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商务活动策划执行检查清单模板

一、适用场景

二、策划执行全流程操作指南

（一）活动筹备阶段（提前30-15天）

需求与目标明确

与委托方（如市场部、客户方）沟通，明确活动核心目标（品牌曝光、线索收集、客户维系等）、目标受众（行业客户、合作伙伴、媒体等）、预算范围及关键成果指标（KPI）。

输出《活动需求确认书》，经双方签字盖章后存档，避免后续需求变更导致方向偏差。

方案策划与审批

成立专项小组，明确策划（统筹整体方案）、执行（负责落地细节）、设计（视觉物料）、媒介（媒体对接）等负责人。

制定活动方案，包含：活动主题、时间地点、流程框架（签到→开场→主题环节→互动→收尾）、嘉宾名单、宣传计划、预算分解（场地、物料、餐饮、礼品、人员等）、应急预案（如天气变化、设备故障）。

组织内部方案评审会，重点核查逻辑连贯性、预算合理性、风险覆盖度，修改后提交委托方最终审批。

资源与供应商对接

根据方案筛选供应商：场地（需确认容纳人数、设备配套、交通便利性）、搭建（舞台背景、灯光音响）、餐饮（菜单、dietary需求）、礼品（定制LOGO、实用性与质感）、摄影摄像（设备型号、成片交付时间）。

签订合作合同，明确服务内容、收费标准、违约责任（如搭建延期赔偿方案），预付款比例不超过30%。

嘉宾与客户邀约

确定核心嘉宾（演讲嘉宾、重要客户），提前20天发送正式邀请函（含活动议程、时间地点、着装建议），3天内跟踪反馈，确认出席意向。

普通客户/参会者通过邮件、短信、社群等多渠道邀约，设置报名（收集姓名、联系方式、公司、特殊需求），提前10天关闭报名并最终名单。

场地与物料筹备

提前15天实地勘察场地，确认：签到区舞台区、茶歇区动线规划；电源接口、网络稳定性；消防通道、应急物资（急救箱、雨伞）摆放位置。

设计并制作物料：主视觉海报、易拉宝、签到墙、议程手册、礼品袋、指引牌（保证品牌VI统一，文字无错别字）。

与搭建方确认现场布置方案（如舞台尺寸、LED屏尺寸、鲜花摆放位置），提前3天进场搭建。

（二）活动执行阶段（提前1天至活动当天）

现场彩排与设备调试（提前1天）

组织全流程彩排，重点环节：开场视频播放、嘉宾演讲顺序、互动环节（抽奖、问答）流程、签约仪式（如涉及）道具准备。

调试所有设备：音响（麦克风音量、回音消除）、灯光（舞台亮度、色彩氛围）、投影仪（分辨率、信号源切换）、直播设备（网络稳定性、推流测试），保证无技术故障。

人员分工与培训（活动当天上午）

召开执行前短会，明确各岗位职责：签到组（核对身份、发放资料）、引导组（指引场地、解答疑问）、控场组（流程把控、时间提醒）、应急组（处理突发情况）、后勤组（物料分发、餐饮协调）。

分发物资：对讲机（统一频道）、工作证、嘉宾胸花、应急联系人清单，保证信息同步。

现场执行与流程把控

签到环节：提前2小时开放签到，设置嘉宾通道与普通通道，快速核销信息，引导至休息区或会场，避免拥堵。

开场环节：准时开场（预留5分钟暖场视频），主持人串场介绍活动主题、嘉宾，营造氛围。

核心环节：严格控制各环节时间（如演讲每人不超30分钟），安排专人举牌提示剩余时间，保证流程不拖延。

互动环节：提前测试抽奖系统（如扫码抽奖），准备好奖品与获奖证书；问答环节准备麦克风传递，避免现场混乱。

收尾环节：主持人总结活动亮点，提醒嘉宾领取礼品，安排有序离场，避免拥挤。

突发情况处理

制定应急预案：嘉宾临时缺席（准备备用演讲嘉宾或调整流程）、设备故障（备用音响、技术人员现场待命）、人员过多（增引导人员、分流至备用场地）、天气变化（户外活动准备雨棚、室内场地备选）。

（三）活动收尾阶段（活动后1-7天）

资料整理与数据统计

收集活动资料：签到表、现场照片/视频（精选10-15分钟精华片段）、嘉宾演讲PPT、媒体稿件（含正面报道）。

统计关键数据：实际参与人数、目标受众占比、媒体曝光量、客户线索数量、满意度调查结果（通过问卷星收集，分析改进点）。

复盘与总结

召开复盘会，各负责人汇报工作亮点与不足（如签到效率低、环节衔接卡顿），输出《活动复盘报告》，明确改进措施（如下次增加自助签到设备、彩排增加流程衔接演练）。

向委托方提交《活动总结报告》，包含目标达成情况、数据反馈、费用明细（与预算对比）、后续建议（如客户跟进计划、二次传播方案）。

物料与财务收尾

回收可重复利用物料（如礼品袋、易拉宝），与供应商结算尾款（需确认服务无问题后支付），整理合同与票据（归档保存，备后续查验）。

三、商务活动策划执行检查清单（模板）

阶段

检查项目

负责人

完成时限

状态（□未开始□进行中□已完成）

备注（如需跟进事项）

需求与策划

活动目标与需求确认书签订

策划*

筹备第1天

□□□

需明确KPI（如新增客户50个）

活动方案最终审批

策划*

筹备第5天