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通用行政文件存档归档管理制度范本

一、总则

（一）目的

为规范本单位行政文件的形成、收集、整理、归档与管理工作，保证文件完整、安全、有效利用，提高行政工作效率，维护单位历史真实记录，依据国家及行业档案管理相关规定，结合本单位实际，制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于本单位各部门（含直属机构、分支机构）在行政工作中形成的各类纸质文件、电子文件及声像材料的归档管理。

（三）基本原则

行政文件存档归档遵循“规范整理、及时归档、集中管理、安全保密、便于利用”的原则，保证文件管理的系统性、连续性和有效性。

二、管理机构与职责

（一）档案管理部门

本单位档案管理部门（如综合管理部/办公室）是行政文件存档归档的统筹协调部门，履行以下职责：

制定和完善行政文件存档归档管理制度及操作规范；

指导、各部门开展文件归档工作；

负责接收、整理、保管、鉴定、统计和提供利用各部门移交的行政档案；

组织开展档案管理业务培训，提升相关人员专业能力。

（二）各部门职责

各部门是行政文件归档的责任主体，履行以下职责：

指定专人（兼职档案管理员*）负责本部门文件的形成、收集、初步整理和移交工作；

严格按照归档范围和保管期限要求，保证应归档文件材料齐全、完整、规范；

在规定时间内向档案管理部门移交归档文件，并办理交接手续。

（三）人员要求

兼职档案管理员*应具备基本的档案管理知识，熟悉本部门业务流程，保持岗位相对稳定，确需调整时须提前15个工作日向档案管理部门报备，并做好工作交接。

三、文件分类与编号规则

（一）文件分类

行政文件按其内容、性质和来源分为以下类别（各部门可根据实际业务增设子类）：

综合管理类：包括单位发展规划、年度工作计划与总结、规章制度、请示报告、会议纪要、通知通报等；

人事管理类：包括人员招聘、任免、培训、考核、薪酬、劳动合同、人事档案材料等；

财务管理类：包括预算决算、财务制度、审计报告、资产凭证等（涉密财务文件按保密规定管理）；

后勤保障类：包括固定资产管理、采购合同、基建工程、安全保卫、后勤服务等文件；

业务管理类：包括各部门业务开展的合同、方案、总结、客户资料等（根据业务类型细分）。

（二）编号规则

归档文件采用“部门代码-年度-类别代码-流水号”的编号方法，具体规则

部门代码：用2位大写字母表示（如综合管理部为“ZG”，人力资源部为“RL”），由档案管理部门统一编制；

年度：文件形成年度，用4位阿拉伯数字表示（如2024年）；

类别代码：用2位大写字母表示（如综合管理类为“GL”，人事管理类为“RS”），按本制度“（一）文件分类”执行；

流水号：同一类别文件按形成时间顺序编流水号，用3位阿拉伯数字表示（从“001”起编）。

示例：综合管理部2024年第15份综合管理类文件编号为“ZG-2024-GL-015”。

四、归档范围与保管期限

（一）归档范围

本单位在行政活动中直接形成的、具有查考利用价值的各种形式文件材料均应归档，主要包括：

上级单位来文：与本单位工作相关的政策文件、通知、批复等；

本单位发文：包括正式文件、会议文件、调研报告、工作总结等；

会议材料：各类会议的通知、议程、签到表、发言稿、纪要等；

合同协议：各类业务合同、合作协议、意向书等；

名册报表：员工名册、统计报表、财务报表、资产清单等；

声像材料：反映单位重要活动的照片、录音、录像等（需标注时间、地点、事件、人物）；

电子文件：具有保存价值的电子文档、邮件、数据库等（需符合电子文件归档规范）。

（二）保管期限

根据文件的价值和利用频率，保管期限分为永久、长期（16-50年）、短期（15年以下）三类，具体划分标准

永久：反映单位主要职能活动和历史面貌的文件，如发展规划、年度总结、重要请示批复、人事任免决定、资产权证文件等；

长期：在相当长时期内具有查考利用价值的文件，如规章制度、会议纪要、业务合同、财务报表等；

短期：在短期内具有参考价值的文件，如一般性通知、临时性工作方案、内部通讯等。

五、文件归档操作流程

（一）文件形成与部门整理

文件形成：各部门在处理行政事务时，应使用规范纸张（A4标准）打印或书写，字迹清晰、签署完备（需有负责人签字及部门盖章），电子文件应采用通用格式（如PDF、DOC、XLS等）并存储在指定设备。

部门收集：兼职档案管理员*每月末对本部门形成的文件进行收集，检查文件是否齐全（如正件与附件、印件与定稿是否齐全）、手续是否完备（签字、盖章是否规范），对缺失或不规范的文件及时补充完善。

初步整理：对收集完整的文件，按“件”进行整理（每份文件为1件，重要文件可组合为1件），去除金属夹、订书钉等易锈蚀物品，在文件右上角编写临时流水号，填写《文件归档准备清单》（详见附件1）。

（二）部门移交

移交时间：各部门应于次年1月31日前完成上一年度文件的整理