处理。

（三）存档备查

转出单位在收到回执联后，应将其与留存的通知单存根联一并整理归档，作为档案成功转递的永久记录。接收单位则将收到的通知单作为接收档案的凭证，与档案一同管理或单独整理存放，以备后续查阅。

五、注意事项与风险提示

1.时效性：档