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MicrosoftOffice办公效率宝典

二〇〇四年二月

名目

TOC\o1-3\h\z\u轻松提高办公效率PAGEREF_Toc2136712\h3

使用语音和手写输进功能快速添加文字PAGEREF_Toc2136713\h3

选择模板创立标准化的公文PAGEREF_Toc2136714\h8

使用自动更正功能和自动图文集PAGEREF_Toc2136715\h13

坚如磐石的平安性PAGEREF_Toc2136716\h17

设置文件保卫PAGEREF_Toc2136717\h17

数字签名PAGEREF_Toc2136718\h20

宏保卫PAGEREF_Toc2136719\h24

自动修复PAGEREF_Toc2136720\h26

流畅的交流与沟通PAGEREF_Toc2136721\h30

整合电子邮件PAGEREF_Toc2136722\h30

传送邮件PAGEREF_Toc2136723\h38

发送批阅/比立合并PAGEREF_Toc2136724\h41

版本PAGEREF_Toc2136725\h45

多语言局部PAGEREF_Toc2136726\h49

UnicodePAGEREF_Toc2136727\h49

简繁转换PAGEREF_Toc2136728\h50

英汉汉英字典PAGEREF_Toc2136729\h52

我是一个在政府部门工作的小秘书，现在，政府大力推行“无纸办公〞，倡导使用计算机处理文档。这可急坏了我的领导王处长，焦头烂额地向我询咨询如何使用办公软件。事实上使用微软公司的Office软件特不轻易，它界面友好、操作简单、保持方便。我就以现身讲法，和大伙儿共享Office软件的妙处吧！

轻松提高办公效率

使用语音和手写输进功能快速添加文字

王处长从前办公是不使用计算机的，他鼠标操作不太灵活，打字速度又不快，如何办呢？Office就将他拒之门外了吗？因此不！

使用OfficeXP简体中文版，只要配置一个麦克风，练习计算机熟悉你的语音，就能够解放我们的手指了。

翻开MicrosoftWord应用软件，会出现如下的界面：

我们使用鼠标单击[工具]菜单下的[语音]选项，计算时机提示我们安装好麦克风，开始语音练习：

单击“下一步

单击“下一步〞按钮。

确认麦克风和音箱与计算机

确认麦克风和音箱与计算机差不多正确连接。单击“下一步〞按钮。

朗读

朗读“我正在使用‘麦克风向导’。它正在调节我的麦克风音量〞一句。

变幻的颜色表示你的声音差不多被计算机听到了。然后，“下一步〞按钮才能变成可选。

接着，计算时机让你以平和的语调念一段文字：“今天的天气好极了。〞瞧瞧系统对语音的接收情况。答复语音向导的几个简单咨询题以后，就能够开始语音练习了。注重，要维持四面环境宁静噢,如此录制的效果会更好。

录制好的语音会作为配置文件保持在计算机中，每次做新的语音练习，配置文件也会随之更新。我们选择一段

录制好的语音会作为配置文件保持在计算机中，每次做新的语音练习，配置文件也会随之更新。

我们选择一段练习文本，就能够开始语音练习了。

以平常的速度朗读“送不使用……〞一段，文字中反蓝的局部是差不多被系统识不的局部。

不用担忧，不管您是标准的汉语，依旧带着或多或少的方言，语音识不都会照单全收。

要是你不放心的话，还能够选择更多练习，你练习计算机的时刻越长，它对你的语音识不效果就越好。

好了，现在就检验我们的成果吧！当输进法工具条上的麦克风按钮按下时，系统处在语音输进状态。

我们的王处长只用了15分钟的时刻，就完成了语音练习，瞧，他差不多开始使用计算机工作了！

声音正转化为汉字。

声音正转化为汉字。

输进的声音变成了文字。

如何样，效果不错吧？其有用语音输进文字只是Office软件“语音功能〞的一小局部，用语音输进命令也是能够的！我们只需要在“输进法工具条〞中选中“声音命令模式〞：

对着麦克风讲：

对着麦克风讲：“文件〞，因此“文件〞菜单翻开了。

多奇异！

自从我教会了王处长使用OfficeXP提供的语音功能，他就能够轻松地输进文字、操作菜单命令了。他还连连夸奖Word应用软件的智能化，不信，你也试试吧！

今天一大早，王处长就寻我询咨询，他碰到了一个难题，输进人名的时候碰到“蕈〞那个字，不熟悉，没法念出来，也无法使用拼音输进法，五笔输进法又可不能，如何办？……

OfficeXP提供的“手写输进〞功能确实是根基法宝！那些知形不知音的生僻汉字，用鼠标写出来即可被计算机识不。“手写输进〞又提供了几种功能适应于不同的场合：

“框式输进〞功能

从输进法工具条中选择“手写输进〞中的“框式输进〞选项：

在框中将那个字写出来，在书写的同时，Word软件还会智能地为你提供相关字的选择。

“任意位置书写〞功能

从输进法工具条中选择“手写输