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2026年工业机器人公司办公自动化系统使用与管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范本公司办公自动化系统（以下简称“OA系统”）的使用与管理，保障系统稳定运行、数据安全可控，提升办公效率与协同管理水平，明确各部门及员工在系统使用中的权责，结合工业机器人行业办公场景特性与公司实际运营需求，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司全体在职员工（含试用期员工、实习生）、各部门及分支机构，涵盖OA系统账号申请、权限分配、功能使用、数据管理、故障处理等全流程管理。公司外部合作方如需临时使用OA系统相关功能，需按本制度规定办理授权手续。

第三条基本原则

合规使用原则：所有人员使用OA系统需遵守国家网络安全、数据保护等相关法律法规，以及公司保密制度、信息管理规定，严禁利用系统从事违法违规、损害公司利益的行为。

高效协同原则：依托OA系统实现公文流转、审批流程、任务管理、信息共享等办公环节的数字化，提升跨部门、跨层级协作效率，降低沟通成本。

安全可控原则：建立分级分类的账号权限体系，强化数据备份与保密管理，防范数据泄露、丢失、篡改等风险，保障系统及数据安全。

权责对等原则：明确系统使用人、部门管理员、IT运维部门的职责，使用人对账号使用行为负责，管理部门对系统运维及权限管控负责。

全员遵守原则：全体员工均需学习并严格执行本制度，新员工入职需完成OA系统使用及制度培训，确保制度落地执行。

第四条管理职责

行政部为OA系统归口管理部门，负责制度制定、修订与宣贯，统筹系统使用规范的监督执行，协调解决跨部门使用争议，定期收集系统优化建议。

IT运维部负责OA系统的技术运维，包括服务器运行维护、系统升级迭代、故障排查修复、数据备份与恢复、账号技术层面的创建/变更/注销等。

各部门负责人为本部门OA系统使用管理第一责任人，负责督促本部门员工遵守使用规范，审核本部门账号权限申请，及时上报系统使用中的异常情况。

全体员工为OA系统使用主体，需按权限规范使用系统功能，妥善保管账号信息，及时完成系统内待办事项，配合完成系统运维及监督检查工作。

第二章系统使用规范

第五条使用范围

OA系统使用范围覆盖公司日常办公全场景，主要包括但不限于：

公文管理：公司各类通知、公告、规章制度、工作报告等公文的起草、审核、发布、归档；

流程审批：采购申请、费用报销、请假调休、出差申请、合同审批、用章申请等各类审批流程的提报与处理；

任务管理：部门及个人工作任务的下达、认领、进度跟踪、完成验收；

信息共享：公司通讯录、档案资料、行业资讯、培训材料等公共信息的查阅与上传；

资产管理：办公设备、办公用品、固定资产的申领、登记、盘点、报废管理；

其他办公功能：会议预约、考勤打卡、绩效考核辅助管理等。

第六条操作规范

系统登录：员工需通过公司指定的终端设备（办公电脑、授权移动端）登录OA系统，登录时需验证账号密码或人脸识别/短信验证码，严禁使用公共网络、非授权设备登录系统。

功能操作：使用系统各功能模块时，需严格按照操作指引执行，严禁擅自修改系统配置、删除系统内置模板、篡改流程节点；提报审批流程时，需确保附件完整、信息真实准确，不得提交虚假信息。

待办处理：员工需每日登录OA系统查看待办事项，普通审批流程需在1个工作日内处理完毕，紧急事项需在4小时内处理；确因出差、休假等无法及时处理的，需提前设置代办人或委托部门负责人代为处理。

异常操作禁止：严禁利用系统漏洞从事越权操作、数据篡改等行为；严禁在系统内发布无关广告、恶意链接、不实信息；严禁使用OA系统下载、存储、传输与工作无关的文件，尤其是病毒文件、涉密信息等。

第七条日常使用要求

终端要求：使用办公电脑登录OA系统时，需确保电脑安装正版杀毒软件，定期更新系统补丁，禁止关闭系统安全防护功能；移动端登录需设置屏幕锁，丢失设备后需立即通知IT运维部冻结账号。

使用频次：全体员工工作日需至少每2小时登录一次OA系统，及时处理待办事项；部门负责人需每日下班前核查本部门待办流程，确保无积压事项。

文件管理：在OA系统内上传文件时，需按公司文件命名规范命名（如“2026-02-XX部门-费用报销申请-张三”），文件格式优先选择PDF、Word、Excel等通用格式，单个文件大小不超过500MB；上传后的文件需及时归类至对应文件夹，便于查阅与管理。

离职交接：员工离职前，需在OA系统内完成工作交接，包括待办流程转交、已办流程归档、上传文件的移交确认等，经部门负责人及行政部审核确认后，IT运维部方可注销其账号。

第三章账号与权限管理

第八条账号申请

新员工入职后，由所在部门行政专员统一向IT运维部提交《OA系统账号开通申请表》，注明员工姓名、岗位、所属部门、所需权限范围，经部门负责人签字、行政部审核后，IT运维部在1个工作