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2025年企业档案管理工作自查报告

为全面落实国家档案局《企业档案管理规定》（2024年修订版）及集团公司《档案管理三年提升行动方案（2023-2025）》要求，我司于2025年6月启动档案管理专项自查工作，成立由办公室牵头、各业务部门档案员组成的自查小组，通过现场核查、系统抽检、座谈访谈等方式，对全司档案管理体系运行、基础设施建设、资源归集质量、安全保障能力及开发利用效能等5大板块23项具体指标展开全面检视。现将自查情况汇报如下：

一、工作开展基本情况与成效

我司作为制造业高新技术企业，档案资源覆盖研发、生产、销售、管理四大核心业务领域，包含科技档案（专利、研发实验记录、工艺图纸）、经营管理档案（合同、客户数据、市场分析）、人事档案（员工职业发展全周期材料）、财务档案（凭证、审计报告、税务资料）及声像电子档案（会议录像、产品发布会视频、生产线监控数据）等12个一级类目，截至2025年6月末，全司馆藏档案总量达158.3万卷（件），其中电子档案占比41.2%，较2023年提升18个百分点。

（一）制度体系持续完善，管理责任有效压实

2025年1月，结合新修订的《企业档案管理规定》及集团档案分类方案，我司修订发布《档案管理办法（2025版）》，同步制定《电子档案管理操作细则》《科研项目档案验收标准》《合同档案归档质量评分表》等11项配套制度，将档案管理要求嵌入《研发项目管理流程》《销售合同审批制度》等23项业务制度，明确“项目立项即明确档案责任人、项目结题即完成档案验收”的闭环管理机制。通过OA系统设置归档节点提醒功能，对超期未归档的32个项目发起预警，推动业务部门归档及时率从2024年的89%提升至98.6%。

（二）基础设施提档升级，安全保障全面强化

2025年3月，公司投入280万元完成档案库房改造工程，严格按照《档案馆建设标准》（建标103-2024）配置独立库区，面积由原80㎡扩展至150㎡，划分为纸质档案库、电子档案备份库、声像档案库及查阅利用区。库房配备恒温恒湿系统（温度20±2℃，湿度45±5%）、七氟丙烷自动灭火装置、双回路供电系统及24小时红外监控，经第三方检测，消防、防水、防虫等安全指标均达一级标准。电子档案管理方面，依托公司数据中心搭建“两地三中心”备份架构（本地生产中心、同城灾备中心、异地容灾中心），重要档案每日自动增量备份，非重要档案每周全量备份，2025年上半年开展数据恢复演练3次，平均恢复时间（RTO）控制在2小时以内，符合集团“关键业务档案RTO≤4小时”的要求。

（三）资源归集精准规范，数字化转型成效显著

针对历史档案数字化“存量大、标准不一”的问题，2025年专项列支120万元用于数字化加工，组建由档案部门、信息技术部及外聘专业团队构成的联合工作组，制定《纸质档案数字化技术规范》，明确“扫描分辨率≥300dpi、图像清晰度≥95%、OCR识别准确率≥92%”等技术指标。截至6月末，累计完成存量纸质档案数字化32.6万卷，占应数字化总量的91.7%，其中2018年以前形成的科研档案数字化完成率达100%，解决了“老档案调阅耗时长”的痛点。增量电子档案管理方面，与ERP、PLM、CRM等业务系统完成对接，通过元数据自动抓取技术实现合同、研发记录等15类电子文件“单套制”归档，2025年上半年新增电子档案4.2万件，元数据完整率达100%，无缺失、重复归档现象。

（四）开发利用深度拓展，服务价值逐步显现

建立“日常利用+专题开发”双轨制服务模式，2025年1-6月累计提供档案调阅服务1236次，其中线上调阅占比87%，平均响应时间从2024年的2.5个工作日缩短至0.5个工作日。针对公司“新能源电池研发”“海外市场拓展”等战略项目，档案部门联合技术中心编制《锂电池专利技术发展图谱（2015-2025）》《东南亚市场客户履约案例汇编》等专题资料，其中《专利图谱》被研发团队采纳用于规避技术重复投入，预计年节约研发成本约300万元；《案例汇编》为销售部门提供12个典型纠纷处理方案，助力海外合同履约率提升至95%。此外，通过档案管理系统分析利用数据，发现“近三年设备维修档案调阅量增长210%”的趋势，及时推动设备管理部门完善维修记录标准，为设备全生命周期管理提供数据支撑。

二、存在的主要问题

（一）部分历史档案质量有待提升

抽查2010-2015年形成的生产档案发现，12%的工艺变更单存在“变更原因描述模糊”“会签栏缺失签字”等问题，主要因当时档案管理未与业务流程深度融合，部分老员工对归档要求理解不深。此外，2017年以前的声像档案普遍存在“无拍摄时间、无内容说明”的现象，共计587条记录需补充元数据。

（二）跨部门协同效率仍需优化

尽管已将归档