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会展公司策划师告知书

各位会展策划师同仁：

为规范项目执行标准、提升专业服务质量，保障客户需求与公司品牌价值的双向落地，现就会展策划全流程操作规范、专业能力要求及风险控制要点作如下系统性说明。请结合日常工作场景，逐条对照执行，并在实践中持续优化。

一、策划师核心职责定位与基础认知

作为会展项目的核心操盘手，策划师需明确自身角色不仅是“创意输出者”，更是“资源整合者”“流程把控者”与“客户价值传递者”。

1.1角色认知的三个维度

-需求翻译官：需将客户模糊的“品牌诉求”转化为可落地的“场景化方案”。例如，某科技企业提出“展现技术前瞻性”的需求，需拆解为“互动装置的科技感设计”“讲解动线的逻辑引导”“媒体传播的话题预埋”等具体执行点，避免方案停留在“概念堆砌”层面。

-资源调度中枢：从场馆租赁、展具制作到灯光音响调试，需建立“供应商-执行团队-客户”的三方协同机制。以展具制作为例，需提前确认材质环保标准（如甲醛释放量≤0.08mg/m3）、运输安装时间窗口（避免与搭建高峰期冲突）、应急备用方案（如突发运输延误时的本地代工厂备选）。

-风险兜底者：现场执行中60%的突发问题可通过前期预判规避。例如，户外展会需提前3天跟踪天气预报，若遇暴雨需协调室内备用场地；大型论坛需模拟设备故障场景（如投影黑屏、麦克风啸叫），并准备2组备用设备及1名技术专员全程待命。

1.2基础认知的两个原则

-“客户目标优先于创意”原则：所有设计需以“是否助力客户达成目标”为评判标准。曾有案例中，策划师为追求视觉冲击力，将企业LOGO缩小至展位角落，导致观展者无法快速识别品牌，最终客户满意度大幅下降。这一教训提示：品牌露出面积、核心信息传播路径需在方案中明确标注，并与客户确认优先级。

-“成本与效果的动态平衡”原则：需建立“单位成本价值”评估模型。例如，预算有限时，优先将费用投入“高触达场景”（如入口处的互动装置），而非“低关注区域”（如后场储物间的装饰）；同时，通过资源置换（如用展位广告位置换设备供应商的折扣）降低现金支出。

二、全流程操作规范：从需求对接至项目复盘

（一）前期筹备阶段：深度需求挖掘与方案设计

2.1需求对接的“5W2H”工具应用

需求对接需避免“单向提问”，应通过“追问-验证-确认”循环，挖掘客户隐性需求。具体操作如下：

-Who（关键决策人）：除对接人外，需明确企业市场部、品牌部、高层的审核权限。例如，某快消品牌的展位设计需同时通过市场总监（关注传播效果）、供应链总监（关注搭建成本）、CEO（关注品牌调性）三方确认，需在方案中预留调整接口。

-Why（核心目标）：客户常表述“提升品牌曝光”，需进一步追问：“是行业内专业客群的精准触达，还是大众市场的认知度提升？”前者需强化技术参数展示区与行业KOL访谈环节；后者需增加互动打卡点与社交媒体传播设计。

-When（时间节点）：需细化至“搭建完成时间（提前24小时验收）”“预演时间（开幕前4小时全流程彩排）”“撤展时间（与场馆确认清场截止点）”，避免因时间延误产生额外费用（如场馆超时费通常为正常租金的2-3倍）。

2.2方案设计的“三层架构”

一份优质方案需包含“策略层-设计层-执行层”，缺一不可：

-策略层：输出《项目策略白皮书》，内容包括行业趋势分析（如2024年会展行业“沉浸式体验”占比提升至45%）、竞品展位对比（提炼可借鉴的互动形式与需规避的设计缺陷）、客户品牌DNA提取（如某新能源企业的“绿色”“科技”“人文”三大标签需贯穿视觉、动线、物料）。

-设计层：需提供“可视化+数据化”双版本。可视化版本包括3D效果图（精度≥300dpi）、动线模拟视频（标注人流峰值区域的疏导方案）；数据化版本需明确各项参数（如展位面积120㎡，其中互动区占比40%、展示区35%、洽谈区25%）。

-执行层：编制《项目进度甘特图》，标注“供应商签约截止日（方案确认后3个工作日）”“物料打样时间（签约后5个工作日）”“现场调试节点（搭建前2天）”，并为每个节点设置“预警机制”（如延迟超过24小时需触发紧急会议）。

（二）现场执行阶段：细节管控与应急响应

2.3现场搭建的“四查四验”标准

搭建环节是方案落地的关键，需严格执行：

-查结构安全：检查展位框架承重（如双层展位的钢结构需符合《建筑施工扣件式钢管脚手架安全技术规范》JGJ130-2011）、地台防滑处理（摩擦系数≥0.5）、电路负载（每10㎡功率不超过5kW）。

-验视觉还原：对比设计稿与现场效果，重点核查LOGO色彩（色差ΔE≤2）、展板文字排版（字体统一、字间距0.5-1倍字高）、灯光色温（品牌调性为科