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2026年工业机器人公司办公用品采购与领用管理制度.docx

2026年工业机器人公司办公用品采购与领用管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范公司办公用品的采购、领用、库存及处置全流程管理，降低办公成本，保障日常办公所需，优化资源配置，结合工业机器人行业办公特性及公司实际运营情况，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司全体在职员工（含试用期员工、实习生）、各部门及分支机构，涵盖办公文具、办公耗材、办公低值易耗品等所有办公用品的采购申请、供应商选定、采购执行、验收入库、领用发放、库存管理、报废处置等环节。

第三条基本原则

按需采购原则：以各部门实际办公需求为依据制定采购计划，杜绝盲目采购、超量采购，优先选择节能环保、性价比高的办公用品，降低资源浪费。

集中采购原则：除紧急需求外，办公用品实行统一集中采购，由指定部门统筹管理，减少采购环节，降低采购成本，便于供应商管理及质量把控。

规范领用原则：建立分级分类的领用标准及流程，明确领用权限、领用频次及领用限额，确保办公用品按需领用、合理使用。

账实相符原则：建立办公用品库存台账，定期进行盘点核对，确保库存数量与台账记录一致，防范丢失、浪费、挪用等问题。

公开透明原则：采购过程中遵循公平、公正、公开的原则，供应商选择、价格核定等环节留存相关记录，接受各部门监督。

第四条管理职责

行政部为办公用品管理归口部门，负责制定并宣贯本制度，统筹办公用品的采购计划审核、供应商筛选与管理、采购实施、库存管理、领用审批及监督检查等工作；建立并维护办公用品采购、领用、库存台账。

各部门负责人为本部门办公用品使用管理第一责任人，负责审核本部门办公用品采购申请及领用申请，督促本部门员工遵守领用规范，杜绝浪费行为，合理管控本部门办公成本。

财务部负责办公用品采购预算审核、采购款项支付审核，配合行政部进行办公成本核算与分析，对超预算采购行为进行管控。

全体员工为办公用品使用主体，需按规定申请领用办公用品，遵循节约使用原则，妥善保管使用，不得随意浪费、挪用或私自带离公司。

第二章采购管理

第五条办公用品分类

常规办公文具：包括笔、本、文件夹、订书机、回形针、便利贴等日常高频使用的基础文具；

办公耗材：包括打印机/复印机墨盒、硒鼓、打印纸、传真纸、碳带等办公设备配套耗材；

办公低值易耗品：包括纸巾、纸杯、垃圾袋、洗手液、鼠标垫、键盘膜等一次性或易损耗的办公辅助用品；

特殊办公用品：包括专业绘图工具、工业机器人办公专用表单、定制化办公物料等针对工业机器人行业特性的专用办公用品。

第六条采购计划制定

常规采购计划：行政部结合历史领用数据、各部门人员配置及办公需求，于每月25日前制定次月常规办公用品采购计划，明确采购品类、数量、预估金额，经行政部负责人审核、财务部复核后执行；

临时采购计划：各部门因临时办公需求（如项目推进、人员新增等）需采购办公用品的，需在每月10日前提交《办公用品临时采购申请表》，注明采购品类、数量、使用场景、预估金额，经部门负责人签字、行政部审核后，纳入当月补充采购计划；

特殊采购计划：涉及工业机器人专用办公用品的采购，需由使用部门提交详细采购申请，注明规格、技术要求、使用用途，经部门负责人审核、技术部门复核、行政部及财务部审核后，单独制定采购计划。

第七条供应商管理

供应商筛选：行政部建立办公用品供应商备选库，筛选具备合法经营资质、供货能力稳定、产品质量可靠、价格合理、售后服务完善的供应商；优先选择可提供节能环保产品的供应商，且供应商数量不少于3家，形成竞争机制；

供应商评估：行政部每季度对合作供应商进行评估，评估维度包括产品质量、供货时效、价格优势、售后服务等，评估结果作为后续合作及供应商调整的依据；对评估不合格的供应商，暂停合作并从备选库中剔除；

合作管理：与选定的供应商签订正式采购合作协议，明确产品质量标准、供货周期、价格条款、退换货政策、售后服务等内容；严禁采购人员与供应商私下达成不正当利益约定，所有采购合作需留存书面记录。

第八条采购实施

常规采购：行政部根据审核通过的月度采购计划，向选定的供应商下达采购订单，明确交货时间、地点、验收标准等；采购金额达到公司规定限额的，需通过比价或招标方式确定供应商，确保价格合理；

临时采购：行政部收到审核通过的临时采购申请后，在2个工作日内完成供应商对接及采购下单，紧急需求（如办公耗材短缺影响正常办公）需在1个工作日内响应处理；

特殊采购：工业机器人专用办公用品采购前，行政部需组织使用部门、技术部门与供应商进行技术对接，确认产品符合使用要求后，签订采购合同并执行采购，采购过程需留存技术确认记录；

采购付款：供应商按订单完成供货并验收合格后，行政部核对采购订单、验收单、发票等资料，提交财务部审核，财务部按合同约定及公司付款流程完成款项支付，所有付款记录需留存备查。