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培训中心档案管理制度

第一章总则

第一条为统一培训中心教学、行政、人事、财务、科研、基建、设备、声像、实物、电子十大类档案的收集、整理、保管、利用与销毁标准，确保档案完整、准确、系统、安全，依据《中华人民共和国档案法》《干部人事档案工作条例》《会计档案管理办法》及行业培训评估规范，结合本中心“数字赋能、闭环管理、服务教学”的运行特点，制定本制度。

第二条本制度所称档案，是指培训中心在职能活动中直接形成的、具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据、实物及其他载体形式的历史记录，包括纸质、胶片、磁带、光盘、硬盘、云端对象存储等。

第三条档案管理实行“统一领导、分级负责、归口管理、人人有责”的原则，建立“中心主任—综合档案室—职能部门兼职档案员—项目责任人”四级责任链，任何个人不得据为己有或擅自处理。

第四条档案工作纳入中心年度目标考核，与教学质量、预算执行、安全保密同部署、同检查、同奖惩。

第二章组织与职责

第五条中心主任是档案管理第一责任人，履行下列职责：

（一）将档案工作纳入中心发展规划和年度经费预算；

（二）主持档案工作领导小组会议，审定档案分类方案、销毁清单、重大利用申请；

（三）为档案室配备专岗人员、独立库房、设施设备，确保“三室分开”（阅档室、整理室、存储室）；

（四）批准档案应急演练和灾备恢复计划。

第六条综合档案室是档案业务归口部门，职责包括：

（一）起草、修订、解释本制度及配套细则；

（二）制定《文件材料归档范围与保管期限表》并动态调整；

（三）指导、监督、检查各职能部门及项目团队文件材料的形成、积累、整理、移交；

（四）负责档案信息化、数字化、数据治理、长期保存、开放审核、统计年报；

（五）组织档案鉴定、销毁、移交进馆、展览、编研、保密检查；

（六）建立档案安全台账，每季度开展库房的“八防”（防火、防盗、防潮、防光、防尘、防高温、防有害生物、防磁）巡检并出具整改报告。

第七条职能部门负责人对本部门档案负直接领导责任，应指定一名中层副职以上人员担任兼职档案员，保持相对稳定，调岗时须办理档案交接清单，由综合档案室监交。

第八条项目责任人指培训班班主任、课题负责人、采购经办人、基建现场代表等，负责对应项目文件材料的“事前介入、过程控制、事后归档”，确保“谁主办、谁形成、谁负责”。

第九条档案专职人员须具备档案专业中级以上职称或省级档案岗位培训证书，每年继续教育学时不少于90学时，其中信息技术、保密安全、灾害应急类课程不低于30学时。

第三章文件材料形成与积累

第十条文件材料实行“前端控制”与“模板化”管理：

（一）综合档案室在OA系统嵌入“一文一件”模板，自动预填文件题名、责任者、日期、保管期限、密级、开放审核属性；

（二）培训班开班前，班主任须在培训管理系统勾选“归档必填字段”，包括学员签到表、教学日志、满意度调查、照片、录像、试卷、成绩单、证书发放记录；

（三）科研课题在立项评审环节即生成“归档任务书”，系统每日提醒上传过程数据，结题前未完成100%归档的，财务部门不予尾款支付；

（四）基建、采购、维修项目实行“双套制”，在合同付款节点同步提交纸质原件与电子扫描件，扫描分辨率≥300dpi，OCR识别率≥95%。

第十一条任何个人不得使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水书写归档材料；热敏纸、复写纸、不干胶标签须同步进行冷裱或数字化复制后方可归档。

第十二条声像档案实行“摄录即归档”：

（一）摄像机、照相机、无人机、录屏软件须使用中心统一购置的高速SD卡，拍摄前格式化并写入中心标识码；

（二）拍摄结束24小时内，由拍摄人通过5G专网上传至临时缓存区，系统自动生成哈希值，防止篡改；

（三）重大活动须双机位拍摄，主机位4K、备机位1080P，音频采用48kHz采样率，WAV无损格式；

（四）照片须保留RAW原始格式，JPG导出时嵌入IPTC元数据，包括拍摄者、地点、人物、事件、关键词。

第四章整理与编号

第十三条档案分类采用“职能—年度—项目—保管期限”四级树状结构，代码采用字母+数字混合，长度为12位：

第1—2位：职能类别（JX教学、RS人事、CW财务、KY科研、JJ基建、SB设备、SX声像、SW实物、DZ电子、XZ行政）；

第3—6位：自然年度；

第7—9位：项目流水号；

第10位：保管期限（Y永久、D30三十年、D10十年、D5五年）；

第11—12位：件号。

第十四条纸质档案以“件”为整理单位，每件厚度不超过2cm，采用“三孔一线”装订，棉线直径0.5mm，结头位于背面中孔；超大图纸折叠成A4幅面，图签外露；证书、奖牌、锦旗等实物先拍照再入囊匣，囊匣内衬无酸纸，PH值7—8.5。

第十五条电子档案实行“四性检测”：真实性、完整性、可用性