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事业单位人事合同档案管理指南

人事合同档案是事业单位人事管理工作的重要组成部分，它真实记录了单位与工作人员之间建立、变更、终止人事关系的全过程，是维护双方合法权益、规范人事管理行为、防范人事风险的重要依据。为规范和加强事业单位人事合同档案管理工作，提高管理科学化、制度化、规范化水平，特制定本指南。

一、人事合同档案管理的重要性与基本原则

人事合同档案管理对于事业单位而言，具有不可替代的重要性。它不仅是单位人事决策的重要参考，是处理人事争议、保障员工合法权益的关键凭证，也是单位人力资源规划、队伍建设和历史沿革研究的基础性资料。做好人事合同档案管理，有助于提升单位人事管理的精细化水平，降低管理风险，促进单位健康有序发展。

开展人事合同档案管理工作，应遵循以下基本原则：

*真实准确原则：档案材料必须真实反映人事合同签订、履行、变更、解除或终止的客观情况，确保信息的准确性和可靠性，杜绝虚假材料进入档案。

*完整规范原则：档案材料应齐全完整，手续完备，符合国家及单位相关规定的格式和要求，确保档案的系统性和规范性。

*安全保密原则：严格执行档案保密制度，采取有效措施保障档案实体安全和信息安全，防止档案丢失、损毁或信息泄露。

*依法利用原则：档案的查阅、复制、摘录等利用行为必须符合法律法规和单位内部管理制度，未经授权不得擅自提供或公开档案内容。

二、人事合同档案的构成

人事合同档案应包含与工作人员聘用（劳动）合同管理相关的各类具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。主要包括但不限于以下内容：

1.合同签订相关材料：

*工作人员应聘登记表、录用（聘用）审批表；

*学历学位证书、职业资格证书、身份证明等复印件（核对原件后的复印件）；

*体检合格证明；

*与原单位解除或终止人事（劳动）关系的证明材料（如适用）；

*聘用（劳动）合同书原件及附件。

2.合同履行相关材料：

*合同续订、变更、解除、终止协议书或通知书；

*岗位调整、薪酬变动等与合同内容变更相关的审批材料；

*重要的考核、奖惩、培训记录材料（可根据单位实际情况和管理需要纳入）；

*涉及合同条款解释、履行争议的相关沟通记录或证明材料。

3.其他应归档材料：

*单位认为需要归档的与人事合同管理密切相关的其他材料。

三、人事合同档案的管理流程

（一）材料收集与初步审核

在人事合同签订前，人力资源部门应负责收集拟聘用人员的基本信息材料，并进行初步审核，确保材料的真实性、完整性和规范性。合同签订过程中及履行期间，相关材料应及时收集，特别是合同变更、续订、解除、终止等关键节点的材料，必须齐全有效。

（二）整理与归档

1.分类排序：按照合同签订的先后顺序或材料的性质对收集到的材料进行分类、排序。通常以个人为单位建立档案卷（袋、盒）。

2.编写页码：对每份材料编写页码，确保材料顺序固定。

3.填写卷内目录：制作卷内文件目录，列明材料名称、页号、日期等信息，便于查阅。

4.装订成册：对于纸张类材料，应采用符合档案管理要求的方式进行装订，做到整齐牢固。

5.编制档号：为每个档案卷（袋、盒）编制唯一的档号，便于检索和管理。

（三）保管与存放

1.库房要求：档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件，配备必要的档案装具和防护设备。

2.存放方式：档案应按照档号顺序整齐存放于档案柜中，不同状态（如在职、离职）的档案可分区存放。

3.定期检查：定期对档案进行清点和检查，发现问题及时处理，确保档案完好。

（四）查阅与利用

1.查阅审批：建立严格的档案查阅审批制度。因工作需要查阅档案时，须由相关部门提出申请，经人力资源部门负责人或单位分管领导批准后，方可查阅。查阅本人档案，需本人提出申请并经批准。

2.查阅规范：查阅档案时，一般应在指定地点进行。查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。未经允许，不得复制、拍摄、摘录档案内容。

3.利用登记：对档案的查阅、复制等利用情况进行详细登记，包括利用人、利用目的、利用时间、查阅内容等。

（五）流转与转递

当工作人员因调动、辞职、辞退、解除聘用合同等原因离开单位时，其人事合同档案应按照有关规定及时办理流转或转递手续。转递档案应通过机要交通或派专人送取，严禁个人自带或通过普通邮寄方式转递。接收单位应在回执上签字盖章，确保档案安全送达。

（六）保管期限与销毁

1.保管期限：人事合同档案的保管期限应参照国家有关档案管理规定执行。对于解除或终止聘用关系的人员档案，其保管期限一般自解除或终止聘用关系之日起计算，达到规定年限后，经鉴定无继续保存价值的，方可按规定程序销毁。

2.销毁程序：档案销毁前