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房地产开发公司工程资料档案管理制度(完整版)

第一章总则

1.1为统一公司房地产开发项目工程资料的形成、收集、整理、归档、保管、借阅、移交、销毁等全过程管理行为，确保工程资料真实、完整、可追溯，依据《建设工程文件归档规范》GB/T50328、《建设工程项目管理规范》GB/T50326、《城市建设档案管理规定》及公司《质量、环境、职业健康安全综合管理手册》，特制定本制度。

1.2本制度适用于公司本部、城市公司、项目公司、代建事业部、合作开发项目公司（以下简称“各项目”）在土地获取、设计、招标、施工、竣工、交付、维保等阶段产生的全部工程资料，包括但不限于纸质文件、电子文件、声像文件、BIM模型、GIS数据、无人机航测成果、传感器监测数据等。

1.3工程资料档案实行“谁形成、谁负责、谁归档”的原则，建立“纵向到底、横向到边”的责任矩阵，任何个人不得拒绝归档、不得篡改、不得损毁、不得据为己有。

第二章组织与职责

2.1档案管理委员会

主任由公司分管工程副总裁兼任，成员包括工程管理中心、设计研发中心、成本招采中心、法务中心、信息管理中心、物业公司、城市公司工程副总、项目总监。委员会每季度召开一次例会，对重大档案争议、遗失、损毁事件进行裁决。

2.2工程管理中心档案室（以下简称“公司档案室”）

为公司工程资料档案归口管理部门，编制8人，设主任1名、系统管理员2名、纸质档案管理员3名、电子档案管理员2名；负责制定统一分类表、编码规则、台账模板、移交清单、数字化技术标准和安全策略；对各项目进行年度考核，考核权重占项目绩效5%。

2.3城市公司/项目公司档案分室

每个城市公司设专职档案员2人，每个项目公司设专职资料工程师1人、兼职资料员若干（按建筑面积每10万平方米配1人）；在项目开工30日内完成档案分室建设，面积不得小于30㎡，配备防火、防盗、防潮、防虫、防磁、防紫外线设施；接受公司档案室垂直业务领导。

2.4形成部门职责

设计研发中心负责方案、扩初、施工图、设计变更、竣工图等设计类资料；工程管理中心负责施工组织设计、监理细则、施工日志、工序验收、实测实量、质量安全巡检、政府监督报告等施工类资料；成本招采中心负责招标文件、合同、结算书、认价单、甲供材合格证等经济类资料；物业公司负责移交清单、维保记录、业主报修闭环单等运营类资料；各部门负责人为资料真实性第一责任人。

第三章文件形成质量控制

3.1模板固化

所有工程资料须使用公司统一模板，模板嵌入二维码防伪水印，打印后自动关联云端编号；任何人不得擅自增减栏目、修改字体字号；手写部分须使用不褪色黑墨水，禁止铅笔、圆珠笔、红色笔。

3.2签署与盖章

签字人须与合同备案一致，不得代签；公章、执业印章、竣工图章须使用经公安部门备案的印模；盖章位置距离正文边缘不小于15mm，骑缝章覆盖率不低于70%；电子签章须通过CA证书加密，时间戳精度达到毫秒级。

3.3版本控制

设计变更单、技术核定单、工程指令单实行A、B、C三级版本：A版为首次发出，B版为局部修改，C版为重大修改；版本号与图纸图签、BIM模型、工程量清单、成本动态表同步更新；任何版本升级须在24小时内上传PLM系统并推送相关方。

3.4过程留痕

隐蔽工程、重要节点、关键工序须同步拍摄带经纬度、时间戳的水印照片，照片大小不低于5MB，分辨率不低于4000×3000；无人机巡检每周一次，生成正射影像与三维模型，原始数据保存15年；传感器监测数据每10分钟采集一次，实时上传IoT平台，断网时本地缓存48小时。

第四章分类与编码

4.1分类表结构

采用“项目-阶段-专业-类别-顺序”五段式编码，共16位：

第1-4位为项目编号，由投资发展部在土地获取日赋予；

第5-6位为阶段码，01土地、02设计、03招标、04施工、05竣工、06交付、07维保；

第7-8位为专业码，01建筑、02结构、03给排水、04暖通、05电气、06智能化、07景观、08市政、09精装修；

第9-10位为类别码，01合同、02图纸、03变更、04验收、05检测报告、06声像、07BIM；

第11-16位为顺序号，从000001开始。

示例：项目“江城壹号”土地合同编码为JHA1-01-00-01-000001。

4.2电子文件夹命名

与编码保持一致，采用英文半角横杠连接，禁止空格与特殊符号；图纸文件增加版次字段，如JHA1-02-01-02-000003-A1。

4.3纸质档案盒脊背

统一使用蓝色3寸档案盒，脊背标签含二维码、编码、案卷题名、形成日期、保管期限、密级；标签字体为黑体12pt，打印后冷裱防水膜。

第五章收集与整理

5.1收集节点

土地类：在土地证取得7日内；

设计类：在图纸审查合格15日内；

招标类：在合同签订7日内；

施工