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2026年工业机器人公司采购退换货（不合格品）管理实施细则

一、总则

第一条制定目的

为规范公司工业机器人全品类采购物资（核心零部件、整机设备、辅助物料等）退换货及不合格品管理流程，明确不合格品判定标准、退换货操作规范、责任界定方式，降低采购质量风险，保障生产研发及办公运营连续性，结合工业机器人行业产品技术精度高、供应链要求严的特点，特制定本细则。

第二条适用范围

本细则适用于公司采购部、质检部、仓储部、研发部、生产部等所有参与采购物资验收、不合格品处置、退换货对接的部门及人员；公司外协供应商、合作服务商的不合格品退换货对接工作可参照本细则核心条款执行；新入职采购、质检岗位人员自入职之日起适用本细则，转正后全面执行。

第三条基本原则

合规判定原则：严格遵循《中华人民共和国产品质量法》《中华人民共和国民法典》（买卖合同编）等法律法规，结合公司采购合同约定、行业技术标准制定不合格品判定规则，判定过程全程留痕、有据可查；

及时处置原则：验收发现不合格品需在24小时内完成初步判定，48小时内通知供应商，普通不合格品退换货需在7个工作日内完成，核心零部件/整机设备类不合格品需在15个工作日内完成处置；

分类处置原则：按不合格品品类（核心零部件、整机设备、辅助物料）、不合格类型（质量缺陷、规格不符、交付超时、包装破损）差异化制定退换货流程，避免“一刀切”处置方式；

责任追溯原则：建立不合格品溯源机制，明确供应商、内部验收、仓储管理等各环节责任，杜绝推诿扯皮，确保责任到人、追责到位；

成本管控原则：退换货过程中优先选择换货、返修等低成本处置方式，确需退货的需同步核算物流、仓储、生产延误等损失，向责任方追偿，降低公司经济损失。

第四条引用依据

本细则制定及执行过程中，需遵循《中华人民共和国产品质量法》《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国标准化法》等国家法律法规，同时符合公司采购管理制度、质量管控管理制度、仓储管理制度、合同管理制度等内部管理要求。

二、不合格品界定与分类

第五条不合格品界定标准

质量缺陷类：采购物资性能参数未达合同约定标准（如核心零部件精度误差超行业标准、整机设备运行故障率超标）、存在外观破损/功能失效、材质与约定不符等影响正常使用的质量问题；

规格不符类：采购物资型号、尺寸、技术参数、数量与采购合同/订单要求不一致，如减速器安装尺寸偏差、伺服电机功率与设计要求不符等；

交付违规类：未按合同约定时间交付、交付批次混装、随附技术文件/检测报告缺失等非质量类交付问题，导致物资无法验收入库；

包装破损类：运输过程中包装破损导致物资受潮、变形、零部件丢失，影响物资质量或正常使用的情况。

第六条不合格品分类管理

核心零部件类：包括减速器、伺服电机、控制器、传感器等工业机器人核心部件，此类不合格品需由质检部联合研发部、生产部共同判定，处置流程需报采购部经理审批；

整机设备类：包括外购工业机器人整机、配套检测设备、生产辅助设备等，此类不合格品需完成整机功能测试后判定，处置流程需报公司分管采购副总审批；

辅助物料类：包括生产用辅料、办公用耗材、包装材料等，此类不合格品由质检部单独判定，处置流程由采购部主管审批即可。

三、不合格品验收与判定

第七条验收流程与要求

到货初验：仓储部在物资到货后2个工作日内完成数量、包装、随附文件的初验，初验不合格的（如包装破损、数量缺失）立即暂停入库，通知采购部及质检部；

专业复验：质检部在初验合格后，核心零部件类需在3个工作日内完成性能参数检测，整机设备类需在5个工作日内完成功能测试，辅助物料类需在1个工作日内完成抽样检测；

验收记录：所有验收过程需填写《采购物资验收记录表》，明确验收项目、检测数据、判定结果、验收人员及时间，核心零部件/整机设备验收需留存检测报告、测试视频等佐证材料。

第八条不合格品判定权限

普通判定：辅助物料类不合格品由质检部专员判定，质检部主管复核；

专业判定：核心零部件类不合格品由质检部、研发部、生产部联合判定，采购部参与复核；

最终判定：整机设备类不合格品或判定存在争议的不合格品，需提交公司质量评审小组最终判定，判定结果需经小组全员签字确认。

第九条判定异议处理

供应商对不合格品判定结果有异议的，需在收到判定通知后3个工作日内提出书面异议申请，并附相关佐证材料；公司质量评审小组需在5个工作日内重新核验，必要时委托第三方权威检测机构检测，检测费用由责任方承担；重新核验后维持原判定的，供应商需按要求完成退换货；核验后撤销原判定的，仓储部需立即办理入库手续，采购部向供应商致歉并说明情况。

四、采购退换货流程管理

第十条退货流程规范

退货申请：质检部出具《不合格品判定报告》后，采购部在2个工作日内填写《采购物资退货申请表》，注明退货原因、数量、预估损失、追偿要求，按权限